3.8 Mammoth

De highlights van deze nieuwe versie!

Complete werkbon aanmaken en wijzigen op de planning, inclusief tariefafspraken

Transportbonnen om transport te plannen met laad en losadressen en contactpersonen

Projectformulieren zodat je een opname kunt doen, gegevens tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunt vastleggen en een opleverdocument kunt laten ondertekenen

Bedrijfsmiddelen met verschillende tarieven kunnen inplannen. Bijvoorbeeld inclusief of exclusief bediening.

Samenstelling van een factuurregel is instelbaar in de systeeminstellingen.

LET OP! Als er nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd dan zal hiervoor de rol in gebruikersbeheer standaard uitgeschakeld zijn. Wil je als gebruiker toegang tot de nieuwe functionaliteit dan zullen deze nieuwe rollen bij de gebruiker aangezet moeten worden.

Releasenotes Cleverdesk versie 3.8 Mammoth

Nieuw! Transportbonnen

In Cleverdesk 3.8 wordt een nieuw type werkbon geintroduceerd: De transportbon. Een transportbon is gebaseerd op een gewone werkbon, maar heeft extra adressen. Een laadadres en een losadres. Op beide adressen kan een contactpersoon toegevoegd worden. 

De nieuwe gegevens van een transportbon zijn ook beschikbaar in de PDF-editor van de CMR. Wil je ook een CMR kunnen afdrukken, neem dan contact op met de helpdesk van Idee101. Zij kunnen ervoor zorgen dat de template ingericht wordt met jullie specifieke wensen.

Nieuw! Een werkbon compleet invullen en wijzigen op de planning. 

De werkbon kan in de personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning snel aangemaakt en gewijzigd worden. De huidige pop-up ‘Nieuwe werkbon’ is uitgebreid met alle velden van een werkbon. Daarnaast zijn andere opties beschikbaar in tabbladen. De planner kan een complete werkbon aanmaken inclusief begrotingen, artikelen, en tariefafspraken.

Nieuw! Meerdere tarieven op een productgroep instellen

Het is nu mogelijk om meerdere tarieven op een productgroep vast te leggen. Bijvoorbeeld inclusief of exclusief bediening van een materieelstuk. Deze tarieven kunnen vervolgens op de planning geselecteerd worden bij het inplannen van het bedrijfsmiddel. Let op! De planning toont alleen de tarieven die beschikbaar zijn op het project waar het middel op wordt ingepland. Wil je een bedrijfsmiddel inzetten voor een ander tarief, dan zal dit tarief ook op de projectkaart beschikbaar gemaakt moeten worden.

Overige wijzigingen

HRM

  • HRM/Rapportage/Loonmutaties Details: Er is een vestiging filter toegevoegd.

Bedrijfsmiddelen (werkplaats)

  • Werkplaats/Bedrijfsmiddeldetailkaart: Op de bedrijfsmiddeldetailkaart is het nu duidelijker welke keurregimes actuele certificeringen/keuringen hebben en welke (binnenkort gaan) verlopen. Per regime is nu in één oogopslag zichtbaar of er een actuele keuring is. De historie van keuringen is per regime op te roepen door op het regime te klikken.
  • Werkplaats/bedrijfsmiddeldetail: Op de detailkaart van een bedrijfsmiddel zijn de draaiuren/kilometerstanden klikbaar gemaakt naar een overzicht van alle draaiurenstanden per datum. Hiervoor is een extra rol in het gebruikersbeheer genaamd ‘Onderhoud/Rapportage draaiuren historie’.
  • Werkplaats/Rapportage/Draaiuren historie: De draaiuren historie per bedrijfsmiddel is op te vragen via een nieuw rapport Draaiuren historie. Zo is duidelijk op welk moment de draaiuren/kilometerstanden van een bedrijfsmiddel zijn bijgewerkt.

Magazijn

  • Magazijn/Laadlijsten: Een compleet nieuw scherm met een overzicht van alle laadlijsten. De laadlijsten zijn te filteren op actuele en afgehandelde laadlijsten. Daarnaast is het mogelijk een aantal laadlijsten te selecteren en hier in één keer de picklist of pakbon van te genereren in PDF.
  • Stamgegevens/PDF-editor: De PDF-editor ondersteunt nu ook een export van laadlijsten. Zo is het nu dus mogelijk om Picklisten of Pakbonnen via PDF te genereren.

Wil je als Cleverdesk gebruiker een Picklist of Pakbon in PDF-formaat in je systeem ingericht hebben, neem dan contact op met de helpdesk.

Inkoop

  • Leveringen en factuuropdrachten: leveringen die zijn geregistreerd kunnen gebundeld worden en naar de leverancier verzonden worden in een factuuropdracht. Hiervoor zijn twee nieuwe menu items beschikbaar onder het menu Inkoop. Een factuuropdracht zal vaak gebruikt worden als er niet vooraf een inkooporder wordt gemaakt, maar als bijvoorbeeld een uitvoerder op locatie zelf verschillende bestellingen kan doen en de binnenkomende goederen netjes registreert via de mobiele weergave op de juiste leverancier. De voorwaarde is wel dat de leverancier al bekend is in Cleverdesk.
  • Inkoop/Leveringen: Een overzicht van alle geregistreerde leveringen per leverancier. Is er een uitvoerder op locatie die via de mobiele weergave leveringen registreert dan zullen deze hier ook tussen staan. Selecteer eerst één leverancier om een factuuropdracht te kunnen maken. Nadat er een leverancier is geselecteerd zullen de leveringen te selecteren zijn en verschijnt de knop ‘Factuuropdracht maken’. Er wordt dan een nieuwe factuuropdracht of leverbon gemaakt om naar de leverancier te sturen.
  • Inkoop/Factuuropdrachten: Het scherm factuuropdrachten toont alle factuuropdrachten die nog verzonden moeten worden, verzonden zijn of inmiddels gesloten zijn. Nadat een factuuropdracht naar een leverancier is gestuurd zal de leverancier een factuur sturen die overeenkomt met de factuuropdracht. Deze inkoopfactuur kan snel ingeboekt worden vanuit het scherm Factuuropdrachten. Zoek de bijbehorende factuuropdracht en klik op het nummer (meestal zal dit nummer vermeld staan op de inkoopfactuur). Je komt nu in het detailscherm, druk op de knop ‘Inkoopfactuur maken’ en je komt in het standaardscherm om een inkoopfactuur in te boeken. De regels zijn nu allemaal al ingevuld, dus je kunt nu heel snel deze inkoopfactuur inboeken. 

Persoonlijk/Uren verantwoorden/Mobiele weergave

  • Systeeminstellingen: Er is een nieuwe instelling  ‘Alleen bedrijfsmiddelen gepland op project tonen’. Dit zorgt ervoor dat bij het boeken van bedrijfsmiddeluren alleen de geplande bedrijfsmiddelen te selecteren zijn. De medewerker kan dan geen fouten maken door een bedrijfsmiddel te selecteren die niet is ingepland. Bovendien is de keuzelijst op die manier een stuk overzichtelijker.
  • Mobiele weergave: De projectdetailkaart op de mobiele weergave is uitgebreid. De detailkaart van een geplande projectactiviteit op de mobiele weergave toont meer informatie en het is mogelijk om vanaf de detailkaart een uurboeking of artikelboeking te doen. De detailkaart is te bereiken vanuit de agenda.
  • Mobiele weergave: Werkbonnen gereedmelden. Tijdens het aftekenen van de werkbon worden alle boekingen, de manuren, bedrijfsmiddeluren en artikelboekingen zichtbaar voor degene die de werkbon ondertekend. 

Planning

Nieuw, een complete werkbon invullen op de planning:

  • Planning/Personeel en Bedrijfsmiddel. De pop-up ‘Nieuwe werkbon’ en ‘Werkbon wijzigen’ op de planning is uitgebreid. Een complete werkbon is nu vanaf de planning aan te maken en in te vullen. 
  • Planning/Personeel en Bedrijfsmiddel: Er is een nieuw contextmenu item genaamd ‘Resources doorplannen”. Hiermee kunnen samenstellingen en ingeplande items van dezelfde activiteit doorplannen naar een nieuwe tijd en project. Het gaat hierbij om een combinatie van mensen en middelen. Wanneer aangegeven wordt dat de selectie doorgepland moet worden, komt er de keuze om te selecteren welke personeelsleden en /of bedrijfsmiddelen meegepland moeten worden.
  • Planning/Personeel en Bedrijfsmiddel: In het informatie blok van een planitem wordt getoond welke verantwoordelijken bij welke bedrijfsmiddelen gepland zijn.
  • Planning/Rapportage/Dagboek: Dit is een nieuw dagrapport voor teamleiders (uitvoerders). Per dag wordt een opsomming getoond van de ingeplande items van mensen en middelen die op dezelefde dag ingepland zijn, gefilterd per teamleider.
  • Planning/Personeel en Bedrijfsmiddel: Een werkbon is te verplaatsen naar een andere uitvoerdatum inclusief alle reeds geplande personeelsleden en bedrijfsmiddelen. Dit kan door op de uitvoerdatum te klikken in het tabblad werkbonnen in het onderste deel van de planning. Bij het verplaatsen van de werkbon wordt nu in een pop-up aangegeven wat er allemaal ingepland is en dus verplaatst gaat worden. Alle geplande items worden doorgeschoven naar de nieuwe uitvoerdatum en tijd. Per gepland resourceitem is het mogelijk om een andere datum en tijd te selecteren.
  • Projecten/Werklocaties: Het importbestand voor locaties is uitgebreid met GPS locatie zodat de GPS locatie direct geïmporteerd worden en niet berekend wordt. Deze import is te vinden onder Stamgegevens/Vestigingen/Inlezen.

Project

  • Projecten/Projectdetailkaart/Projectactiviteitdetailkaart en Werkbondetailkaart: Er is een optie toegevoegd om taken in één keer in te lezen vanuit een .CSV bestand.
  • Tariefblad is toegevoegd op de werkbon/projectactiviteit en zichtbaar gemaakt op werkbondetailkaart en projectactiviteitdetailkaart.
  • Projecten/Werkbonnen/Werkbondetailkaart: De tariefkaart is ook beschikbaar gemaakt op een werkbondetailkaart. Zo wordt het mogelijk per werkbon afwijkende tarieven te hanteren. Deze tarieven zijn vanuit de werkbonpopup op de planning te wijzigen. Hierdoor kan de planner/werkvoorbereider de afgesproken tarieven direct vastleggen.
  • Project/Projectdetailkaart: Tabblad Tarieven: De productgroep tarieven zijn hier eenvoudiger beheerbaar gemaakt zodat meerdere tarieven op een productgroep mogelijk zijn.

NIEUW Projectformulieren

  • Stamgegevens/Formulieren: Er is een nieuwe type formulier beschikbaar: opname, uitvoering en oplevering. Een formulier mag meerdere keren vastgelegd worden op  een project. 
  • De data van ingevulde formulieren zijn beschikbaar in de PDF-editor om een maatwerk weergave te kunnen maken.
  • In het project kan je aanvinken welke formulieren ingevuld kunnen worden. Deze gelden voor alle activiteiten en werkbonnen onder de projecten. Op de detailkaart van het project en de werkbon worden de ingevulde formulieren getoond. 
  • GPS Coördinaten kunnen vastgelegd worden op een formulier d.m.v. extra vraagtype in formulier. 
  • Handtekening kan vastgelegd worden op een formulier d.m.v. extra vraagtype in formulier
  • Vraaggroepen in een formulier zijn nu meerdere keren invulbaar. Bij invullen krijgt de gebruiker een plusteken te zien. Hiermee wordt het mogelijk om meerdere locaties/items in één keer op te nemen.
  • Uploaden van meerdere foto’s in één formulier is momenteel problematisch. Hier is een technische oplossing voor bedacht.

Stamgegevens

  • Stamgegevens/Formulieren: Nieuw type formulier voor projectformulieren. Daarnaast zijn er extra vraagtypes beschikbaar voor alle formulieren. GPS om de GPS Coördinaten vast te leggen (deze werkt alleen op mobiel) en Handtekening om een handtekening vast te leggen tijdens het invullen van een formulier.
  • Stamgegevens/PDF-Templates: Er zijn PDF-editors toegevoegd voor Laadlijsten en Projectformulieren en Factuuropdrachten. De PDF-Templates voor de CMR, de Factuur en de Werkbon zijn uitgebreid met extra variabelen.
  • Stamgegevens/Productgroepen: Meerdere tarieven op een productgroep kunnen vastleggen.
  • Stamgegevens/BTW-tarieven: Btw tarieven kunnen ingesteld worden voor verkoop en inkoop. Daarnaast is het mogelijk om een BTW tarief te koppelen aan een grootboekcode. Dit laatste is vooral van belang voor eventuele exports of koppelingen met financiële pakketten.
  • Stamgegevens/Onkostensoorten: Als er een tarief op een onkostensoort niet meer geldig dan kan deze nu uitgeschakeld worden door de einddatum op de tariefkaart in te stellen. Afhankelijk van het type van selecteren van de onkosten zal deze onkostensoort compleet verdwijnen van het uurboekingenscherm of één van de selecties zal niet meer te selecteren zijn.
  • Stamgegevens/Uitzendbureau’s: Een nieuw menu-item om een maatwerk urenrapport van uitzendmedewerkers naar het uitzendbureau te sturen. Een complete uitleg hoe dit in te stellen is volgt later op de supportal.

Instellingen

  • De indeling van het instellingen scherm is verbeterd.
  • Tabblad Planning/Planning automatisch updaten: Het is nu mogelijk om de personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning automatisch te laten verversen. Zo zie je sneller of een collega een wijziging in de planning heeft gemaakt. Handig als je met meerdere planners werkt. 
  • Tabblad Administratie: Het is nu mogelijk ieder type factuurregel in te stellen. Zo kun je zelf bepalen op welke manier de regel samengesteld wordt en welke informatie je op de factuur wilt tonen. Identieke regels worden automatisch samengevoegd. Onder het i-tje staat welke opties beschikbaar zijn.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl

Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan: