4.3 Birchwood

De highlights van deze nieuwe versie!

Compleet nieuwe verhuurmodule

Nieuwe accordeermodule

Inkooporders accorderen

Contactpersonen zoeken in de app

Vrije velden op Relaties, Projecten, Personeelsleden

Waarschuwing! In deze versie wordt een nieuwe accordeerflow voor inkooporders geïntroduceerd. Om een goede overgang te garanderen zullen alle reeds bestaande inkooporders automatisch goedgekeurd worden tijdens de update. Hierna kan de nieuwe functionaliteit ingeschakeld worden en vanaf dat moment moeten de nieuwe inkooporders goedgekeurd worden via de accordeermethodiek. Het gebruik van deze functionaliteit is optioneel.

De oude mobiele weergave is verwijderd.

Vanaf Cleverdesk 4.3 zal de oude mobiele weergave niet meer beschikbaar zijn. Zet vanaf nu al je medewerkers over op de nieuwe app-weergave of laat ze de CleverApp downloaden in de Appstore (iOS) of de Play store (Android). Medewerkers die de oude weergave nog gebruikten zullen vanaf nu automatisch de nieuwe weergave te zien krijgen. Voor meer informatie bezoek de Supportal

Releasenotes Cleverdesk versie 4.3 Birchwood

Nieuw: Compleet nieuwe verhuurmodule

De afgelopen maanden zijn we druk bezig geweest met het realiseren van een nieuwe module, namelijk de Verhuurmodule. Deze module biedt geavanceerde mogelijkheden als het gaat om onbemande verhuur. Deze module bestaat onder andere uit de volgende onderdelen:

Aanvragen
Begrotingen en planning
Laadlijsten
Contracten
Inhuur en doorverhuur

Nieuw: Accordeermodule

Het is vanaf nu mogelijk om per functie een andere accordeervolgorde in te stellen. Is er niets ingesteld op de functie dan zal de standaardsysteeminstelling gebruikt worden. Hiermee kun je als bedrijf bijvoorbeeld je machinisten en grondwerkers laten accorderen door de uitvoerder en/of teamleider en de chauffeurs door de planner. Om in te richten hoef je alleen in Stamgegevens/Functies bij de afwijkende functies een andere volgorde in te stellen. De bestaande accordeerschermen zijn zo aangepast dat je altijd de juiste uren aangeboden krijgt om te accorderen.

Nieuw: Inkooporders accorderen

Met de introductie van de nieuwe accordeermodule is het mogelijk om vanuit het accordeerscherm ook relevante inkooporders te accorderen. Bij het aanmaken van een inkooporder is het nu verplicht om het veld van de ‘Accordeerder’ in te vullen. Vervolgens zal de aangewezen persoon vanuit de Accordeermodule deze inkooporder kunnen goedkeuren.

Nieuw: Contactpersonen opzoeken in de mobiele weergave/CleverApp

Vanaf versie 4.3. is het mogelijk om in de mobiele weergave of vanuit de CleverApp contactpersonen op te zoeken en direct te bellen. Hiervoor is het van belang dat er contactpersonen zijn geregistreerd op de relatie met een geldig telefoonnummer.

*Contactpersonen opzoeken in de CleverApp*

Nieuw: Vrije velden op Relaties, Personeelsleden, Projecten en Werkbonnen.

Een veelgevraagde optie is om zelf vrije velden te kunnen toevoegen in het systeem. Deze zijn nu beschikbaar gemaakt voor de eerste entiteiten. Ga naar Stamgegevens/Vrije velden om de velden per entiteit te configureren. Er zijn verschillende opties voor het configureren van vrije velden.

Overige wijzigingen

Stamgegevens/Instellingen

Instelling voor het gelijk houden van Debiteur- en Crediteurnummer indien één van deze gegenereerd moet worden. Als deze instelling aanstaat, wordt op basis van de invoer het andere nummer gevuld.
Stamgegevens/Uursoorten: Vinkje zichtbaar om een uursoort inactief of actief te markeren en het overzicht van uursoorten te filteren op alleen actieve uursoorten.
Instellingen/Standaard teksten: Een extra standaard mailtekst toegevoegd om het planitem te verzenden naar de medewerker vanaf de planning met variabelen. De volgende variabelen in de mail beschikbaar gemaakt: Informatie van het planitem zodat het mailtje voldoende informatie bevat voor de ingehuurde medewerker.

Persoonlijk

Bij het boeken van uren springt de cursor automatisch naar het volgende blok als er een uren of minuten ingevuld zijn. TIP: Vul 8 uur in als 08 en je hoeft niet in het volgende blok te klikken. Dit werkt alleen bij de instellingen ‘Uren boeken op begin- en eindtijden’.

HRM

HRM/Rapportage/Onvolledige week: Dit overzicht onthoud nu de laatste sortering. Als je als gebruiker dit overzicht opnieuw opent zal de laatste sortering getoond worden.

Accorderen

Het dagrapport van het project is verder uitgebreid met leveringen, notities, meldingen en voorraadartikelen. Het bevat nu een compleet overzicht van alles wat er op die betreffende dag op het project is gebeurd. Daarnaast kan de projectleider of uitvoerder in dit dagoverzicht nu boekingen toevoegen voor personeelsleden en bedrijfsmiddelen die op zijn project hebben gewerkt. Er is een optie om de geplande uren zichtbaar te maken door middel van een filter. Door op het weekoverzicht op een dag te klikken, kom je bij het dagrapport.
Alle te accorderen items zijn samengevoegd in de nieuwe accordeermodule. Alles wat de ingelogde gebruiker moet accorderen staat op één plek. Inkooporders, Inkoopfacturen, Verkoopfacturen, Verlof aanvragen en Bondeclaraties. Voor de overzichtelijkheid is er een nieuw dashboarditem met alle totalen die de gebruiker snel naar het juiste menu doorverwijst.

Magazijn

Het is nu mogelijk om vanaf een artikeldetail-kaart naar de voorraadmutaties te gaan en daar een voorraadmutatie te verwijderen.
Desktop: Magazijn/Uitchecken: Er is een knop toegevoegd in het scherm van Magazijn/Uitchecken en Magazijn/Inchecken, namelijk ‘Uitchecken en volgende’ en ‘Inchecken en volgende’.

Uitchecken en volgende

Magazijn/Laadlijsten: Functionaliteit uit de verhuur module is toegevoegd aan de laadlijst onder magazijn.
1) Laadlijst overzicht: Het label ‘Gemarkeerd’ is hernoemd naar: ‘Afgerond’
2) Laadlijst overzicht: Er is een contextmenu-item toegevoegd voor ‘Markeer als geladen’ om handmatig een laadlijst af te ronden.
3) Laadlijst detailkaart: Hier is de optie toegevoegd om de laadlijst toe te wijzen aan een personeelslid.

Werkbonnen

Projecten/Werkbonnen overzicht: Het filter op de begin- en einddatum is hersteld zodat na het ‘Opslaan’ de juiste resultaten worden getoond.
Projecten/Werkbonnen: De gebruiker kan notities onder werkbonnen inzien, wanneer deze qua rechten notities bij werkbonnen mag inzien. Dit was voorheen beperkt indien de rechten hiervoor onder CRM niet waren toegekend.

Projecten

Projecten/Project/Detail: Op de projectdetailkaart van het type werkbon-project is het blok notities zichtbaar gemaakt, zoals bij een standaard project.
Project/Projectactiviteit: Op de projectactiviteit is het blok van inkooporders toegevoegd waarin je nu een inkooporder kan toevoegen. Na het toevoegen is de projectactiviteit vooraf ingevuld.
Werklocaties zijn vanaf nu ook te gebruiken op projectactiviteiten op dezelfde manier als op een werkbon. Werklocaties zijn te beheren vanaf de relatiedetailkaart of onder het menu Projecten/Werklocaties.

CRM

Nieuw rapport met alle contactpersonen inclusief e-mail en telefoonnummers. Optioneel zijn in dit rapport ook alle eigen personeelsleden zichtbaar te maken.
CRM/Offerte: Het is nu mogelijk om een offerte aan te maken voor een relatie in Cleverdesk zonder deze relatie een debiteur- of crediteurnummer.
CRM/Relatie wijzig en detailkaart en Inkoop/Leverancier wijzig en detailkaart: Op de leveranciersdetailkaart de mogelijkheid toegevoegd om een standaard inkooporder PDF-template vast te leggen.
CRM/Relatie/Opslaan Leveringsvoorwaarden: browsersuggestie weggehaald bij datumpickers. Naam van de leveringscondities kan gewijzigd worden.
Mogelijk gemaakt om contactpersonen en relaties op te zoeken in de mobiele weergave of CleverApp. Er is een nieuw menu item CRM. Contactpersonen kunnen hier snel gezocht worden en direct gemaild of gebeld worden vanuit de app.

CRM/Relaties: Naast de vrije velden is er
1) een extra veld toegevoegd voor relatietyperingen.
2) een rapportage beschikbaar gesteld met de omzet per relatie via CRM/Rapportage.

Inkoop

Een inkooporder kan gesloten en heropend worden: Er is een knop beschikbaar gesteld voor het sluiten van de inkooporder. Deze sluiten knop geeft een ‘Weet u het zeker?’-pagina en er komt een waarschuwing als niet alles geleverd is. Ook komt er een waarschuwing als niet alles gefactureerd is en/of alle facturen goedgekeurd zijn. In beide gevallen geldt dat de meldingen het sluiten niet blokkeren.
Een knop ‘Heropenen’ wordt getoond als de inkooporder is gesloten. Er is een extra rol voor beschikbaar gesteld: ‘Mag inkooporder heropenen’.
E-mailadressen die geselecteerd moeten kunnen worden om de inkooporder naar toe te sturen zijn toegevoegd: ‘e-mailadres voor inkooporders van leverancier’ en ‘e-mailadres van ingeplande medewerker’.
Inkoopboekingen op basis van de factuur worden vanaf nu met aantallen geregistreerd in de kostenregels. Dit houdt in dat het projectboekingen totalen en het kostenregeloverzicht zijn verbeterd en meer informatie over inkoop bieden.
Leveringsvoorwaarden en leveringsvoorwaardentariefblad kunnen nu vanuit de Relatie detailkaart worden bewerkt.
De valuta van een nieuwe inkooporder is afhankelijk gemaakt van landcode van de leverancier.
Inkoop/Inkooporder wijzigen: Bij het aanmaken van een inkooporderregel wordt standaard het grootboek van de leverancier gevuld bij aanmaken van een nieuwe regel.
Inkoop accorderen: Er is een systeeminstelling om de inkoop te laten accorderen. Als deze systeeminstelling wordt ingeschakeld dan komt op de personeelsdetailkaart een maximum inkoopbedrag. De inkooporders staan in de accordeermodule bij degene die deze dient te accorderen.

Inhuur

Versturen van inhuurorder vanaf de personeels- of bedrijfsmiddelplanning: Na het maken van een inhuurorder op de planning, komt er een extra contextmenu item, ‘verstuur inhuurorder’.
Zodra je een losse inkooporder toevoegt en kiest voor het type ‘Inhuur’ zal Cleverdesk de geregistreerde middelen, functies en artikelen laden in de drop-down.

Planning

Planning/Personeel: De pop-up om bedrijfsmiddelen te selecteren is vervangen door een planoverzicht van bedrijfsmiddelen. Zo zie je meteen of het middel dat je wilt inplannen ook daadwerkelijk beschikbaar is.
Planning/Personeel: Ingepland personeelslid met een (via de planning) gekoppeld bedrijfsmiddel (verantwoordelijke). Klik op contextmenu-item Bedrijfsmiddelen: De meegeplande bedrijfsmiddelen worden bovenaan getoond. (personeelslid is verantwoordelijke voor bedrijfsmiddel).
In de werkbon popup op de planning is vanaf nu ook een notitie in te zien en toe te voegen. Deze notities zijn ook zichtbaar op de Relatiedetailkaart en Werkbondetailkaart.

Administratie

Uitgestelde omzet en kosten mogelijk gemaakt. Er is bij Instellingen een instelling gekomen onder het tabblad ‘Administratie’ genaamd; “Periodes op inkoop- en verkoopfactuurregels kunnen ingeven”. Wanneer deze instelling aan staat is het mogelijk om op zowel inkoopfactuurregels als verkoopfactuurregels een optionele van- en tot-datum op te geven. Deze zijn optioneel. Echter: als ‘van’ ingevuld wordt, moet ’tot’ ingevuld worden. Deze periodes worden in de standaard koppelingen met financiële pakketen meegestuurd. o.a. in de Exact Online koppeling.

Instellingen/Administratie

Zet eerst de instelling aan.

Kies vervolgens bij de factuur het vinkje ‘Afwijkende periode’

Achter iedere factuurregel verschijnt nu een datumpicker. Na drukken op het icoontje kun je een periode ingeven.

Inkoopboekingen op basis van de factuur worden vanaf nu met aantallen geregistreerd in de kostenregels. Dit houdt in dat het projectboekingen totalen en het kostenregeloverzicht zijn verbeterd en meer informatie over de inkoopboekingen.
De dashboard items ‘Omzet per periode’ en ‘Kosten per periode’ zijn nu te filteren op administratie.

Appweergave

Bij het invoeren van tijden in de volgende schermen springt de cursor automatisch over van uren naar minuten:
1) App weergave: Scherm Uren verantwoorden (ook bedrijfsmiddeluren)
2) Desktopweergave: Personeelsuren verantwoorden – pop-up en bedrijfsmiddeluren verantwoorden – pop-up.
In het contextmenu (de blauwe plusknop) op project en werkbon is het menu item ‘Werkplekinspectie maken’ toegevoegd. Deze knop staat nu alleen in QHSE en is afhankelijk van de rol ‘Mag werkplekinspectie toevoegen’.
De knop Formulieren is ook onder het contextmenu van de werkbonnen-detailpagina beschikbaar gemaakt. Onder persoonlijk vind je hiervoor de twee nieuwe rollen:
1: Werkbon formulier wijzigen
2: Werkbon formulier invullen
Laadlijstoverzicht aangepast. Als de laadlijst aan een werkbon i.p.v. een project hangt dan toont Cleverdesk ook de werkbonnaam. De laadlijst is ook zichtbaar op de detailkaart onder een nieuw tabblad ‘Laadlijsten’.

Onderhoud

Onderhoud/Rapportage/Bedrijfsmiddelen: De filters in dit rapport zijn uitgebreid met ‘Onderdeel van’. Hier wordt een bedrijfsmiddel-dropdown getoond. Vervolgens wordt het rapport gefilterd op alle bedrijfsmiddelen die onderdeel van dit hoofdbedrijfsmiddel zijn. Daarnaast is de lijstweergave uitgebreid met een extra kolom: Productgroep.
Onderhoud/Rapportage/Onderhoudskosten: Het veld SKU is klikbaar gemaakt en leidt naar de bedrijfsmiddeldetailkaart .

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl