4.2 Maple Tree

De highlights van deze nieuwe versie!

Download nu de nieuwste versie van de CleverApp

Offertes maken en verzenden vanuit Cleverdesk

Per functie een afwijkende accordeerstructuur instellen

Weektarieven verhuur

Standaard tariefkaart onder stamgegevens

Nieuwe accordeermodule (Bèta)

Inhuurtarieven vastleggen op leverancier

Standaard koppeling met een SafetyPat 3140

Waarschuwing!
Er zijn nieuwe rechten toegevoegd in de mobiele weergave (app). Dit kan er voor zorgen dat de menu’s Bedrijfsmiddelen, Projecten en Werkbonnen niet meer zichtbaar zijn in de CleverApp. Wil je deze wel zichtbaar voor je medewerkers dan zullen deze ingeschakeld moeten worden in het gebruikersprofiel.

Neem contact met de helpdesk op om te controleren of de juiste rechten ingeschakeld zijn.

De oude mobiele weergave wordt niet meer ondersteund.

Om je medewerkers voldoende tijd te geven om te wennen aan de vernieuwde mobiele weergave hebben we de oude mobiele weergave nog twee versies beschikbaar gehouden. Vanaf Cleverdesk 4.2 zal de oude mobiele weergave niet meer technisch ondersteund worden. Zet vanaf nu al je medewerkers over op de nieuwe app weergave of laat ze de CleverApp downloaden in de Appstore (iOS) of de Play store (Android).

Releasenotes Cleverdesk versie 4.2 Maple Tree

Nieuw: Offertes maken en versturen vanuit Cleverdesk

Onder CRM is het offerte scherm verder uitgebreid. Zo kun je nu een calculatie maken en deze als PDF verzenden naar je opdrachtgever. Ook de standaard verkoopvoorwaarden zoals vastgelegd onder de vestiging zijn direct mee sturen. Overige bestanden die onder de offerte staan, kunnen geselecteerd worden tijdens het verzenden. Na goedkeuring van de offerte is deze meteen naar een project te converteren.

Nieuw: Per functie instellen van de accordeerstructuur

Het is vanaf nu mogelijk om per functie een andere accordeervolgorde in te stellen. Is er niets ingesteld op de functie dan zal de standaardsysteeminstelling gebruikt worden. Hiermee kun je als bedrijf bijvoorbeeld je machinisten en grondwerkers laten accorderen door de uitvoerder en/of teamleider en de chauffeurs door de planner. Om in te richten hoef je alleen in Stamgegevens/Functies bij de afwijkende functies een andere volgorde in te stellen. De bestaande accordeerschermen zijn zo aangepast dat je altijd de juiste uren aangeboden krijgt om te accorderen.

Nieuw: Inhuurtarieven vastleggen op de leverancier

De inhuurtarieven voor externe medewerkers, extern materieel en inkoopartikelen zijn nu allemaal toegevoegd aan de leverancierdetailkaart. De leveranciergegevens zijn nu ook zichtbaar onder CRM/Relaties. Hier is onder het blok Inkoop een tabblad Inhuurvoorwaarden toegevoegd.

In de inhuurvoorwaarden kun je nu de inhuurtarieven vastleggen van de functies en productgroepen die ingehuurd worden.

Daarnaast zijn er op je inlener nu inkoopartikelen vast te leggen die zichtbaar zijn bij het verantwoorden van de uren door je inlener. De inlener kan alleen artikelen boeken waarvoor er een inkoopvoorwaarde staat geregistreerd.

Als een inlener nu deze uren registreert en tegelijkertijd inkoopartikelen boekt dan zal bij het sluiten van de weekstaat van je inlener in HRM/Uren Derden van alle boekingen een levering gemaakt worden op de inhuurorder. De inhuurorder is hiervoor uitgebreid met artikelregels. (zie hiervoor ook de instelling ‘Inhuurorder automatisch aanmaken na week sluiten’)

Nieuw: Standaard tool om een Safetypat 3140 uit te lezen

We hebben een standaard tool en inrichting gemaakt om een Safetypat 3140 uit te lezen en deze keuringen direct om te zetten in keuringen inclusief PDF in Cleverdesk. Aan het gebruik van deze tool zijn kosten verbonden. Neem voor installatie en inrichting contact op met onze Customer Succes afdeling.

Overige wijzigingen

Stamgegevens/Instellingen

Stamgegevens/Standaard tarieven: Compleet nieuw scherm om de standaard tarieven op functies, productgroepen en artikelen te kunnen beheren.

Stamgegevens/Magazijn: Een magazijn is uitgebreid met een adres. Zo is het nu ook mogelijk om inkooporders te laten bezorgen bij het magazijn.

Stamgegevens/PDF-templates: Een PDF-template is vanaf nu te koppelen aan een vestiging.

Instellingen/Uren: Inhuurorder aanmaken na week sluiten. Bij inhuurpersoneel en materieel wordt de inhuurorder en de leveringen hierop automatisch met terugwerkende kracht aangemaakt na het sluiten van de weekstaat van deze medewerker en zijn bedrijfsmiddel.

Cleverdesk Log: In het hoofdmenu is een nieuw menuitem voor het Cleverdesk Logboek. Hier worden alle systeemacties en fouten gelogd. Er zijn per dag twee logboeken. Een standaard Cleverdesk (fouten)log en een Koppelingen log. De koppelingen log is alleen zichtbaar als je een koppeling met een extern systeem hebt.

HRM

Wanneer een verlofaanvraag wordt afgekeurd kan de planregel in de planning en de weekstaat verwijderd worden.
Goedgekeurde verlofaanvragen kunnen onder HRM > Verlofaanvragen gewijzigd worden. Na het opslaan van de wijziging wordt een bericht verzonden naar de medewerker. Hiervoor dienen rechten ingesteld te worden bij de gebruiker onder Stamgegevens > Gebruikers.
HRM/Rapportage/Onvolledige week. Een selecteer alles vinkje is toegevoegd om alle weekstaten in één keer te selecteren en dan de uitzonderingen uit te zetten. LET OP! Als je in het slim zoekbalkje iets ingevuld hebt dan zullen ook niet zichtbare items geselecteerd worden.
HRM/Rapportage/Onvolledige week. Slim zoeken zoekbalkje toevoegen om snel een naam te vinden.

Magazijn

Nieuwe artikelen worden nu standaard actief. Dit geldt voor de aanmaak van artikelen onder Inkoop en Magazijn.

Werkbonnen

Bij het aanmaken van een nieuwe werkbon kan je vanaf versie 4.2 kiezen voor Opslaan en naar overzicht of Opslaan en naar werkbon. Via Opslaan en naar werkbon ga je direct naar de werkbondetailkaart van de nieuw aangemaakte werkbon en kan je bijvoorbeeld de taken toevoegen.

Onder de werkbondetailkaart kan je vanaf nu het Tariefblad wijzigen onder Financieel/Tarieven.
Op een PDF Template van een werkbon kan vanaf nu ook de productgroep i.p.v. het specifieke materieelstuk getoond worden.
Het aanmaken van een nieuwe taak onder een werkbon of projectactiviteit is verbeterd. Bij het aanmaken krijg je nu een takenpopup waarbij alle velden ingevuld en bestanden direct toegevoegd kunnen worden.

Werkbonnen zijn uitgebreid met prioriteit. (Waarden: Kritiek, Hoog, Normaal, Laag). De prioriteit op de werkbon gebruiken om de prioriteit van een een taak onder die werkbon mee voor in te vullen. Het werkbonnen overzicht en filteropties hierop uitbreiden met prioriteit. Op de werkbonplanning (personeel/bedrijfsmiddel) ook prioriteit toevoegen in onderste filter.
Projecten/Werkbonnen/Wijzigen: Contactpersoon relatie dropdown is toegevoegd aan alle contactpersoon blokken (contactpersoon relatie, contactpersoon op locatie of bij een werkbon van type transport de contactpersoon op laadlocatie en op loslocatie)

Projecten

Projectdetailkaart: Contactpersonen die zijn aangevinkt bij het project worden nu getoond op de projectdetailkaart (onder projectleiders). De contactpersonen zijn klikbaar en tonen in een popup de contactgegevens.
Projectactiviteit en Werkbon Begrotingen kunnen zonder weekend ingevoerd kunnen worden. Achter de begrotingsregel is een vinkje ‘Weekend meeplannen’ toegevoegd. Standaard is zonder weekenden begroten, de gebruiker moet het vinkje aanzetten om het weekend mee te nemen. (Dit werkt alleen bij systeeminstelling: Begroten op periode). Ook toepassen op planningsaanvraag op planning en op mobiele weergave. Let op mobiele weergave planningsaanvraag bestaat nog niet in de nieuwe mobiele weergave, moet nog gekopieerd worden vanuit de oude mobiele weergave. De knop toevoegen aan plusknopje op de werkbondetail en projectactiviteitdetail op mobiel Patch maken voor alle bestaande begrotingen om de waarde ‘Weekend meeplannen’ standaard op true te zetten.
In het scherm Project/Wijzigen in de projectstatus dropdown is de status Gesloten weggehaald, zodat het niet meer mogelijk is op deze manier een project te sluiten. Een gebruiker moet dit via de knop Project Sluiten doen. Achtergrondinformatie: Project sluiten kan nu op twee manieren: Via de knop sluiten en door het project/wijzigen en dan status sluiten te kiezen. Een project mag alleen nog gesloten worden met de knop. Let op! een projectactiviteit moet nog wel op deze manier gesloten kunnen worden.
Nieuwe rapportage Werkbonboekingen: Projecten/Rapportage/Werkbon Artikelboekingen. Dit rapport toont geboekte artikeldeclaraties op werkbonnen in aangegeven periode van project moet met totaalbedrag (artikelprijs * aantal) getoond worden. Totaal van bedragen op onderste regel.
Werkbonrapport koppelen functionaliteit op factuurscherm vanuit werkbon toevoegen.
Rapportage Projectboekingen Totalen: Excel Export: Bij bedrijfsmiddeluurboekingen de notitie van de uurregel toevoegen aan de omschrijving.
Projecten/Project/Artikeldeclaratiesbeheren de werking van dit scherm is gelijk gemaakt aan Projecten/Werkbonnen/Artikeldeclaratiesbeheren.
Kosten/opbrengstregels kunnen nu handmatig op gefactureerd gezet worden in het financiële overzicht. Hierdoor zullen deze kostenregels niet meer aangeboden worden bij het maken van een nieuwe factuur. In het kostenregeloverzicht is zichtbaar of een regel al gefactureerd is. Deze boeking verdwijnt ook uit het rapport Onderhanden werk.

SCRUM

Bij het aanmaken van een taak op het scrumbord kan nu direct een bestand toegevoegd worden.

CRM

Verbeterde weergave van de relatiedetailkaart. Crediteur en Debiteur zijn samengevoegd op de relatie.

Bij de klant kan nu aangegeven worden of hier bij facturatie een mandagenregister meegestuurd moet worden. Bij de facturatie wordt dit vervolgens direct goed ingesteld.
Op relatieniveau kan aangegeven worden welke conceptfactuur- en factuurtemplate gebruikt dient te worden. Bij de facturatie wordt deze vooraf ingevuld, maar kan op dat moment nog gewijzigd worden.

Inkoop

Inkooporder aanmaken: De velden vestiging/administratie en project werkten niet goed. Vestiging staat op verkeerde plek, dit lijkt nu het afleveradres. Veld vestiging is verplaatst naar boven het project. Na kiezen van het project moet vestiging en administratie vooringevuld worden met de vestiging en administratie van het project. Er is validatie toevoegd als er een inkooporder opgeslagen wordt waarbij de vestiging en administratie niet aan elkaar gekoppeld zijn, deze foute combinatie mag niet opgeslagen worden.
Inkoopartikelen/Inkoop: Nieuw artikel toevoegen. Vinkje actief standaard aangezet.
Inkoop/artikelen/nieuw: het veld Levertijd is standaard gevuld met 0
Inkoop/artikelen/nieuw: Crediteur artikelnr. is niet meer verplicht gemaakt.
Inkooporderdetailkaart: Contextmenu item toegevoegd aan de leveringen met knop wijzigen. Hier is het leveringen scherm (/Inkoop/inkooporders/leveringenartikel?order=) achter gehangen zodat het mogelijk wordt een bestand toe te voegen aan de levering.
Inkoop/Leverancier: Hier kan nu het grootboek voor inkoop op vastgelegd worden.

Inkoop/Inkooporders: Toon ook verzonden filter toevoegen en kolom toevoegen of order verzonden is (Inclusief verzonden filter). Toevoegen status Bevestigd aan statussen na Concept. Dit moet een handmatige actie zijn (knop) via de order detail als de order al verzonden is.
Mogelijkheid voor standaard algemene voorwaarden meesturen bij een bestelling (Altijd meesturen wanneer deze geüpload zijn). Algemene voorwaarden kunnen bij de vestiging geüpload kunnen worden.
Mogelijkheid voor standaard document (Bijvoorbeeld WKA = Wet Keten Aansprakelijkheid) meesturen bij een inkooporder ( vink optie tijdens aanmaken). Document moet geupload kunnen worden bij de vestiging. Tijdens verzenden kunnen kiezen of dit meegezonden moet worden.
Extra filter Projectleider/Leverancier toegevoegd op pagina inkooporders voor projectleiders van de gekoppelde projecten.
Aantallen zichtbaar maken bij inboeken inkoopfactuur. Aantallen en eenheidsprijs worden ook opgeslagen in de database en wijzigbaar. Ook aanpassen inlezen van xml. Standaard exports en exact online koppeling zijn ook aangepast.
Inkoop/Leveringen: Kolom Vestiging toevoegen aan leveringen overzicht. (tussen Project en Datum). Validatie toevoegen na selectie van leveringregels en drukken op knop ‘Maak factuuropdracht’: valideren op administratie van de inkooporders, alle leveringen dienen zelfde administratie te hebben. Melding: Niet alle leveringen hebben dezelfde administratie.
Extra entiteit toevoegen boven de leveringen (leverregels). Entiteit is voor normale inkooporders (geen type inhuur). Velden zijn: Datum, Leverbonnummer (van leverancier), Omschrijving en Bestand. Één leverbon heeft 1-n leverregels. Desktop en Mobiele weergave aanpassen zodat de leverbon toegevoegd kan worden en oude leveringen patchen.
Inkoop/Inkooporders: Extra controles toegevoegd bij het verwijderen van een inkooporderregel. Als er een levering is gemaakt of een factuurregel is gekoppeld aan een inkooporderregel dan kan deze niet meer verwijderd worden. Nadat de levering of factuur verwijderd is kan dit weer wel.
Inkoop/inkooporders: Er is een opmerking toegevoegd aan een inkooporderregel. Deze opmerking is ook doorzoekbaar in het systeem.

Inhuur

Inhuurtarieven van bedrijfsmiddelen (productgroepen) en functietarieven vastleggen op leverancier. Door middel van inhuurvoorwaarden voor functies en productgroepen te maken. Op het scherm CRM/Relaties een extra tabblad toevoegen ‘Inhuurvoorwaarden’ (op CRM/Relaties na het tabblad beoordelingen). Hieronder de functie inhuurvoorwaarden en productgroep inhuurvoorwaarden tonen.
Automatisch inhuurorders aanmaken na week sluiten. Nieuwe instelling onder Instellingen/Uren “Inhuurorder automatisch aanmaken na week sluiten”. Deze instelling zorgt ervoor dat na het verantwoorden en goedkeuren van uren van een extern (ingehuurd) bedrijfsmiddel of personeelslid automatisch de inkooporder aangemaakt wordt met de productgroeptarieven en functietarieven die op de leverancier zijn vastgelegd. Let op! niet onbeperkt orders aanmaken, controleren of er voor het betreffende project en leverancier al een inkooporder bestaat en indien dat het geval is de inkooporderregel toevoegen aan de bestaande inhuurorder.

Planning

Planning/Personeel: De popup om bedrijfsmiddelen te selecteren is vervangen door een planoverzicht van bedrijfsmiddelen. Zo zie je meteen of het middel dat je wilt inplannen ook daadwerkelijk beschikbaar is.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddelen: In de onderste bak in het tabblad werkbonnen. Bij de drie puntjes voor een werkbon (contextmenu) de optie Kopieer werkbon toevoegen. Werkbon kopiëren volgens de bestaande werkbon kopiëren functionaliteit zoals in het werkbonnenoverzicht.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddelen: In de onderste bak in het tabblad werkbonnen. Bij de drie puntjes voor een werkbon (contextmenu) de optie Werkbon wijzigen toevoegen. Werkbon wijzigen popup openen zoals bij contextmenu op planitem van werkbon.

Planning/Planitem/Info: Vanuit info doorklikken naar project/projectactiviteit.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: Op beide planningen in onderste bak Werkbonnen filteropties uitbreiden met Prioritiet.

Planning/Bedrijfsmiddel: mogelijk maken dat direct een afwijkend tarief gekozen kan worden in de agendaitem popup.

Planning/Werkbon wijzigen popup/Tabblad artikeldeclaraties: Slim zoeken is toegevoegd op de dropdown van de artikelen.

Administratie

Administratie/Inkoopfacturen: Bij het inboeken van een inkoopfactuur wordt een vestiging gekozen. De popups van leveringen en inkooporderregels zijn beperkt op de gekozen vestiging. De gebruiker mag alleen de inkooporders van de eerder gekozen vestiging zien. Bij het opslaan van de inkoopfactuur moet een validatie op administratie voor alle geselecteerde inkooporderregels of leveringen en de inkoopfactuur, deze moeten overeenkomen. Melding bij afwijkende administratie: ‘De inkoopfactuur heeft een afwijkende administratie t.o.v. van de geselecteerde inkooporder.’
Administratie/Inkoopfacturen: Een inkoopfactuur kan vanaf nu verwijderd worden zolang deze nog niet is goedgekeurd. Hiervoor is een extra rol gemaakt in de instellingen.

Kostenregels/factuurregels: Als er meer gefactureerd wordt dan er aan uren geboekt wordt dan komt er een negatieve boeking te staan. Deze wordt vervolgens op de volgende factuur weer meegenomen. Als er meer gefactureerd word dan er geboekt is de regel als gefactureerd markeren (er worden geen negatieve regels in het facturatieoverzicht meer getoond, dus ook niet op het rapport Onderhanden Werk).
Kostenregels kunnen nu handmatig op gefactureerd gezet worden in het financiële overzicht onder het project. Hierdoor zullen deze kostenregels niet meer aangeboden worden bij het maken van een nieuwe factuur. Ook het rapport Onderhanden werk zal deze kostenregel niet meer tonen.

Mandagen register kan nu ook bij fixed price projecten meegestuurd worden.
Op de functie is een optie toegevoegd (Toon op mandagenregister) om de geboekte uren van deze functie niet mee te op het mandagenregister.

Administratie/Verkoopfactuur: G-Rekening basisbedrag voor berekening aan kunnen passen. Na selectie van het vinkje Gebruik G-rekening staat het basisbedrag voor de berekening standaard op het totale factuurbedrag. Bevat je factuur naast manuren ook machineuren dan kun je handmatig de basis voor de berekening aanpassen. Het percentage wordt berekend over het basisbedrag.

Meerdere verkoopfacturen in één keer aanmaken in conceptstatus, oftewel factuurrun functionaliteit. Op het scherm Administatie/Verkoopfacturen is een nieuwe knop ‘Genereer facturen’. Na drukken op deze knop kom je in een nieuw scherm om van alle openstaande boekingen in een periode in één keer een factuur te maken in conceptstatus.

Druk op Filters en doorloop de volgende stappen:

kies de periode die je wilt gaan factureren (Deze staat standaard op de voorlaatste maand).
Kies de Vestiging die je wilt gaan factureren. (deze filtert de projecten)
Kies de Projectsoort die je wilt gaan factureren. (deze filtert de projecten)
Klik Filters toepassen, de lijst is nu gefilterd op projecten van de geselecteerde projectsoort en vestiging. De boekingen onder deze projecten zijn gefilterd op de periode.

In het volgende scherm:

Kies de administratie waar alle facturen in aangemaakt moeten worden.
Kies de factuurdatum voor alle facturen.
Kies het ‘Heeft akkoord van klant nodig’ om de conceptfactuur te kunnen mailen naar je opdrachtgever ter goedkeuring.
Druk nu op de knop ‘Genereer’ en Cleverdesk zal voor al je projecten een conceptfactuur maken.
In het scherm Administratie/Verkoopfacturen staan al deze conceptfacturen nu klaar om gecontroleerd te worden.

Klik op het (concept)factuurnummer, je krijgt dan de factuur te zien inclusief de bijlagen in een voorbeeld. De conceptfactuur kan gewijzigd worden en deze wijzigingen zijn dan direct zichtbaar. Druk tenslotte op goedkeuren om de factuur definitief te maken.

Persoonlijk

Onder de saldodetails staat bij Persoonlijk onder het overzicht nu aangevraagd en goedgekeurd verlof getoond.

QHSE

Bij het toevoegen van taken onder Werkplekinspecties kan nu een deadline, verantwoordelijke en prioriteit toegevoegd worden.

Relatieportaal

In het relatieportaal is een nieuw rapport toegevoegd om geaccordeerde uren terug te zien: Rapportage/Geaccordeerde uren
In het relatieportaal is het niet meer mogelijk om bepaalde links te klikken waar de gebruiker geen rechten voor heeft. Dit betekent dat relaties die ingelogd zijn meer verwezen worden naar de inlogpagina.

App weergave

In de mobiele weergave kunnen onder de Plus-knop vanaf deze versie ook Meldingen aangemaakt worden.

Een update van de iOS app i.v.m. inlogproblemen.

Standaard koppelingen

Uitgestelde omzet en kosten boeken (transitorische posten). Vanaf Cleverdesk 4.2.1 is het mogelijk om uitgestelde omzet en kosten te boeken en via de koppeling aan Exact Online door te geven. Dit kan ingeschakeld worden door in de Systeeminstellingen onder het menu Administratie de volgende optie in te schakelen.

Bij het inboeken van de inkoop- en verkoopfactuur krijg je dan de optie om de factuur in een Afwijkende periode te boeken. Deze optie verschijnt naast de factuurdatum.

Als dit is aangevinkt dan verschijnt achter de factuurregel een datum icoon. Door hier op te klikken is de periode in te vullen. Is er geen periode ingevuld dan krijgt de factuurregel dezelfde datum als de factuur. Aan het datumicoon is te zien of er een periode is ingevuld.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl