Het innovatieve Noordtec heeft gekozen voor Cleverdesk om projecten en onderhoud te organiseren. Medewerkers en klanten zijn zonder uitzondering enthousiast over de softwareoplossing van Idee101. Hun drukke werkzaamheden worden er een stuk overzichtelijker van. Zelfs de auditor die controles uitvoert voor de ISO-certificering, wordt er helemaal stil van.
In dit artikel:
- Wie en wat is Noordtec?
- Werk plannen, registreren en toewijzen met Cleverdesk
- Maatwerk voor specifieke opties
- Cleverdesk wensen voor de toekomst
- Samenwerking met Idee101
- Met Cleverdesk zijn we goed georganiseerd
Wie en wat is Noordtec?
Noordtec verzorgt het onderhoud van tankstations met duurzame brandstoffen, zoals CNG stations. Het bedrijf zorgt voor ca. 200 CNG stations in Nederland, België, Duitsland, Tsjechië en Oostenrijk. Het jonge, innovatieve Noordtec heeft ongeveer 30 medewerkers en werkt vanuit Westerstede, vlakbij Oldenburg.
Afgezien van het werk aan de duurzame tankstations heeft Noordtec een afdeling ‘Marktomschakeling’. Het gas komt nu nog uit Nederland, Nedersaksen en Nordrheinwestfalen, maar in de toekomst wil Nederland het gas voor zichzelf houden. Dus zijn er andere opties onderzocht, zoals gas uit Noorwegen en Rusland. Aangezien dat gas een hogere energetische waarde heeft, moeten alle installaties en materialen worden omgebouwd. Bovendien moeten er bij de mensen thuis aanpassingen worden gedaan. De afdeling ‘Marktomschakeling’ bereidt de eigen organisatie en de markt voor op de overschakeling – een klus die tot 2025 doorloopt.
Wat is CNG?
CNG staat voor Compressed Natural Gas stations. Die werken volledig automatisch. Ze zijn aangesloten op het gewone gasnetwerk dat een druk heeft van ongeveer 3 bar. De compressor van het CNG station slaat het gas op en zorgt voor compressie tot 300 bar. Verder is op de gasopslag een dispenser aangesloten, waarmee klanten hun auto tot 200 bar kunnen vullen. Het CNG station zorgt dus ook voor een drukverschil van 100 bar zodat je gas kunt tanken. CNG stations hebben om de 6 maanden of na 2000 uur onderhoud nodig.
Werk plannen, registreren en toewijzen met Cleverdesk
Noordtec gebruikt daarbij nu Cleverdesk. “We zagen het bij een van onze klanten en waren meteen enthousiast,” aldus projectmanager Thomas Wright. “Ons doel is om alle werkzaamheden met Cleverdesk te organiseren. We willen een onderhoudshistorie van elk tankstation opbouwen: wat er is gedaan, wie dat heeft gedaan, hoe veel tijd eraan is besteed… We willen projecten plannen en alles vastleggen wat we doen.” De afdeling HRM gebruikt Cleverdesk om weekrapporten te maken en gewerkte uren te registreren. Ook kunnen de technici de overzichten van uitgevoerd werk en reparaties uploaden.
“Heel handig in Cleverdesk is dat je waarschuwingen kunt instellen. In onze branche gelden bijvoorbeeld certificaten die elk jaar moeten worden getoetst. We uploaden ze in Cleverdesk en leggen een einddatum vast. Dan krijgen we een signaal als we actie moeten ondernemen,” vertelt Wright.
Maatwerk voor specifieke opties
Tijdens de implementatie bleek dat er wat maatwerk nodig was. Het uiterst flexibele Cleverdesk is natuurlijk een standaardsysteem en de business van Noordtec vraagt om specifieke opties. Cleverdesk is nu bijna volledig afgestemd op hun bedrijfsproces. “Alles is precies zoals we het wilden hebben. Dat duurde een paar maanden. We zijn begonnen met tijdregistratie voor alle medewerkers en gebruiken het nu ook voor storingen, werkorders en projecten. We gebruiken inmiddels ca. 80% van de opties en functionaliteiten die wij willen gebruiken. Cleverdesk kan veel meer dan wij nodig hebben!”
Cleverdesk-wensen voor de toekomst
“We gebruiken de werkorders nog niet zoals we zouden willen. Als je een werkorder aanmaakt, kun je die in Cleverdesk maar aan één medewerker toewijzen. In verband met veiligheid moeten we bij sommige klanten met twee medewerkers aan elke opdracht werken. Dat heeft met veiligheid te maken. De mogelijkheid om twee medewerkers per werkorder te kunnen aanwijzen, wordt nu uitgewerkt.
Een andere wens heeft te maken met de rapportage. We stellen van elke klus een rapport op. Voor een grote opdrachtgever moeten we daarvoor een bepaald formulier gebruiken. Dat betekent nu dubbel werk: we maken een rapport in Cleverdesk en een in het format van de klant. Dat kan natuurlijk eenvoudiger, en ook daar wordt aan gewerkt.”
S
amenwerking met Idee101
Wright: “De samenwerking verliep en verloopt nog steeds uitstekend. Jeroen is bij Idee101 ons aanspreekpunten wij waarderen zijn inzet enorm. Hij reageert snel en onderneemt meteen actie. Software engineering vraagt tijd, maar hij stelt zich altijd flexibel op en gaat voortvarend aan de slag met onze vragen en wensen.”
Met Cleverdesk zijn we goed georganiseerd
“Cleverdesk maakt ons het leven veel eenvoudiger. Alles is goed georganiseerd,” besluit Thomas Wright. “Wij zijn ISO 9001-gecertificeerd, en ook in dat opzicht was Cleverdesk een thema voor ons. Wij wilden voor elk CNG station inzichtelijk maken hoe veel onderhoud we plegen, wie dat doet en wanneer dat weer nodig is. De auditors vragen daarnaar bij de controle. Toen we konden zeggen: ‘Kijk maar in Cleverdesk, daar ligt het allemaal vast,’ vielen ze helemaal stil. Dat heeft ons dus enorm geholpen.”
Rapportcijfer: 9
Noordtec GmbH & Co. KG is gevestigd in Westerstede, vlakbij Oldenburg.
Bekijk hun website hier: www.noordtec.de