3.7: Cypress

QHSE Module: Werkplekinspecties, Meldingen en Toolboxen

Verlofaanvragen

 Registratie van productie d.m.v. productie-eenheden

 Takenplanning

LET OP! Als er nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd dan zal hiervoor de rol in gebruikersbeheer standaard uitgeschakeld zijn. Wil je als gebruiker toegang tot de nieuwe functionaliteit dan zullen deze nieuwe rollen bij de gebruiker aangezet moeten worden.

Releasenotes Cleverdesk versie 3.7 Cypress

NIEUW: QHSE Module

Werkplekinspecties, Meldingen en Toolboxen kunnen vanaf nu geregistreerd worden via de compleet nieuwe QHSE (Quality, Health, Safety and Environment) module. Cleverdesk wordt steeds meer een tool om je complete operationele proces aan te sturen. Deze nieuwe module is volledig geïntegreerd met de mobiele weergave van Cleverdesk. 

Werkplekinspecties

De afdeling QHSE richt eenmalig de verschillende checklists in, vervolgens kunnen de medewerkers via hun tablet een werkplekinspectie uitvoeren. Zij kunnen daarbij meteen de verbeterpunten invullen als taken, deze kunnen meteen toegewezen worden aan een verantwoordelijke. Degene die het verbeterpunt moet oppakken ziet deze taken op zijn dashboard.

Meldingen

Uitvoerende medewerkers kunnen meldingen doen van onveilige situaties, milieu incidenten, verbeteringen of ongelukken. Ook hiervoor zijn door de QHSE-afdeling de vragenlijsten volledig zelf te configureren. Voor de QHSE-afdeling is er een dashboard om de meldingen te beheren.

Toolboxen

De QHSE-afdeling ontwikkeld de inhoud van de verschillende toolboxen die vervolgens op de werklocatie door de projectleider of uitvoerder gegevens kunnen worden. Registreer deelnemerslijsten van eigen personeel, inhuur medewerkers en iedereen die aanwezig bij de meeting. Op de detailkaart van het personeelslid staan alle toolbox meetings waar deze medewerker aan heeft deelgenomen.

NIEUW: Verlofaanvragen

Personeel kan nu via het menu persoonlijk of de mobiele weergave verlof gaan aanvragen Hij of zij selecteert een periode met start datum en einddatum een type verlof. De verlofaanvraag zal goedgekeurd moeten worden door degene die hiervoor verantwoordelijk is gemaakt. De aanvragen komen binnen op het dashboard van deze persoon.

Daarnaast is er in HRM een nieuw menu-item genaamd Verlofaanvragen. Hier staan alle verlofaanvragen van alle vestigingen. De HRM-afdeling kan alle aanvragen hier ook goedkeuren.

Voor de inrichting van verlof:

Geef per uursoort aan of dit een uursoort is van het type verlof. Als dit is aangevinkt zal deze uursoort beschikbaar zijn in de verlofaanvragen. Ga naar Stamgegevens/Uursoorten en wijzig de uursoorten die beschikbaar moeten zijn voor verlofaanvragen. 

Per medewerker moet een persoon gekoppeld worden die verantwoordelijk is voor het accorderen van de verlofaanvraag. Meestal zal dit de direct leidinggevende zijn, maar in veel organisaties is zal dit door een planner gebeuren. Ga naar HRM/Personeel en selecteer op de personeelsdetailkaart van ieder personeelslid wie hiervoor verantwoordelijk is.

Geef de medewerkers rechten door in het gebruikersprofiel de rollen voor verlofaanvraag aan te zetten. Ga hiervoor naar Stamgegevens/Profielen.

Overige wijzigingen

Stamgegevens en Instellingen

  • In Cleverdesk is het vanaf nu zichtbaar welk gebruikersaccount wel of niet is geactiveerd en gebruikt door de gebruiker. In Stamgegevens/Gebruikers zijn twee kolommen toegevoegd in het overzicht: ‘Laatste inlogdatum’ en ‘Aantal keren ingelogd’. Dit is voor ieder type gebruiker toegevoegd.
  • Stamgegevens/PDF-Templates: De PDF-templates kunnen nu ook in landscape modus gemaakt worden. Bij het wijzigen van de template is een keuze voor pagina oriëntatie toegevoegd.
  • De PDF-editor is uitgebreid met een optie om meerdere variabelen en tekst in één veld te tonen. Hiervoor wordt de variabele ValueCombination geselecteerd. Vervolgens kun in het tekst veld extra tekst en de volgorde van de geselecteerde variabelen aangegeven worden. Gebruik voor de variabelen {0}, {1}, etc.
  • Stamgegevens/Uitzendbureau’s: In dit nieuwe stamgegeven item is het mogelijk om een export te maken van de door inhuurkrachten geboekte uren in het formaat van het uitzendbureau. Hierdoor wordt het mogelijk om digitaal bestanden uit te wisselen met uitzendbureau’s. Om dit in te richten, neem contact op met het uitzendbureau en vraag de bestandsformaten op. Hierna kun je contact opnemen met de helpdesk om een verzoek in te dienen om dit in Cleverdesk in te richten.
  • Instellingen/Standaard teksten: Het is nu mogelijk een standaard mail tekst in te stellen om aan personen te sturen die nog uren moeten accorderen. Wil je deze mail ingesteld hebben via een windowstaak, neem dan contact op met de helpdesk.
  • Instellingen/Uren: Er is een extra instelling voor het weergeven van de begroting. De begroting kan nu ook periode en tijden. Hierdoor wordt het mogelijk om een begrotingsaanvraag op een specifieke datum en tijd te noteren.
  • Instelling/Uren: Er is een nieuwe instelling voor het boeken van uren door inhuurkrachten. “Inhuurorder is verplicht voordat derden uren mogen boeken op een activiteit”. Als deze is aangevinkt dan kan een inhuurkracht alleen uren boeken op een project als voor zijn inzet een inhuurorder (inkoop) is aangemaakt bij de gekoppelde leverancier van de inhuurkracht.

Planning

  • NIEUW! Takenplanning: In het scherm Planning/Project is het nu mogelijk in plaats van de geplande resources de geplande taken te tonen inclusief de status van de taken.
  • Er is een nieuw filter op de planning bij de onderste bak van te plannen activiteiten waarin een projectleider geselecteerd kan worden.
  • De periodeweergave over verschillende planningen wordt onthouden. Dus na het selecteren van een periodeweergave en weeknummer/datum zal dezelfde periode zichtbaar zijn als er geschakeld wordt tussen de bedrijfsmiddelplanning en personeelsplanning.
  • Op de personeelsplanning is nu ook mogelijk om ‘extra bedrijfsmiddelen’ te selecteren. Let op! Deze extra mee geplande bedrijfsmiddelen zijn NIET gekoppeld aan het personeelslid om uren op te verantwoorden.
  • Op de personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning is in het blokje info nu zichtbaar wie het planitem heeft aangemaakt en wie deze als laatste gemuteerd heeft.
  • Sortering van Personeel of Bedrijfsmiddelen: er is nu een sorteringsmogelijkheid op de planning. Hier heeft de planner keuze uit: voornaam, achternaam, nummer, aantal uren gepland om de planning te sorteren. Deze laatste optie toont personeelsleden op basis van aantal geplande uren, hierdoor is het mogelijk om de minst geplande personeelsleden bovenaan te tonen.
  • NIEUW! Samenstellingen: De planner kan nu snel samenstellingen maken voor de planning. Een samenstelling is een combinatie van personeelsleden en bedrijfsmiddelen. Samenstellingen zijn te vinden in een nieuw menu-item onder Planning. Hier worden de samenstellingen beheerd. Personeel en bedrijfsmiddelen kunnen bij meerdere samenstellingen 
  • Samenstellingen planning: In de bovenste bak op de planning (personeel EN bedrijfsmiddel) is er nu een filteroptie op tag aanwezig. Gekoppelde tags aan personeel of bedrijfsmiddelen worden in het extra info blokje getoond (waar nu de certificaten ook staan). Tags worden ook onder de naam van personeelslid of bedrijfsmiddel getoond. Op planitem contextmenu is een extra optie toegevoegd (bedrijfsmiddelplanning EN personeelsplanning), onder ‘Plan samenstelling’ wordt een submenu getoond met alle Tagnamen. Vervolgens krijgen alle gekoppelde bedrijfsmiddelen en personeelsleden een identiek planitem.
  • Een planitem over meerdere dagen kan met een snelle actie in losse dag items opgeknipt worden. Zo kan bijvoorbeeld een vrije dag midden in de week snel toegevoegd worden zonder de hele planning te hoeven wijzigen. Bedrijfsmiddelen kunnen nu ook met herhaling ingepland worden.
  • De (vestiging)filters worden meegenomen op de planning overzichten bij extra personeel en extra bedrijfsmiddelen. Zo staat hier niet meer de complete lijst als er snel een aantal extra bedrijfsmiddelen geselecteerd moeten worden. Wil je als planner wel de complete lijst zien, selecteer dan eerst alle vestigingen in de bedrijfsmiddel- of personeelsplanning. 
  • Bedrijfsmiddelen met status verwijderd, verkocht, verdwenen, of vernietigd worden niet meer getoond in de planning.

Administratie

  • G-Rekening functionaliteit: Stamgegevens/Vestiging is uitgebreid met extra veld bankrekening met label G-Rekening. In het facturatie scherm (selectie factuurregels) kan geselecteerd worden of er een deel van het factuurbedrag naar G-Rekening moet. Na aanvinken van de selectie G-Rekening krijgt de gebruiker de mogelijkheid een percentage in te vullen. Het totaalfactuurbedrag blijft gelijk maar er ontstaan twee nieuwe variabelen ‘factuurbedrag naar G-rekening’ en ‘factuurbedrag naar standaard rekening’. Deze kunnen op de factuur layout toegevoegd worden in de PDF-editor. 
  • De PDF-editor voor de verkoopfactuur is uitgebreid met velden voor G-rekening IBAN en BIC en Factuurbedrag G-rekening, Factuurbedrag normale bankrekening en BTW bedragen.
  • Factuurbijlages meesturen: Het is nu mogelijk een factuurbijlage/inkoopopdracht vast te leggen bij een factuur. Deze factuurbijlage kan meegestuurd worden met de factuur e-mail. Tijdens het verzenden van de mail is te selecteren of de bijlage meegezonden moet worden. Daarnaast is het mogelijk om de factuurbijlage in één PDF met de factuur mee te zenden. Dit kan alleen als de factuurbijlages ook allemaal in PDF-formaat zijn.

Projecten

  • Productie-eenheden kunnen vanaf nu gedefinieerd worden op het projectactiviteitdetail/wijzigen. (Onder het blok Begrotingen). Een productie-eenheid bestaat uit een code, omschrijving, aantal en eenheid. De projectdetailkaart is uitgebreid met een blok Productie, hier wordt de voortgang van alle eenheden van alle activiteiten getoond. Productievoortgang wordt gemeld (hoeveel eenheden er geproduceerd zijn) op de projectdetailkaart. Een percentage toont de voortgang t.o.v. de gewenste productie. Het bestaande projectvoortgangsrapport is uitgebreid met een kolom voor de productievoortgang.
  • Een rapport waarop alle openstaande taken per project/projectactiviteit of werkbon worden weergegeven is ook nieuw. Hierdoor is duidelijk voor welke projecten nog taken uitgevoerd moeten worden. Je kan deze filteren op: Vestiging, Relatie, Projectstatus, Projectsoort. Er is tevens een exportmogelijkheid.
  • Projectinkoop versus voorraad: Op de projectactiviteitdetailkaart is de begroting van artikelen uitgebreid met een extra kolom. Waar de behoeftes (manuren per functie, materieel per productgroep en aantallen artikelen) getoond worden. Van artikelen wordt hier de actuele voorraad getoond. Vanuit dit scherm kunnen snel inkooporders aangemaakt worden voor de inkoop van artikelen (en eventueel externe inhuur). Je kan hier artikelen aanvinken en verschil inkopen en tevens bij meerdere leveranciers meerdere inkooporders aanmaken met status concept. 
  • Er is nu de mogelijkheid om bij de behoefte een opmerking (Notitie) te kunnen plaatsen. Het gebeurt nog wel eens dat er een item wordt gepland met een notitie (specifieke gegevens over de klus). Wanneer deze klus die dag niet door gaat en ook nog niet bekend is wanneer deze wel uitgevoerd moet gaan worden, dan willen we de notitie informatie graag behouden. We kunnen een notitie beschikbaar maken bij een begroting. Wanneer er een functie of productgroep begroot wordt op een activiteit of een werkbon, krijg je naast de optie om een certificaat toe te voegen de optie om een notitie te maken. Op de planning zie je dan een “icoontje” staan bij de begrotingen die een notitie hebben. Wanneer de cursor op deze begroting staat, zie je de notitie.
  • Projecten/Rapportage/Bedrijfsmiddelinzet: Nieuw rapport voor inzet van de capaciteit bedrijfsmiddelen.
  • Projecten/Rapportage/Mandagen: Het mandagenregister is beschikbaar gemaakt via de PDF-editor zodat er een eigen template gemaakt kan worden. Hierin zijn o.a. de gefactureerde uren, geboekte uren en BSN-nummers beschikbaar.

HRM

  • HRM/Rapportage/Uren uurtype totalen: Statistieken rapportage van uur soorten. Een rapport op hoog niveau waarbij per uursoort per jaar verder ingezoomd kan worden naar de details. Op het hoogste niveau worden alle uursoorten per vestiging getoond met het totaal aan boekingen per jaar. Door in te zoomen kunnen de maand totalen getoond worden, nogmaals inzoomen toont de totalen per dag per medewerker van de geselecteerde vestiging. (Het huidige rapport ‘HRM/Rapportage/Uren per Uursoort’)
  • Het aanvragen van verlof inclusief accordering door de leidinggevende is nu mogelijk in Cleverdesk. Hiervoor is op de personeelsdetailkaart een nieuwe accordeerder toegevoegd. Nadat de aanvraag is ingediend verschijnt de aanvraag voorlopig op de personeelsplanning, na goedkeuring staat de aanvraag definitief in de personeelsplanning. De verlofuren worden ingevuld in de weekstaat van de medewerker. Aanvragen van verlof is mogelijk vanaf de mobiele weergave en desktop weergave onder het menu Persoonlijk.
  • Een gebruiker kan nu meerdere functies gekoppeld hebben. Wanneer een gebruiker meerdere functies heeft kan hij bij het verantwoorden van uren de functie selecteren. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk dat een grondwerker als machinist kan werken of andersom.
  • HRM/Rapportage/Loonmutaties Uitzendbureau: Dit is de plek waar de exportbestanden voor uitzendbureau’s gemaakt kunnen worden. Deze dienen wel eerst ingericht te worden onder Stamgegevens/Uitzendbureau’s.

Werkplaats

  • Vergelijkingsrapportage onderhoudskosten Op basis van standaardtarieven in Cleverdesk (interne functietarieven), de kostprijs van verbruikte onderdelen en inkooporders wordt er per machine een overzicht op jaarbasis gemaakt van de onderhoudskosten. In dit rapport kunnen meerdere machines op basis van productgroep vergeleken worden. Deze is te vinden onder werkplaats/rapportage/onderhoudskosten.
  • Hulpstukken: Bedrijfsmiddelen kunnen aan elkaar gekoppeld worden als hulpstuk. Op de bedrijfsmiddeldetailkaart is een tabblad hulpstukken beschikbaar. Hier kunnen bedrijfsmiddelen die passen bij het bedrijfsmiddel gekoppeld worden. De hulpstukken zijn vervolgens via de planning snel mee te plannen onder het kopje hulpstukken. Hier zijn dan alleen de ‘passende’ hulpstukken zichtbaar. Op de detailkaart van het hulpstuk verschijnt een tabblad ‘Hulpstuk van’. Hier staan alle bedrijfsmiddelen waar dit hulpstuk op past (aan gekoppeld is).

Persoonlijk

  • Er is een instelling in het profiel (Stamgegevens/Profielen) waarin ingesteld kan worden welke periode een gebruiker vooruit mag kijken in zijn persoonlijke agenda op de mobiele weergave. LET OP! Deze instelling heeft alleen invloed op de persoonlijke agenda weergave op de mobiel telefoon/tablet. De desktopweergave van de planning veranderd niet.
  • Bedrijfsmiddelen met status verwijderd, verkocht, verdwenen, of vernietigd worden niet meer getoond in de urenverantwoording.

Mobiele weergave

  • Via de mobiele weergave is het mogelijk om een planbehoefte in te voeren. Zo kan de uitvoerder op locatie snel een nieuwe aanvraag voor een project aan de planner doorgeven. Hiervoor is een nieuw menu-item ‘Planningsaanvraag indienen’.
  • Leveringen op locatie zijn nu via de mobiele weergave in te voeren. Op deze manier kan een uitvoerder op de projectlocatie makkelijk een levering van ingekochte artikelen registreren. Hiervoor is een nieuw menu-item ‘Leveringen’

Inkoop

De inkoopmodule is verbeterd. Er zijn zeer veel wijzigingen die het inkoopproces en het inboeken van facturen vergemakkelijken.

  • Bij het aanmaken van een inkooporder kan de projectlocatie als afleveradres gekozen worden. Dit adres is ook beschikbaar in de PDF-editor voor het inkooporderdocument richting de leverancier. 
  • Leveringen op locatie zijn nu via de mobiele weergave in te voeren. Op deze manier kan een uitvoerder op de projectlocatie makkelijk een levering van ingekochte artikelen registreren.
  • Als er een nieuwe levering wordt geregistreerd waar nog geen inkooporder van is dan wordt de inkooporder automatisch aangemaakt. 
  • Van de levering op een inkooporder kan een leverbon (omgekeerde tegenbon) gestuurd worden naar de leverancier. Dit kan met en zonder tarieven. Deze bon zegt de leverancier wat er gefactureerd gaan worden.
  • Inhuurmedewerkers zijn bekend in het systeem. Op de planning wordt een inhuurmedewerker of inhuurbedrijfsmiddel ingepland. Via de rechtermuisknop op de planning kan van dit ingeplande item een inkooporder inclusief inkooporderregel gegenereerd worden. De planner hoeft hierbij alleen nog het inkooptarief (per uur) in te zetten. Iedere uur boeking van de inhuurmedewerker (personeelsuren en/of bedrijfsmiddeluren) wordt na het sluiten van de weekstaat van de inhuurmedewerker een levering op de juiste inkooporder.
  • Er is een nieuwe entiteit opdrachtbonnen. Dit is een scherm met ‘Leveringen per periode per leverancier’. Dit is een overzicht van alle leveringen inclusief tarief in deze periode. Deze opdracht bon krijgt een uniek oplopend nummer per bon. Deze bon kan gemaild worden naar de leverancier vanuit Cleverdesk. Hier staat op wat de leverancier mag factureren.
  • Een inkoopfactuur kan vervolgens in de administratie tegen een inkooporder of een opdracht bon weggeboekt worden.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl

Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan: