4.4 Mangrove

De highlights van deze nieuwe versie!

De accordeermodule gaat de oude accordeerschermen vervangen

Standaard koppeling met Snelstart

Aangepaste tariefinstelling, altijd actuele tarieven op je project

Boeken en factureren van productie op projecten

Nieuwe werkbonplanning

QHSE verbeteringen

Vanaf 4.4.1 komt daar nog bij!

Toeslagen functionaliteit voor de actuele brandstoftoeslag

Nieuwe CUF importer op Projecten en Offertes

Werkbon weekoverzicht in de accordeermodule

Taken afhandelen in de App

Werkbonroutes tonen op de landkaart

Releasenotes Cleverdesk versie 4.4 Mangrove

Let op! De accordeermodule gaat de oude accordeerschermen vervangen

Het dashboarditem met te accorderen uren is verdwenen en compleet vervangen door de accordeermodule. Had je de accordeermodule nog niet dan zal deze vanaf versie 4.4 geactiveerd worden. Je dient deze module nog wel op te nemen in de rechten en rollen van de medewerkers die uren mogen en moeten accorderen.

Klik hier voor meer informatie over de accordeermodule.

Dit zorgt ervoor dat het dashboard bij alle gebruikers sneller zal laden. Gebruikers kunnen er zelf voor kiezen om de nieuwe dashboarditems van de accordeermodule te tonen op hun algemene dashboard door op de knop ‘Toon op dashboard‘ te klikken.

Nieuw: Standaard koppeling met Snelstart

Cleverdesk kan met vrijwel elk boekhoudprogramma gekoppeld worden, maar vanaf versie 4.4 hebben wij echter een standaard koppeling met SnelStart voor het het exporteren van factuurregels (inkoop en verkoop). Interessant voor jouw organisatie? Neem contact op met het Customer Success Team voor de details en inrichting.

Nieuw: Aangepaste tariefinstelling

Deze instelling bepaalt de manier waarop de tarieven op het project komen. De standaard instelling is dat tarieven van de gekozen tariefkaart naar het tariefblad van het project worden gekopieerd. De nieuwe instelling zorgt ervoor dat bij elke boeking eerst gekeken wordt naar de tariefafspraak op het tariefblad van de relatie. Staat een tarief niet op dit tariefblad? Dan gaat Cleverdesk uit van het standaard tarief.

Nieuw: Productie factureren

Het is vanaf nu mogelijk productie te factureren door middel van een productiestaat, de productiestaat kan als bijlage bij de factuur gevoegd worden. Hiervoor zijn de productie-eenheden uitgebreid met een prijs per eenheid.

Ten eerste dien je de productie per projectactiviteit aan te maken, dit kan door middel van de import uit je calculatie met een .CUF bestand of door ze handmatig te maken. Ga hiervoor naar de projectactiviteit en druk op wijzigen. Helemaal onderaan de pagina staan nu de productie eenheden. Er zijn direct grootboeken en bewakingscodes toe te voegen aan je productie, deze zijn niet verplicht.

Na opslaan is de stand van de productie zichtbaar onder het tweede tabblad Productie-eenheden. Klik hier op de knop Boek productie eenheden om de productie in een bepaalde periode te boeken.

Geef in dit scherm aan hoeveel er in de voorgaande periode is geproduceerd. Eventueel is hier een opmerking toe te voegen.

Nadat je op het project hebt aangegeven wat de productie in een bepaalde periode is worden deze productie-eenheden getoond op je facturatiescherm en kun je de productie selecteren en als bijlage bij de factuur toevoegen.

Selecteer de productie die je wilt factureren en druk op ‘Nieuwe factuur aanmaken’

Kies een factuurtemplate en kies ‘Productievoortgang toevoegen’ om een template voor de productiestaat te selecteren. Klik op factuur opslaan en je zult in het factuurscherm het voorbeeld van de productiestaat bijlage zien.

Nieuw: Werkbonplanning

De nieuwe werkbonplanning in Cleverdesk is één van de grootste verbeteringen van deze release. Op dit nieuwe planning scherm vind je in één overzicht de aangemaakte werkbonnen en welke resources hierop ingepland zijn. Daarnaast kan je eenvoudig nieuwe werkbonnen aanmaken en registreer je bijvoorbeeld ook de inhuur van materieel en/of mensen vanaf deze planning.

Nieuw: QHSE verbeteringen

Er kunnen nu PDF-bestanden gemaakt worden van meldingen en werkplekinspecties, hiervoor is de PDF-editor uitgebreid. Daarnaast kunnen toolboxmeetings nu digitaal gevolgd en bevestigd worden. Voor de QHSE/KAM-manager zijn er betere overzichten en rapportages om de voortgang te volgen.

Nieuw vanaf 4.4.1: Brandstoftoeslagen toevoegen op tarieven

In Stamgegevens/Standaard Tarieven is een extra tabblad toeslagen toegevoegd. Hier kan het type toeslag en periode geconfigureerd worden. Deze toeslagen kunnen vervolgens in het tabblad Productgroeptarieven gekoppeld worden aan de productgroepen waar deze toeslag voor geldt.

Nadat een toeslag gekoppeld is zal na het maken van een uurboeking op het bedrijfsmiddel de toeslag toegevoegd worden indien de uurboeking wordt goedgekeurd. De toeslagen komen dan in de CKR (Centrale kostenregistratie) op het project en zijn vervolgens te factureren. Op de factuur zal de toeslagregel onder de bedrijfsmiddel factuurregel komen.

Overige wijzigingen

Stamgegevens/Instellingen

Stamgegevens/Algemeen: Het maximum aantal resultaten van de overzichten zijn te vergroten. De standaard instelling is 1000. Heb je bijvoorbeeld veel meer leveranciers dan kun je dit aantal groter maken. Let op! dit zal de overzichten wel wat trager maken bij het laden van de pagina.

Stamgegevens/Vrije velden: Net als voor personeelsleden, projecten, activiteiten en relaties is het nu ook mogelijk om vrije velden toe te voegen op bedrijfsmiddelen, werkorders en artikelen.
Stamgegevens/Standaard tarieven: In de standaard tarieven is het nu mogelijk om onder de productgroepen direct het vinkje aan te zetten voor ‘Weekendinzet’.
Stamgegevens/Vestigingen: Het inleesbestand van personeelsleden is uitgebreid met twee extra kolommen.
Stamgegevens/Formulieren: Bij vragen met Radiobutton of Selectlist optie is de standaard waarde te selecteren of uit te zetten. Zo is bij een Ja/Nee vraag niet altijd het eerste antwoord meer ingevuld.

Stamgegevens/Formulieren: In de formulieren is bij het maken van foto’s de compressie in te schakelen. Een lage compressie betekent een hoge kwaliteit van de foto.

Stamgegevens/PDF-templates: Er zijn editors toegevoegd voor Meldingen en Werkplekinspecties.
Stamgegevens/PDF-templates: Het is nu mogelijk om condities te zetten door op een lege waarde van een variabele te controleren. In onderstaand voorbeeld wordt het veld waarin staat Uw Referentie alleen getoond als de variabele Projectreferentie gevuld is (dus niet gelijk aan een lege string of null).

Instellingen/Administratie: De factuurregel formattering voor artikelen is uitgebreid met het SKU van de artikelen.
Instellingen/Planning: Planning pas zichtbaar na vrijgeven. Deze werkt alleen als er gebruik gemaakt wordt van de werkbonplanning. De ingeplande werkbonnen zijn dan pas zichtbaar bij de medewerker in zijn app als de planning is vrijgegeven.
Instellingen/Overig/Magazijn: De instelling laadlijst automatisch afronden zorgt ervoor dat de laadlijst na het scannen van het laatste item automatisch de status afgerond krijgt.

Instellingen/Overig/Project: Tariefstructuur instelling. Deze instelling bepaalt de manier waarop de tarieven op het project bepaald worden. De standaard instelling is dat de tarieven van de gekozen tariefkaart gekopieerd worden naar de projecttariefkaart, indien een tarief niet op de projecttariefkaart staat dan zal tijdens het maken van een boeking het tarief van de standaardtarieven opgehaald worden. De afwijkende instelling zorgt ervoor dat tarieven niet automatisch naar het project gekopieerd worden en tijdens het maken van de boeking zal dan altijd de in de periode geldige Relatietariefkaart gehanteerd worden. Er mogen dan niet twee relatietariefkaarten geldig zijn in dezelfde periode. Staat een tarief niet op deze Relatietariefkaart dan zal het standaardtarief gehanteerd worden.

Accorderen

In de accordeermodule is het nu mogelijk om bij het accorderen van bedrijfsmiddeluren op een werkorder nog het tarief aan te passen. Dit tarief dient wel bekend te zijn op de productgroep waar het bedrijfsmiddel onder valt.
Het dagrapport is uitgebreid met bedrijfsmiddelen en artikelen die in de verhuur staan.
De accordeermodule vervangt de oude accordeerschermen.
Gebruik vanaf nu de dashboarditems van de accordeermodule. Het dashboarditem met Te accorderen uren is voor personen die als accordeerder van uren zijn gekoppeld aan personeelsleden. Zij zien een complete weekstaat van het personeelslid.

Het dashboarditem met Te accorderen weekrapporten is voor de uitvoerder (teamleider) en projectleider van een project. Zij zien in het dagrapport waar naar doorgelinkt wordt alles wat er op die dag op het project is gebeurt en kunnen in één keer de hele dag goedkeuren.

Wil je alleen zien wat je moet accorderen? Zet dan in de filters ‘Toon alleen te accorderen uren’ aan. Je ziet dan niet de complete weekstaat of dagrapport, maar alleen de uren die je nog niet hebt geaccordeerd.

Vanaf 4.4.1: Tijdens het accorderen van verlof is zichtbaar hoeveel verlof er nog beschikbaar is en hoeveel er reeds aangevraagd is.
Vanaf 4.4.1: Accorderen/Werkbonnen: Een nieuw weekoverzicht voor lopende werkbonnen in de accordeermodule.

Magazijn

Magazijn/Laadlijsten: Op de detailkaart van de laadlijst is het nu mogelijk om de inhoud van de laadlijst naar een PDF-template te exporteren.
Magazijn/Mobiele locaties: De mobiele locaties zijn gewijzigd. Een bedrijfsmiddel wordt niet meer gekoppeld aan een mobiele locatie maar net als artikelen uitgecheckt naar een mobiele locatie. De artikelen en bedrijfsmiddelen zijn daarna niet meer aanwezig in het magazijn maar liggen daadwerkelijk in de mobiele locatie en de mobiele locatie is ingecheckt in het magazijn.
Magazijn/Mobiele locaties: Op een mobiele locatie is vanaf nu in te stellen of alle bedrijfsmiddelen en artikelen in de mobiele locatie blijven of allemaal los uitgecheckt moeten worden naar het project. Kies je voor de deze optie dan wordt bij het uitchecken van de mobiele locatie naar het project niets veranderd aan de status van de bedrijfsmiddelen en artikelen. Deze blijven in de mobiele locatie liggen en de mobiele locatie is aanwezig op het project. Bij terugkomst hoeft de mobiele locatie niet weer opnieuw gevuld te worden, er dient dan handmatig een controle op compleetheid gedaan te worden. Zijn er artikelen verbruikt op het project dan dienen deze vanuit de mobiele locatie weer naar het project uitgecheckt te worden. Vervolgens kan de mobiele locatie weer aangevuld worden vanuit het magazijn.
Magazijn/Mobiele locaties: Het overzichtscherm van mobiele locaties is uitgebreid. Indien afwezig, wordt getoond op welk project de mobiele locatie is uitgecheckt. In het contextmenu is een knop uitchecken toegevoegd om hele container direct naar een project uit te checken.

Projecten/Werkbonnen

Nieuw rapport: Financiële projectvoortgang. Volg je aangenomen en regieprojecten vanuit een totaaloverzicht. Vergelijk de stand van het werk met de uren en zie wat je nog kunt gaan factureren of aan inkoopkosten kunt verwachten.

Productie factureren: De projectkaart is opgedeeld in drie tabbladen. Uren, Productie voortgang en Bewaking. Je kunt dus nu je project volgen op basis van urenstand, stand van het werk (productie) en financieel (bewaking)

Het blok met ‘Financieel resultaat’ is zichtbaar gemaakt op de detailkaart van de werkbon. Hierin zie je, net als op de detailkaart van een project, meer financiële gegevens over de specifieke werkbon. Deze gegevens zijn aan te klikken naar de kosten en opbrengstregels van de werkbon.
Op een werkbon/projectactiviteit is het mogelijk om een aanneemsom toe te voegen. Dit veld wordt zichtbaar na het aanvinken van de ‘Vaste prijs’.

Vanaf 4.4.1: Projecten/Landkaart: Het is vanaf nu mogelijk om routes te tonen van een personeelslid of een bedrijfsmiddel op de landkaart. De landkaart heeft extra filters en een schermvullende modus gekregen. Het is nu mogelijk de landkaart te openen op een groot scherm. Let op! hiervoor dient de Google Maps API code ingesteld te worden in de instellingen.

CRM

Tariefbladen op een relatie aanvullen met zelfgekozen bijlagen en/of bestanden zoals bijvoorbeeld het contract.
Bij het vullen van de leveringscondities zullen bedrijfsmiddelen, die gekoppeld zijn aan de desbetreffende leverancier, direct ingepland worden tegen het bekende tarief vanuit de leveringscondities.
Bij het versturen van de offerte zal bij de instelling ‘Persoonlijk’ nu de offerte worden gemaild vanuit het e-mailadres van de aangewezen verantwoordelijke.

Inkoop

Inkoop/Rapportage/Inkooporders: Het inkooprapport is uitgebreid met een overzicht van de reeds geleverde en gefactureerde bedragen.
Zodra er een inkooporder wordt aangemaakt op een werkorder zal in het inkooporder overzicht nu ook het werkordernummer zichtbaar zijn. Op de detailkaart van de inkooporder staat dit nummer ook vermeld.
Inkoop/Doorverkoop: Bij het aanmaken van de inkooporder kan je aangeven of de ingekochte regels ook worden doorbelast aan de opdrachtgever. De verkoopprijs van de geselecteerde artikelen worden gebaseerd op het bekende tarief van het projecttariefblad.
Het PDF template van de inkooporder is uitgebreid met een extra variabele ‘Line_Items’. Deze toont het regelnummer van de inkooporderregel.
Als de instelling ‘Inkooporders Accorderen’ is ingeschakeld dan krijgt een nieuwe inkooporder standaard de status Concept, inclusief een conceptnummer. Voor dit concept inkooporder nummer kan in de instellingen een format ingesteld worden. Nadat een inkooporder is goedgekeurd zal de inkooporder een definitief nummer krijgen.
Een inkooporder die nog niet is goedgekeurd kan nog niet verzonden worden vanuit Cleverdesk.

Planning

Op de planning vind je de optie ‘Verstuur Inhuurorder’. In het geval deze inhuurorder nog niets is aangemaakt zal Cleverdesk alsnog de inhuurorder aanmaken na het klikken op ‘Versturen’.
Bij het doorplannen van de resources op de personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning blijft de gekozen verantwoordelijke persoon staan zodra je kiest voor ‘Doorplannen’.
Werkbonplanning: Op de werkbonplanning vind je een totaal overzicht van alle werkbonnen en gekoppelde resources.

Administratie

Administratie/Verkoopfacturen: In het overzicht van de facturen vind je nu een extra kolom met het project en bijbehorende projectnummer.
Administratie/Verkoopfactuur: Het groeperen van de factuurregels wordt nu op de factuur opgeslagen en op de factuurdetailkaart worden de factuurregels gegroepeerd getoond als dat is gekozen.
Administratie/Inkoopfactuur: De inkoopfactuurdetailkaart is verbeterd qua vormgeving. De factuurregels werden te breed en moesten aangepast worden.
Er is een standaard koppeling beschikbaar gemaakt met SnelStart voor het versturen van de verkoop- en inkoopfacturen en synchroniseren van relaties (debiteuren en crediteuren).
Tariefinstelling: Deze instelling bepaalt de manier waarop de tarieven op het project komen. De standaard instelling is dat tarieven van de gekozen tariefkaart naar het tariefblad van het project worden gekopieerd. De nieuwe instelling zorgt ervoor dat bij elke boeking eerst gekeken wordt naar de tariefafspraak op het tariefblad van de relatie. Staat een tarief niet op dit tariefblad? Dan gaat Cleverdesk uit van het standaard tarief.
De standaard Exact Online koppeling is uitgebreid met openstaande posten. De openstaande posten inkoop en verkoop worden nu gesynchroniseerd met Cleverdesk en zijn zichtbaar in het verkoopfacturen en inkoopfacturen overzicht. De kolom is in eerste instantie verborgen en dient aangezet te worden per gebruiker. Dit kan de gebruiker zelf doen door onder in de tabel op het tandwieltje te klikken en de kolom aan te zetten, hierna zal de kolom altijd zichtbaar blijven.

CleverApp

Vanaf deze versie is het voor gebruikers van de CleverApp mogelijk om bondeclaraties terug te zien. Hiermee kan iedere medewerker op elk moment controleren welke bondeclaraties zijn toegekend of nog behandeld moeten worden.
Formulieren die ingevuld worden hebben betere validatie. Dit betreft projectformulieren, meldingen en werkplekinspecties.
De medewerker kan in de app zijn gevolgde en openstaande toolboxmeetings zien en online deelnemen aan de toolboxmeeting.
Het werken met de laadlijst in de app is op een aantal punten verbeterd, geen functionele wijzigingen.
Vanaf 4.4.1: Verlofsaldi worden nu op meer plaatsen getoond inclusief het aangevraagde verlof.
Vanaf 4.4.1: Taken kunnen nu afgehandeld worden in de CleverApp.

Werkplaats

Onderhoud/Certificering/Details: Het veld Memo is toegevoegd aan de detailkaart van een keuring. Daarnaast is de PDF-editor voor Keuringsregime uitgebreid met de variabele Keuring.Memo
Onderhoud/Rapportage/werkorders: Het rapport is uitgebreid met de volgende velden: Naam hoofdbedrijfsmiddel >> bedrijfsmiddel, Vestiging, Zo is nu in één overzicht te zien welke middelen aan elkaar gekoppeld zijn.
Bij het sluiten van een preventieve werkorder wordt een datumveld getoond, hier staat standaard de werkorderdatum in, maar is nu aan te passen als de werkorder op een latere datum afgehandeld wordt. De eerstvolgende preventieve werkorderdatum wordt berekend a.d.h.v. deze sluitdatum.

QHSE

Medewerkers kunnen digitaal een toolbox bijwonen. De medewerker kan nu zelf aangeven dat hij/zij de toolbox digitaal heeft gevolgd in plaats van fysiek aanwezig te zijn geweest.
QHSE/Toolboxmeetings: Het toolboxmeeting overzicht is uitgebreid met een overzicht van de aantallen deelnemers.

QHSE/Rapportage/Toolbox deelname: Voor de QHSE Manager is er een overzicht met daarin de hoeveelheid toolboxen die er gevolgd zijn door de medewerkers en hoeveel toolboxen er nog openstaan zodat het in één oogopslag duidelijk is wie achterloopt.

Het is mogelijk om meldingen en werkplekinspecties te converteren naar een PDF. De lay-out van de PDF kan volledig zelf geconfigureerd worden in de Stamgegevens/PDF-Editor.
Documenten: Het is nu mogelijk om nu documenten te versturen naar specifieke functies binnen het bedrijf. Deze functies selecteer je zodra je een document hebt geselecteerd. Alleen personeelsleden met deze functie binnen de geselecteerde vestiging ontvangen dan het document in hun berichtenbox.
QHSE/Meldingen: Het meldingen-overzicht is uitgebreid met verschillende variabelen zoals relatie, omschrijvingen en extra filters.
QHSE/Afwijkingenregister: Als QHSE manager kan je vanuit de melding en werkplekinspectie direct een afwijking maken zodat direct de juiste bron (het ingevulde formulier) gekoppeld is aan de afwijking.
QHSE/Afwijkingenregister: De taken die bij een afwijking ingevuld worden gebruiken nu de generieke taken popup.

Relatieportaal

Vanaf 4.4.1: In de relatieportaal is voor relatiegebruikers een projectdetailkaart toegevoegd met minimale informatie over de voortgang van het project. Daarnaast staan hier ook de ingevulde projectformulieren. De relatie kan de lijst met projectformulieren doorzoeken en exporteren naar PDF. Er zijn extra gebruikersrollen toegevoegd voor relatiegebruikers.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl