In Cleverdesk 4.6 Oak Tree veranderd het scherm om uren te boeken voor een machinist of chauffeur. Ook ander personeel zal een iets andere indeling van dit scherm krijgen. Wij adviseren daarom om voordat je overgaat naar deze versie om deze overgang goed voor te bereiden en bijvoorbeeld te testen in een testomgeving. Let aan je medewerkers uit dat het scherm veranderd, maar dat hun urenverantwoording van eigen uren, bedrijfsmiddelen en hulpstukken sterk vereenvoudigd.
De highlights van deze nieuwe versie!
Machinisten en chauffeurs boeken hun uren makkelijker!
Meer instellingen op de productgroep zoals manier van uren boeken.
Projectsoorttariefkaarten met begin- en einddatum
Koppel machinisten en chauffeurs aan hun middelen op de planning
Verbeterd hulpstukken beheer
Planning vrijgeven op alle planningen beschikbaar
Minimale afname op inzet van bedrijfsmiddelen
En vanaf 4.6.1
Verbeterde en vernieuwde vormgeving en terminologie.
Toeslagen aan/uit zetten tijdens het boeken van je uren.
Releasenotes Cleverdesk versie 4.6 Oak Tree
Nieuw: Machinisten en chauffeurs boeken hun uren makkelijker!
Vanaf nu boeken machinisten en chauffeurs met één handeling zowel de personeelsuren als de bedrijfsmiddeluren.
Om dit mogelijk te maken dien je eerst de functies Machinist en Chauffeur aan te passen. Zet bij deze functies de optie ‘Bedieningsfunctie’ aan. Doe dit ook voor overige functies waarin materieel bediend wordt, denk bijvoorbeeld aan Leerling machinist of Heftruckchauffeur.
Pas vervolgens de productgroep om aan te geven welke productgroepen hulpstukken bevatten. Tijdens de installatie van versie 4.6 zullen deze automatisch gevuld worden als een bedrijfsmiddel als een hulpstuk is gekoppeld aan een ander bedrijfsmiddel. Is je inrichting niet compleet tijdens de installatie dan zul je deze productgroepen handmatig als hulpstuk moeten markeren.
Nieuw: Meer instellingen op de productgroep zoals manier van uren boeken.
Op een productgroep kan nu ingesteld worden hoe de uren op de bedrijfsmiddelen in die productgroep geboekt moeten worden. Hierdoor kun je bijvoorbeeld hulpstukken meeplannen maar hier geen uren op verantwoorden. Of het hoofdbedrijfsmiddel (de kraan) boeken met begin- en eindtijden en de hulpstukken op aantallen uren. Deze instelling heeft invloed op hoe de urenverantwoording van chauffeur of machinist er uit ziet.
Nieuw: Projectsoorttariefkaarten met begin- en einddatum
Op projectsoort is het nu mogelijk om tariefkaarten met begin- en einddatum aan te maken. Dit is nu het hoogste niveau in Cleverdesk waar tarieven met geldigheidsperiode ingesteld kunnen worden. Maak je nu gebruik van de tariefhiërarchie (instelling) dan zal Cleverdesk volgens de hierarchie de actuele tarieven ophalen. Hierbij kun je dus nu op projectsoort niveau alvast nieuwe tariefafspraken klaarzetten als er tariefverhogingen zijn.
Het allerhoogste niveau, de standaardtarieven blijven de fallback. Indien er geen geldige tariefkaart wordt gevonden dan zal altijd minimaal het standaard systeemtarief berekend worden.
Nieuw: Minimale afname op inzet van bedrijfsmiddelen
Op een productgroeptarief is een extra optie ‘Minimale afname’ toegevoegd. Deze is beschikbaar op alle tariefkaarten zodat je er per tariefkaart van kan afwijken. Deze minimale afname zorgt ervoor dat er altijd een minimum aantal uren in rekening wordt gebracht. Staat de minimale afname op 4 uren en boekt de machinist nu 2 uren op het bedrijfsmiddel dan zal er qua kosten 2 uren geboekt worden en qua opbrengsten 4 uur.
LET OP! deze berekening van minimale afname is per boeking en niet per dag. Maakt een machinist op hetzelfde project twee keer een boeking dan zal er ook tweemaal het minimale afname tarief in rekening gebracht worden op dat project.
Nieuw: Kopppel machinisten en chauffeurs aan hun middelen op de planning
Vanaf nu heeft de planner meer invloed op het koppelen van machinisten en chauffeurs aan hun vaste materieel en vrachtwagens. Hiervoor is op de planning een nieuw menu-item Samenstellingen. Koppel hier een personeelslid aan een bedrijfsmiddel en ze worden meegepland. Het is dus niet meer nodig om via de personeelskaart een bedrijfsmiddel uit te checken naar een personeelslid. Deze functionaliteit blijft bestaan, maar heeft geen invloed meer op de planning.
Bestaande koppelingen zullen blijven bestaan en overgezet worden naar deze nieuwe samenstelling.
Nieuw: Verbeterde en vernieuwde vormgeving en terminologie.
We hebben de vormgeving van de schermen verbeterd om meer ruimte te creëren. De volgende zaken zijn verbeterd:
Terminologie: De teamleider heet nu uitvoerder. Fixed price is Aangenomen en de prijs is de Aanneemsom.
De breadcrumb boven aan de pagina is verdwenen in de hoofdmenu’s en meeste detailpagina’s. Hier had deze geen toegevoegde waarde
De knoppen onder de titelbalk zijn verplaatst naar de ‘drie puntjes’ hierdoor ontstaat meer ruimte in het scherm.
Lettertype en regelafstanden zijn wat kleiner gemaakt om meer informatie in het scherm te tonen.
Een nieuw hoofdmenu om te zorgen dat alle menu-items in beeld staan bij gebruikers die alle modules aan hebben staan.
Rechthoekige knoppen ipv afgeronde knoppen. Ook zijn de labels op de knoppen korter geworden.
Links (klikbare tekstlabels) zijn nu altijd blauw ipv systeemkleur, zodat de leesbaarheid beter is bij zeer lichte of donkere systeemkleuren.
Hoofddashboard zit nu onder het Cleverdesk logo.
Nieuwe vormgeving van de rapportage menu’s.
De standaard Excel export functioneert in alle schermen nu beter. In de meeste gevallen wordt het type variabele herkend zodat hierna de excel te gebruiken is met bijvoorbeeld datums, valuta en bedragen.
Betere indeling van het stamgegeven menu inclusief zoekfunctie.
Nieuw: Toeslagen aan/uit zetten tijdens het boeken van je uren.
In het scherm Stamgegevens/Standaardtarieven is een toeslag nu in te stellen als ‘Optioneel’. Deze instelling zorgt er voor dat deze optionele toeslagen te selecteren zijn tijdens het plannen en boeken van de uren op een bedrijfsmiddel met het tarief waar de toeslag aan gekoppeld is.
Nieuwe vormgeving en logische indeling van het stamgegevens menu, inclusief snelzoeken van de stamgegevens.
Stamgegevens/PDF-templates: Nieuwe en ontbrekende PDF variabelen toevoegen: PDF template Verkoopfactuur: Lijst Factuur.BTWTariefTotalen de variabelen Factuur.BTWTariefTotalen-Grondslag en Factuur.BTWTariefTotalen-GrondslagMetValuta toevoegen. De Grondslag is het totaal waar dit BTW tarief over berekend is. Totaal van alle factuurregels Ex BTW met deze BTW code. PDF-template Werkbon: Werkbon.LaadComplex Werkbon.LosComplex Handtekening medewerker (personeelsliddetailkaart) PDF-template CMR: ContactpersoonOpLocatie PDF-template Mandagenregister De lijst Urendeclaraties uitbreiden met de variabele Urendeclaraties.Functie PDF-template Productie: In alle lijsten met Productieeenheden een variabele AfwijkingTovBegroot. Dit is een berekende waarde. Totaat geboekt – Begroot. (hier mag een positief of negatief getal uitkomen.
Stamgegevens/PDF-templates: PDF template van mandagen uitbreiden met de volgende variabelen/lijsten: o Datum mandagen register uitdraai.- Actuele datum en tijd. Aanmaakdatum/AanmaakDatumEnTijd o Mandagen per activiteit kunnen sorteren en tonen. – Lijst toevoegen mandagen per activiteit gesorteerd op activiteitnummer. o Vrije velden van personeelslid op mandagenregister toevoegen. o Voorletters veld toevoegen aan Personeelslid (ook in formulier, detailkaart en overzicht toevoegen) en deze beschikbaar maken in PDF-template mandagenregister.
PDF-template verkoopfactuur: -Vrije velden van Relatie op factuurtemplate. -Een nieuw veld ‘T.a.v.’ toevoegen aan Relatie/Debiteurblok (inclusief detailkaart, formulier) -T.a.v. beschikbaar maken in pdf-template van concept en verkoopfactuur. -Factuurlayout voor werkbonnen met tussenkoppen waarbij de factuurregels in bepaalde volgorde staan onder deze tussenkop. Extra lijst toevoegen waarbij er gesorteerd is op de volgorde in het factuurscherm. Per activiteit de volgorde op basis van de volgorde van een factuurregel.
Tarieven: Alle tariefkaarten hebben een export en importfunctie gekregen om makkelijk een inflatiecorrectie toe te voegen.
Instellingen/Administratie: Er is een nieuwe instelling voor het accorderen van inkoop. Als deze optie is ingeschakeld kan er nu ingesteld worden wie de factuur moet accorderen. De projectleider of de accordeerder van de inkooporder.
HRM
HRM/Uren en HRM/Uren derden: In de HRM schermen voor de uren is de tariefomschrijving van de uurboeking nu zichtbaar en wijzigbaar. Voor personeelsliduren is de functie zichtbaar en bij bedrijfsmiddeluren het productgroeptarief.
HRM/Weken: Dit scherm toont nu kengetallen van de weekstaten. Er zijn kolommen toegevoegd voor: Aantal personeelsleden, Aantal ingediend (afhankelijk van instelling ‘week indienen’), Aantal gesloten, Aantal te accorderen uren (totaal aantal uren die nog niet geaccordeerd zijn). Doorklikken naar rapport onvolledige week.
Accorderen
Accorderen/Werkbonnen: In de popup van boekingen van een week van één werkbon zijn nu ook de conceptfacturen zichtbaar van de boekingen die in die week gemaakt zijn.
Accorderen/ProjectUren/Weekrapport: In dit overzicht zijn de getoonde artikelboekingen nu beperkt tot de artikelboekingen in de geselecteerde week.
Accorderen/Werkbonnen: Contactpersoon op locatie is toegevoegd als verborgen kolom.
Accorderen/Personeelsliduren: een verwijder knopje is toegevoegd op een geplande uurregel. De planitems wordt dan gemarkeerd als verantwoord. Het planitem wordt dan uit urenscherm verwijderd maar niet uit planning. Dit knopje is ook toegevoegd aan de bedrijfsmiddelplanitems en in het scherm Accorderen/Bedrijfsmiddeluren.
Accorderen/Projecturen. Er is een visuele indicatie (Icoontje tonen) als er nog iets te accorderen is op het project.
Magazijn
Een bedrijfsmiddel hoeft niet meer uitgecheckt te worden uit het magazijn naar een personeelslid om deze te koppelen voor de planning, gebruik hiervoor vanaf nu de Planning/Samenstelling. Het blijft nog wel mogelijk om bedrijfsmiddelen uit te checken naar personeelsleden voor de materieeluitgifte.
Projecten/Werkbonnen
In alle schermen waar begrotingen getoond en gewijzigd worden is de optie weekendinzet beschikbaar gemaakt.
Op de projectactiviteitdetailkaart is de standaard takenpopup toegevoegd.
Projecten sluiten en heropenen: Het is niet mogelijk een project te sluiten waar nog zaken op openstaan. Als er o.a. nog openstaande uren zijn, taken nog niet afgesloten zijn, nog inkooporders openstaan kan het project niet gesloten worden. Daarnaast is het nu mogelijk om reeds gesloten projecten te heropenen.
Project/Werkbon/Activiteitstatus: Projecten, activiteiten en werkbonnen hebben een extra status voor ‘Opgeleverd’. In dropdown is deze zichtbaar tussen Technisch gereed en Financieel gereed. Er mogen geen uren geboekt worden bij deze status. Als op een Werkbon het opleverrapport wordt gemaild en de status is ‘Technisch Gereed’ dan wordt de status van de werkbon automatisch naar ‘Opgeleverd’ gezet.
De factuurreferentie is nu zichtbaar bij de facturen op de projectdetailkaart, werkbondetailkaart en activiteitdetailkaart. In het blok financieel, tabblad verkoopfacturen.
Projecten/Rapportage/BedrijfsmiddelInzet: Dit rapport was gebaseerd op uurboekingen. Dit is uitgebreid met verhuurboekingen (dag/week) op het moment dat een middel is uitgecheckt naar project of verhuurcontract. Het rapport werkt nu op basis van de kostenregels.
Bij artikelboekingen tonen door wie deze boeking gemaakt is. In de volgende schermen is een kolom Geboekt door toegevoegd. Werkbon popup op planning/Tabblad artikelen -Werkbondetailkaart Blok financieel/tabblad artikelen. Projectdetailkaart Blok financieel/tabblad artikelen. Projectactiviteitdetailkaart Blok financieel/tabblad artikelen.
Werkbonnen: Datums opslaan en tonen. Bij een werkbon wordt nu opgeslagen wanneer de werkbon is Afgerond (afgetekend en status Technisch gereed gekregen). Bij een werkbon wordt opgeslagen wanneer de werkbon is Gesloten. In werkbonnen overzicht zijn twee verborgen kolommen toegevoegd voor afgerond en gesloten en hier datum tonen. In werkbondetailkaart in het blok Opleverrapport deze twee data ook getoond. Deze twee datums zijn tenslotte toegevoegd aan het PDF-template Werkbonrapport zodat ze ook afgedrukt kunnen worden op de PDF.
Begroten op dagen/tijden is minder star (alleen bij de instelling ‘Planning baseren op periode en tijden’. Dit werkt door op functie en productgroep begrotingen op personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning. De begrotingen op periode en tijden worden los van elkaar getoond in de onderste bak op de planning, begrotingen beheren en onder begrotingen op de projectactiviteit en werkbon. Nadat een begroting naar de planning is gesleept is deze ‘volgepland’. Andersom werkt het dan als volgt: Een begroting wordt bij het plannen erbij gezocht en indien er een identieke begroting wordt gevonden wordt deze aan het agenda item gekoppeld. Slepen, wijzigen van tijden zorgt ervoor dat de begroting gekoppeld (ingevuld) blijft. Verwijderen zorgt voor het ontkoppelen van de begroting en weer vrijgeven.
Bij het gereedmelden van een werkbon is de weergave van de uren tijdens aftekenen van de werkbon gekoppeld aan de instelling van uren boeken, boeken medewerkers begin-en eindtijden, wordt dat ook getoond bij het gereed melden van de werkbon, inclusief de pauze tijd. Dit is aangepast op desktop en CleverApp.
Werkbondetailkaart: het blok Inzet/Planning toont nu voor welk tarief een middel of personeelslid is ingezet. Bij personeelslid de functie, bij bedrijfsmiddel productgroep en productgroeptarief.
CRM
Notities: Bij het aanmaken van notitie is het type nu standaard E-mail i.p.v. intern. (e-mail komt het meest voor).
De dashboardcomponenten ‘Aflopende Leveringscondities’ en ‘Aflopende verkooptariefbladen’ zijn aangepast zodat aflopende leveringscondities van een relatie die al een nieuwere leveringsconditie heeft niet meer getoond worden. Zelfde geldt voor tariefbladen.
Nieuw scherm CRM/Taken: Dit scherm bevat alle taken over alle verkoopkansen en is een overzicht voor je verkoopafdeling.
Offertes zijn nu ook goed te keuren of af te keuren op de offertedetailkaart en in het contextmenu in de verkoopkans.
Een verkoopkans kan nu gekoppeld worden aan een contactpersoon als er geen relatie gekoppeld is.
De getoonde informatie in de verkoopkans is verbeterd.
Inkoop
Inkoop accorderen is verbeterd: De dropdown accordeerder wordt standaard gevuld met de projectleider van het project waar de inkooporder op gedaan wordt.
Bij het opslaan van de inkooporder wordt gecontroleerd of de persoon voldoende budget heeft om de inkooporder goed te keuren. Is dit niet het geval dan kan er een ander persoon met voldoende budget gekozen worden.
Als de instelling Inkoop accorderen is ingeschakeld dan zijn in de inkooporders alleen nog personeelsleden te selecteren die een budget op hun naam hebben staan. Dit budget is in te stellen op de personeelsdetailkaart. Het inkoopbudget is nu zichtbaar in de dropdown.
Er is nu in te stellen wie de inkoopfactuur moet goedkeuren. De projectleider of de accordeerder van de inkooporder. Als je de projectleider kiest en de projectleider heeft onvoldoende budget om de inkooporder goed te keuren dan dient een persoon met voldoende budget eerst de inkooporder goed te keuren. De facturen zullen in dat geval bij de projectleider terechtkomen in het accordeermenu onder inkoopfacturen.
Inkoop/Leveringen: Er is vanaf nu op iedere leverregel in een leverbon een datum te zetten. Zo kun je nu bij het inhuren van een inhuurmedewerker handmatig de leveringen invullen.
Planning
Planning/Bedrijfsmiddel: Contextmenu item Inhuurvoorwaarden. In de popup van inhuurvoorwaarden wordt in een dropdown alle inhuurvoorwaarden van de productgroep getoond inclusief de mogelijkheid tot wijzigen van het inhuurtarief en de optie om weekendinzet aan/uit te zetten tonen bij het wijzigen van het tarief.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: De planning vrijgeven functionaliteit is overgenomen van de Planning/Werkbonnen. Een druk op de knop vrijgeven zorgt ervoor dat de scope van de planning vrijgegeven wordt. Dus een weekweergave geeft alle items in die week vrij, dagweergave geeft dag vrij. Indien er naderhand nieuwe planitems worden toegevoegd moeten deze opnieuw vrij gegeven worden. Om deze functionaliteit te gebruiken moet de instelling aangezet worden: Navigeer dan eerst naar de Instellingen/Planning en vink de optie aan voor ‘Planning pas zichtbaar na vrijgeven’.
Planitem opslaan of slepen op planning. Als gepland wordt op een activiteit of werkbon met status technisch gereed, financieel gereed, geannuleerd of gesloten is dan geeft Cleverdesk een melding dat de activiteit of werkbon deze status heeft. De gebruiker kan deze stoppen of doordrukken. Melding: <Actuele status>: De projectactiviteit of werkbon waarop je wilt plannen heeft geen actieve status. Weet je zeker dat je deze actie wilt voortzetten? Ja / Nee.
Inhuurorder sturen vanaf de planning: In de mailpopup is het document ‘inhuurvoorwaarden’ die op de vestiging staan waar de inhuurorder onder hangt aan te vinken. Standaard staat deze aan.
Planning/Planborden en Planning/Samenstellingen: De oude samenstelling is hernoemd naar planborden. De nieuwe samenstelling wordt gebruikt om personeel en bedrijfsmiddelen te koppelen.
Planning/Bedrijfsmiddel: Bij het verslepen van een planitem naar een ander bedrijfsmiddel krijgt de planner nu een melding als er een andere vaste machinist/chauffeur gekoppeld is aan dit bedrijfsmiddel. De planner krijgt de optie geven om personeelslid te wijzigen of de reeds geplande te behouden.
Planning/Personeel Bij verslepen van een planitem naar een ander personeelslid krijgt de planner nu een melding als dit nieuwe personeelslid een vaste bestuurder is van een ander bedrijfsmiddel. De planner krijgt de optie om het bedrijfsmiddel te behouden, te wijzigen of beide bedrijfsmiddelen te koppelen.
Administratie
Administratie/Te Factureren: Het scherm Te Factureren toont nu standaard alleen boekingen tonen met aantal te factureren > 0 Na drukken op filter ‘Toon alle boekingen’ worden alle boekingen dus ook met aantal te factureren = 0 getoond.
Administratie/Facturen en Administratie/Conceptfacturen: Het overzicht van facturen toont nu ook het veld ‘Referentie’ als verborgen kolom na factuurdatum.
CleverApp
LET OP! de schermen waarin je medewerkers hun uren verantwoorden wijzigen. Dit houdt in dat de implementatie van deze nieuwe versie binnen je bedrijf getest en aangekondigd moet worden om een soepele overgang te verzekeren. Neem contact op met ons Customer Succes team om de juiste inrichting neer te zetten zodat je machinisten en chauffeurs ook daadwerkelijk van deze nieuwe schermen gaan profiteren.
Compleet nieuw scherm voor het verantwoorden van uren voor bedieningsfuncties (machinisten en chauffeurs). Dit werkt hetzelfde als het scherm persoonlijk/uren. Zie voor meer informatie de uitleg hierboven.
De manier van zoeken naar bedrijfsmiddelen in de app is verbeterd. Er kan nu gezocht worden op meerdere zoektermen zoals een deel van de naam van het middel en een deel van het nummer. (zie activiteiten zoeken in het uren formulier, hier is dit al eerder toegepast.
App/Agenda: Bij een bedrijfsmiddelplanitem is nu ook de tariefomschrijving zichtbaar waar het bedrijfsmiddel voor is ingezet.
Werkplaats
Het is nu mogelijk bedrijfsmiddel uren te schrijven op een werkorder. Dit betekent dat bijvoorbeeld de uren van de servicebus van de monteur ook als kosten op de werkorder geschreven kunnen worden.
Bedrijfsmiddeldetailkaart: Tankbeurten verwijderen rol bestaat maar knopje in systeem ontbrak. De knop tankbeurt verwijderen is toegevoegd aan de bedrijfsmiddeldetailkaart aan het blok tankbeurten.
Werkplaats/Rapportage/Bezettingsgraad Bedrijfsmiddelen: Dit rapport gaat niet goed om met uitgecheckte bedrijfsmiddelen via een verhuurcontract. Een uitcheckactie via een verhuurcontract is nu ook zichtbaar als een projectboeking in dit rapport.
Hulpstukken beheer is verbeterd: Een productgroep is uitgebreid met extra instellingen. Eén daarvan is of de bedrijfsmiddelen in die productgroep hulpstukken zijn. Indien deze instelling op de productgroep staat dan is het tabblad ‘Hulpstuk van’ altijd zichtbaar op de bedrijfsmiddeldetailkaart van een bedrijfsmiddel in die productgroep.
QHSE
QHSE/Taken: Het takenscherm onder QHSE werkt nu ook met de standaard takenpopup.
QHSE/Afwijkingen: Het afwijkingen overzicht is uitgebreid met een omschrijving. (Na nummer). Daarnaast is op de afwijkingen detailpagina de taak klikbaar gemaakt naar de standaard takenpopup.
Persoonlijk
Persoonlijk/Uren: De gebruiker die een bedieningsfunctie heeft en zijn uren verantwoord kan in één keer zijn geplande bedrijfsmiddelen mee verantwoorden. Hiervoor is een compleet nieuw urenverantwoording scherm gemaakt. Ook voor gebruikers die geen bedieningsfunctie hebben is dit scherm verbeterd en overzichtelijker gemaakt.
Zichtbaarheid van artikeldeclaraties voor medewerkers: Persoonlijk/Artikel declaraties en /App/Agenda Artikeldeclaraties zijn nu gekoppeld aan dezelfde rol. Ook zijn er rollen toegevoegd voor artikeldeclaraties inzien onder werkbon en projectactiviteit.
Cleverdesk API Service
De Cleverdesk API service is uitgebreid met API’s om factuurgegevens en factuurregels op te halen voor zowel inkoop als verkoopfacturen.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan:
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
