4.0 Redwood

De highlights van deze nieuwe versie!

Compleet nieuwe CleverApp voor iOS en Android

Wachtwoordenbeleid instellen

Verhuur van artikelen (Rijplaten verhuur)

Standaard Tijd voor Tijd verloningsregeling

Tegenbonnen/Prestatiebonnen kunnen sturen naar opdrachtgever

Hadden we al gezegd dat er een nieuwe App was?

Waarschuwing!: De PDF-templates voor de verkooopfactuur en conceptfactuur zijn aangepast zodat de duizendtallen een puntje krijgen. Controleer voordat je een factuur definitief maakt of de indeling en weergave nog klopt en neem contact met de helpdesk op om dit te herstellen in de layout.

Hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde velden te breed worden en de verdeling van de kolommen opnieuw ingesteld moet worden. Daarnaast kan het voorkomen dat de G-rekening regel zichtbaar is terwijl dat niet hoeft.

Releasenotes Cleverdesk versie 4.0 Redwood

Cleverdesk maakt weer een grote stap vooruit! Inmiddels zijn wij aanbeland bij versie 4.0. Een versie waar veel aandacht is besteed aan de manier waarop de uitvoerende medewerkers in het veld nog gemakkelijker boekingen kunnen maken en inzicht kunnen krijgen in de openstaande taken. Zodat zij zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie, terwijl de collega’s op kantoor altijd op de hoogte blijven.

In de voorgaande versie is veel verbeterd aan het facturatieproces in Cleverdesk. Met gepaste trots kunnen wij melden dat deze verbeteringen in versie 4.0 verder zijn uitgebreid voor zowel de inkoop- als verkoopfacturen.

Naast dit alles hebben wij ook nog tijd gehad om een feature toe te voegen die al een tijdje op onze persoonlijke wensenlijst stond: instelbaar wachtwoordbeleid.

Compleet nieuwe mobiele weergave

De mobiele weergave is opnieuw ontworpen om aan te sluiten bij de nieuwe Cleverdesk Apps voor Android en iOS, zodat gebruikers op elke wijze dezelfde ervaring hebben. Veel van de bekende workflows zijn behouden gebleven, zoals het swipen van geplande taken voor het wijzigen of verantwoorden van je uren. Dit nieuwe ontwerp is echter vooral veel beter ingericht om in de komende versies meer functionaliteiten te kunnen bieden.

Inkoop factuurverschillen automatisch inboeken

De aanpassingen die in versie 3.10 zijn gemaakt voor het automatisch verwerken van UBL/XML-facturen vanuit de mailbox hebben geleid tot het snel en soepel verwerken van inkoopfacturen in Cleverdesk. In versie 4.0 is het mogelijk geworden om factuurverschillen die afwijken van de inkooporder automatisch op in een vast grootboeknummer in te boeken. Zo worden nu dus ook transport- en handlingskosten automatisch verwerkt.

Inkoop doorfactureren

Op veler verzoek is het mogelijk gemaakt om de inkoopkosten op een project direct door te factureren aan de eindklant. Hiermee is het doorzetten van ingekochte artikelen op een project veel gemakkelijker geworden, zodat er veel minder stappen doorlopen hoeven worden om die factuur bij de klant te krijgen. Let op! doorfactureren van inkoopkosten kan pas als de kostenregel op het project is gemaakt. Dit is afhankelijk van de instellingen in het systeem. De standaardinstelling is dat dit pas kan nadat de inkoopfactuur is ingeboekt.

Om de inkoop door te factureren aan de opdrachtgever ga je naar de projectdetailkaart en klikt in het blok financieel resultaat op de inkoopkosten. Je komt nu in het kosten/opbrengsten overzicht. Selecteer in het tabblad opbrengsten de kostenregel van het type inkoop. Klik op het knopje wijzigen en je krijgt het volgende scherm. Zet in dit scherm een verkoopprijs op de inkoop en druk op opslaan.

Als je nu een factuur gaat maken dan zal er een extra blok met Inkoop zijn waar deze inkoop is te selecteren om te factureren.

Verhuur van artikelen (Rijplaten verhuur)

Een veelgevraagde optie is om rijplaten te kunnen verhuren, dit is vanaf versie 4.0 mogelijk. Net als bij bedrijfsmiddelen met een dagprijs wordt de kosten en opbrengsten per dag automatisch gemaakt. Let op! hiervoor dient op de server een taak ingesteld te worden, neem dus contact op met de helpdesk als er met verhuur gewerkt wordt.

De eerste stap is het aanmaken van de artikelen. Ga hiervoor naar Stamgegevens/Artikelen en maak een nieuw artikel, bijvoorbeeld ‘Rijplaten staal’ aan. Zet vervolgens het vinkje ‘Verhuur’ om aan te geven dat dit een verhuur artikel betreft. Je kunt nu een intern tarief en een verhuurprijs zetten.

De optie ‘Weekendinzet’ betekent dat er in het weekend ook kosten en opbrengsten doorberekend moeten worden. Staat deze uit dan worden er alleen op werkdagen kosten in rekening gebracht. Vergeet niet een standaard Grootboeknummer te koppelen, dit scheelt veel werk tijdens de facturatie.

Het artikel is nu gemaakt en zal op voorraad genomen moeten worden. Tel het aantal rijplaten dat op dit moment in het magazijn of op het eigen terrein aanwezig is en ga naar Magazijn/Inchecken om dit artikel in voorraad te nemen. Het artikel is nu gereed om te verhuren.

Om een artikel op een project te verhuren hoef je nu slechts het artikel naar het project uit te checken. Dit kan eenvoudig door naar Magazijn/Uitchecken te gaan en het artikel te selecteren, kies vervolgens het project en check het artikel uit.

De uitgecheckte vooraadartikelen zijn op het project zichtbaar in het blok Inzet/Voorraadartikelen. In dit overzicht is een duidelijk verschil gemaakt tussen verbruiksartikelen en verhuurartikelen. De verbruiksartikelen zijn in dit voorbeeld de Mobilgear olie en de verhuurartikelen zijn de rijplaten.

De verhuurartikelen zijn vervolgens zichtbaar in het facturatieoverzicht en zijn nu te factureren aan de klant.

Facturatie

Het factureren in Cleverdesk is verder geautomatiseerd. Je hebt als gebruiker nu alle ruimte om zoveel mogelijk van je inkoopfacturen in één keer goed te keuren. Er is meer overzicht in het scherm zodat zichtbaar is of de conceptfactuur of factuur al verzonden is. Bovendien is er een factuurdetailkaart gekomen om reeds goedgekeurde facturen te bekijken.

Wachtwoordenbeleid instellen

In Cleverdesk is het vanaf nu mogelijk om zelf een wachtwoordbeleid in te stellen. Dit richt je in via Instellingen > Overig verder in. Hierbij kan je de opmaak, het formaat en de frequentie van veranderen bepalen. Dit helpt bij het veilig houden van de gegevens in jouw Cleverdesk-omgeving.

Hadden we al gezegd dat er een nieuwe App is?

Met de komst van de vernieuwde mobiele omgeving kondigen wij met grote trots de nieuwe Cleverdesk-app aan! Deze zal in de verschillende app-stores verschijnen naarmate Cleverdesk 4.0 verder uitgerold wordt. Geen zorgen, de oude vertrouwde omgeving blijft tot oktober 2021 gewoon beschikbaar, zodat iedereen op zijn eigen termijn over kan stappen naar de nieuwe werkwijze. De vormgeving en de werkwijze van de app is gelijk aan de mobiele omgeving, met als bijkomend voordeel dat de gebruiker direct in zijn of haar omgeving terechtkomt zonder in te loggen. Dat maakt het gehele proces net weer iets soepeler en intuïtiever.

Nadat de apps in de appstore zijn te downloaden zul je deze de eerste keer moeten koppelen aan je Cleverdesk omgeving. In het Instellingen menu zit een optie die ‘App configuratie’ heet. Als je hier op klikt krijg je een QR code te zien die je moet scannen om je telefoon te koppelen aan Cleverdesk. Hierna krijg je een inlogscherm en vul je je gewone loginnaam en wachtwoord in.

Let op! iedere omgeving heeft een eigen QR code. Heb je een testomgeving van Cleverdesk dan zul je die apart moeten koppelen.

Het is alleen mogelijk om in te loggen in de mobiele omgeving met een Personeelslid gebruiker.

Overige wijzigingen

Projecten

• Projecttemplates beheren: Onder Stamgegevens > Projectsoorten bestaat er nu de mogelijkheid zelf een template te maken van een ingericht project. Door op de knop te klikken achter een aangemaakte projectsoort en te kiezen voor ‘Template maken’ krijg je de mogelijkheid een projectnummer in te geven en dit op te slaan. Vervolgens wordt de structuur van het project aan deze projectsoort toegevoegd. Bij het aanmaken van een nieuw project met deze projectsoort zal dit project identiek zijn qua opbouw aan het templateproject. De volgende zaken worden overgenomen: projectactiviteiten, begrotingen onder deze projectactiviteiten, gekoppelde projectformulieren.

CRM

• In het beheer van relaties zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd. Zo is het nu gemakkelijker geworden om aan te geven of de relatie een klant of leverancier is, zijn er velden niet langer verplicht en een aantal bugs weggepoetst.
• Daarnaast is het ingestelde BTW-tarief onder een relatie leidend geworden bij het aanmaken van een nieuw project. Het project zal dan automatisch het BTW-tarief hanteren voor het project, zoals dit is ingesteld onder de relatie.

Leveranciers

• Het veld Website is niet langer verplicht.
• Er zijn extra velden beschikbaar voor G-Rekeningnummer en Extern debiteurnummer

Inkoop & facturatie

• Er is op de factuur een optie gekomen om de factuurregels gegroepeerd of ongegroepeerd te tonen. Na selectie van deze optie zullen identieke factuurregels samengevoegd worden. Hiervoor is ook een instelling in het instellingen menu om de standaardvoorkeur te zetten.

• Het is vanaf nu mogelijk om kleine verschillen op een inkoopfactuur t.o.v. de inkooporder automatisch te corrigeren en laten boeken op een grootboeknummer. Zo kunnen bijvoorbeeld bezorgkosten of prijsverschillen als er gewerkt wordt met dagprijzen door de leverancier automatisch verwerkt worden. Ga naar Instellingen/Administratie en zet de volgende instellingen:

• Inkooporder: Er kan nu een contactpersoon geselecteerd worden bij een inkooporder nadat een leverancier gekozen is.
  
• Inkooporders kunnen nu de status geannuleerd krijgen, waarbij de workflow aangepast wordt om verdere verwerking tegen te gaan. Tegelijkertijd biedt dit de mogelijkheid zaken te controleren wanneer een inkoopfactuur alsnog wordt aangeboden.
  
• Het is in versie 4.0 ook mogelijk om handmatig een afleveradres toe te voegen aan een inkooporder. Naast de ingegeven adressen kan hier dus vanaf nu van afgeweken worden. Handig als je snel de afleverlocatie aan moet passen van een spoedlevering.
  
• Er zijn verder verschillende kleine aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd die door klanten gemeld zijn. Denk hierbij aan een accordeer-knop op de detailkaart van de Inkooporder, beter passende velden en verbeterde filtering.

Rapportage

• In rapport Onvolledige week is de kolom afgekeurde uren toegevoegd. Deze verwijst vervolgens naar de afgekeurde boeking, zodat hier snel actie op ondernomen kan worden. Een week zou niet afgesloten mogen worden door de gebruiker zolang er nog afgekeurde uren zijn.

Persoonlijk/Uren verantwoorden/Mobiele weergave

• Het uren verantwoorden in de mobiele weergave is verder verbeterd in het nieuwe ontwerp. Stappen zijn zoveel mogelijk teruggebracht om het verantwoorden zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Stamgegevens

• Onder gebruikersrechten is er een splitsing gemaakt; Beheerders kunnen gebruikers PDF’s laten downloaden en / of een export laten draaien. Deze zijn niet langer aan elkaar verbonden.
• PDF-template verkoopfactuur en conceptfactuur: Er zijn puntjes tussen de duizendtallen geplaatst.

Instellingen

• Wachtwoordbeleid: Onder Instellingen > Overig vind je nu alles wat jij nodig hebt om een effectief wachtwoordbeleid af te dwingen. Geef hier zelf aan met welke regelmaat jij het wachtwoord wilt laten wijzigen en waar het wachtwoord aan moet voldoen qua lengte en opbouw. Zodat de data van jouw organisatie beter beschermd blijft!

• Nieuwe instelling op accorderen: Medewerker mag eigen uren niet goedkeuren. Als de instelling ‘Accordeerder van uren of projectleider’ is gekozen dan verschijnt er een extra optie. Nadat deze optie is ingeschakeld kan de projectleider zijn eigen projecturen niet meer goedkeuren, dit zal dan altijd door de accordeerder van uren moeten gebeuren.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl