🗓️ Capaciteitsplanning Plan je resources slimmer en efficiënter! Met de nieuwe capaciteitsplanning houd je moeiteloos overzicht over de inzetbaarheid van je personeel en bedrijfsmiddelen.
📋 Offertes verbeterd Voeg direct een bestek toe aan je offerte en zorg voor een helder en compleet voorstel. Daarnaast zijn de begrotingen nu met tarief of uursoort te selecteren. Minder werk achteraf, meer duidelijkheid vooraf!
🔄 Vervangingen bij Verlof/Verzuim Plan moeiteloos vervangingen bij verlof of verzuim, zodat je controle processen blijven draaien zonder onderbrekingen.
💡 Grondslagberekening voor G-Rekening Leg eenvoudig de grondslagberekening voor de G-Rekening vast op relatie- en projectniveau. Cleverdesk berekent automatisch de grondslag volgens deze instellingen op je projectfactuur, zodat je altijd compliant blijft.
🔧 Stamartikelen Markeer artikelen als stamartikelen en koppel deze aan één of meer bedrijfsmiddelen. Alle stamartikelgegevens zijn nu ook direct zichtbaar op het gekoppelde bedrijfsmiddel, waardoor je altijd toegang hebt tot relevante informatie.
📧 Gebruikersbeheer: Automatisch login gegevens versturen Stuur eenvoudig login gegevens en een nieuw wachtwoord naar je nieuwe gebruikers. Zo kunnen zij direct en zonder gedoe aan de slag!
Releasenotes Cleverdesk versie 4.10 Pine Tree
Nieuw: Capaciteitsplanning
Cleverdesk heeft een nieuwe manier om de capaciteit van je resources te monitoren en plannen. Op de projectkaart vind je een nieuwe knop Capaciteitsplanning. Na klikken op deze knop kom je in het capaciteitsplanningscherm. In dit scherm zijn de urenbudgetten toe te voegen, in de tijd te verdelen en op een startdatum te zetten.
De complete werking van de capaciteitsplanning is uitgelegd in het volgende artikel:
De offertepagina heeft een verbeterde layout gekregen en werkt nu overzichtelijker. Het scherm om een offerte aan te maken of te wijzigen is minder uitgebreid. Je maakt nu eerst een offerte en voegt pas later een begroting of bestek toe. Dit kan dan ook op een later moment.
Bij het aanmaken van een offerte kies je alleen een tariefkaart als je de tarieven wilt kopiëren naar de offerte. Wil je de tarieven laten berekenen volgens je actuele tariefkaarten op klant of projectsoort kies dan geen tariefkaart bij het aanmaken van een offerte.
Op een offerte zijn nu een bestek en contractdiensten toe te voegen en te kiezen om je offertebedrag mee te calculeren. De contractdiensten kunnen nu dus ook geoffreerd worden.
Het totaalbedrag van de offerte wordt berekend op basis van de gekozen calculatie. Wil je de aanneemsom laten afwijken van het bedrag dat is gecalculeerd, dan kun je dat doen door ‘Aangenomen’ aan te vinken en het totaalbedrag van de offerte te wijzigen.
Neem contact op met onze consultants om de nieuwe templates in te richten zodat je gebruik kunt gaan maken van deze nieuwe opties op de offerte.
Nieuw: Grondslagberekening voor G-Rekening
Het G-rekening bedrag kan vanaf nu op 4 manieren automatisch berekend worden. Bepaal ten eerste de grondslag G-rekening op relatie niveau. Hierna kun zul je bij nieuwe projecten de grondslagberekening automatisch ingevuld zien. Op project kan hiervan afgeweken worden. Let op! Reeds bestaande projecten zullen ingesteld staan op handmatige berekening en zullen aangepast moeten worden.
Kies een grondslagberekening en een percentage van de grondslag die naar de G-Rekening overgemaakt moet worden. Er zijn 5 manieren om de grondslag berekening in te stellen
Handmatig berekenen: Hierbij is er geen verschil met de huidige werkwijze. De grondslag voor de G-Rekening dient op de verkoopfactuur handmatig ingevuld te worden.
Interne uurtarief van personeelsuren: De grondslag voor de G-rekening op de factuur wordt bepaald door het interne uurtarief van de personeelsuren op dat project. Dit is afhankelijk van de tariefinstelling en ingestelde tariefkaarten. Het aantal uren dat gekoppeld is aan de factuur wordt vermenigvuldigd met de interne uurtarieven.
Verkoop uurtarief van personeelsuren: In dit geval is de grondslag gebaseerd op het verkooptarief van alle personeelsuren. Ook hier zijn de bedragen weer afhankelijk van de tariefinstelling, actuele tariefkaarten en aantal gekoppelde uren aan de factuur.
Standaarduurloon: Bij deze instelling zul je ook een standaarduurloon op het project moeten instellen. Alle aan de factuur gekoppelde uren worden met dit standaarduurloon vermenigvuldigt om tot een grondslag te komen.
Totale verkoopfactuur: Bestaat het grootste gedeelte van je factuur uit manuren dan kun je de grondslag laten baseren op de totale verkoopfactuur. Het betreft hier natuurlijk het totale bedrag exclusief BTW.
Nieuw: Stamartikelen
Markeer een artikel als stamartikel en koppel dit artikel aan één of meer bedrijfsmiddelen. De stamartikelgegevens zijn nu ook zichtbaar op het bedrijfsmiddel.
Nieuw: Vervangingen bij Verlof/Verzuim
Bij het aanmaken van een verzuimmelding of het goedkeuren van een verlofaanvraag kun je nu meteen een vervanger toewijzen voor de periode dat het personeelslid afwezig is. Klik in de verlofaanvraag of verzuimmelding op ‘Vervanging toevoegen’ en kies een personeelslid die tijdens de afwezigheid de accordeertaken op zich neemt.
Bij een verlofaanvraag is de start- en einddatum gevuld met start- en einddatum van het verlof. Bij een verzuimmelding is een einddatum niet ingevuld en blijft een vervanging net zo lang lopen totdat de melding wordt afgesloten of gewijzigd. Bij een verzuimmelding die wijzigt is elke keer als een nieuwe verzuimverloopregel wordt toegevoegd opnieuw een vervanger toe te voegen. De bestaande vervanging dient wel afgesloten te worden anders blijft deze doorlopen zolang het verzuim loopt.
Nieuw: Automatisch login gegevens versturen bij nieuwe gebruikersaccounts
Bij het opslaan van een nieuwe gebruiker of vanuit het gebruikersoverzicht is er nu een optie beschikbaar om de gebruikersgegevens te mailen naar de nieuwe gebruiker.
Bij het versturen genereert Cleverdesk een nieuw wachtwoord die de gebruiker in de mail ontvangt. De gebruiker dient bij de eerste keer inloggen dit wachtwoord te wijzigen.
De nieuwe gebruiker ontvangt twee mails:
De eerste mail met informatie over de gebruiker en een link met QR-code om de CleverApp te kunnen koppelen.
Een tweede mail het tijdelijke wachtwoord. Gebruik kopiëren en plakken om dit wachtwoord in te vullen.
Overige wijzigingen
Stamgegevens/Instellingen
Stamgegevens/Gebruikers: Nieuwe gebruikers kunnen nu hun login gegevens en wachtwoord door het systeem gemaild krijgen. In het gebruikersoverzicht is een nieuwe optie met ‘Mail inloggegevens’ en het gebruikerformulier een optie: ‘Opslaan en mail gegevens’. De mailoptie stuurt een mail naar het mailadres van de gebruiker met: 1) De gebruikersgegevens en even later 2) Het wachtwoord – deze is gelijk aan de reeds bestaande wachtwoord vergeten mail/Nieuw wachtwoord mail. Als het wachtwoord automatisch wordt gestuurd krijgt de gebruiker altijd een nieuw wachtwoord.
De mail met logingegevens bevat tevens een QR-code die gescand kan worden om de app te koppelen op de telefoon.
Stamgegevens/Artikelen: Bij een artikel kunnen nu meerdere bijlagen gekoppeld worden.
Stamgegevens/Artikel: Een artikel is uitgebreidt met het veld Type (tekstveld, onder subgroep)
Stamgegevens/Artikel: Een artikel kan nu aangemerkt worden als Stamartikel met een vinkje. Indien vinkje Stamartikel aangevinkt dan verschijnt er een blok met Stamartikel gegevens waar een standaard productgroep gekozen kan worden.
Stamgegevens/Datasets: Er zijn extra filters toegevoegd in de datasets module: Magazijn, Artikel, Subgroep, Productgroep en Bedrijfsmiddel. Deze kun je als gebruiker als filter in een dataset gebruiken.
Stamgegevens/PDF-templates: Er is een standaard template toegevoegd aan de installer voor een offerte op basis van bestek met besteksposten.
Stamgegevens/PDF-templates: Er is een nieuwe standaard template toegevoegd aan de installer voor een contract. Deze kan gebruikt worden om een nieuw contractdocument aan je klant te sturen.
Stamgegevens/Kostenplaatsen en Stamgegevens/Kostendragers zijn nu te configureren om op de factuurregels over te zetten naar een financieel pakket.
Configuratie/Instellingen: In deze pagina kun je standaard mailteksten instellen. Alle standaard mailteksten in dit scherm kunnen nu met html opmaak ingesteld en verzonden worden. Dit was al mogelijk voor de standaard mailteksten van offertes.
Configuratie/Instellingen/Maatwerk export: Te exporteren verkoop facturen en Te exporteren inkoop facturen zijn uitgebreid met de optie om kostenplaatsen en kostendragers te exporteren.
HRM
HRM/Personeelsleden/Persoonscertificaten memo: In 4.9 is het persoonscertificaat uitgebreid met een memoveld. Dit memoveld is nu ook toegevoegd aan het Dashboard item Persoonscertificaten (Naam is Certificering status) en Rapportage certificeringen.
HRM/personeelslid/Certificaten: Na het toevoegen van een personeelscertificaat kan de gebruiker kiezen voor ‘Opslaan en volgende’ om een nieuw certificaat toe te kunnen voegen
HRM/Verlofaanvragen: Bij een verlofaanvraag kan de HRM afdeling nu direct een vervanger aanwijzen voor de duur van het verlof.
HRM/Verlofaanvragen: De einddatum van het verlof staat nu ook in het overzicht.
HRM/Ziektemeldingen: Bij een ziektemelding kan de HRM afdeling nu direct een vervanger aanwijzen voor de duur van de ziekte.
Accorderen
Accorderen/WerkBonnen/ Op werkbonnen met openstaande inhuur is op een leverregel een wijzig knopje toegevoegd waarbij aantal en personeelslid nog gewijzigd kunnen worden. De wijziging veranderd de status van de levering van gepland naar open.
Accorderen/Verlofaanvragen: Bij een verlofaanvraag kan de accordeerder van verlof afdeling nu direct een vervanger aanwijzen voor de duur van het verlof.
Accorderen/Verlofaanvragen: De einddatum van het verlof staat nu ook in het overzicht.
Magazijn
Magazijn/Uitchecken: Als een artikel een voorkeurslocatie heeft ingesteld voor het magazijn dan zal bij het uitchecken uit een magazijn de voorkeurslocatie als eerste getoond worden, ook als er voorraad op meerdere locaties aanwezig is.
Magazijn/Uitchecken: Inactieve artikelen zijn niet meer beschikbaar bij uitchecken. Bij uitchecken worden alleen artikelen getoond met voorraad.
Magazijn/Inchecken: Inactieve artikelen worden niet meer getoond om in te checken.
Werkplaats
Werkplaats/Storingen: Bij converteren van een storing naar een werkorder wordt de SKU niet nogmaals in de omschrijving van de werkorder gezet. De werkorder is immers al gekoppeld aan een SKU.
Projecten
Bij taken onder een activiteit of werkbon staat nu de naam van het personeelslid i.p.v. de gebruikersnaam (inlognaam).
Projecten/Project/DetailProjectActiviteit: Op de projectactiviteit detailkaart is een blok Activiteit omschrijving toegevoegd. Deze wordt alleen getoond indien gevuld.
Projectdetailkaart: Gesloten activiteiten wordt standaard ingeklapt. Ingeklapte activiteiten tonen dezelfde hoofdinformatie tonen als niet ingeklapte.
Het bestek op een project is uitgebreid met een hoeveelheid. Dit staat naast het aantal begrootte items dat op een activiteit uitgevoerd moet worden.
Bij het aanmaken van een nieuwe transportbon wordt het land van het laadadres standaard gevuld met het in het systeem ingestelde land, net als bij een losadres/adres in werkbon.
Het toewijzen van bedrijfsmiddelen aan een werkbon op de werkbondetailkaart onder het blok inzet is verbeterd. De tijden van de werkbon worden nu standaard overgenomen voor de planning.
Op een projectkaart van het type werkbon is nu het blok Factuurtermijnen altijd zichtbaar inclusief een knop +Factuurtermijn.
Het was niet goed zichtbaar welke uren nu wel en niet geaccordeerd waren, hiervoor is op twee plekken een uitbreiding gedaan:
Het urenoverzicht onder een project is uitbreiden met twee status kolommen. Indien de weergave = Kosten dan een kolom Geaccordeerd met waarden Ja/Nee. Deze alleen vullen voor de typen Personeel en Materieel, Indien de weergave = Verkoopwaarden dan er er een nieuwe kolom Gefactureerd met de waarden Ja/Nee.
Ook de projectkostenregels zijn uitgebreid aan de kostenkant met een kolom Geaccordeerd met waarden Ja/Nee, deze is alleen gevuld voor Personeel en Materieel.
Scrum
Als er geen actieve sprint is geeft het klikken op een scrumboard nu een nette foutmelding: ‘Geen actieve sprint in huidige periode, maak een sprint aan.’
CRM
CRM/Verkoopkans: In het verkoopkansen overzicht is het debiteurnummer uit de kolom Relatie verwijderd en in een aparte kolom gezet (achter relatie) die standaard uit staat.
CRM/Relatie/Detail/ Blok Relatiecertificaten. In het overzicht van certificaten van de relatie staat een paperclipje als er een bijlage is. Na klikken opent de bijlage in een nieuw tabblad.
CRM/Relatie/Detail: Blok verkoop Op tabblad Offertes is een +Offerte knop toegevoegd, deze verwijst naar een nieuwe offerte met relatie ingevuld. Op tabblad Contracten een +Contract knop toegevoegd deze gaat naar een nieuw contract met relatie ingevuld.
Scherm Relatiedetailkaart De externe bedrijfsmiddelen met een eigenaar (debiteurrelatie gekoppeld) zijn nu zichtbaar op de relatiedetailkaart in een nieuw tabblad Bedrijfsmiddelen in het blok Contact informatie.
CRM/Verkoopkans/Detail: Na het kopiëren van een offerte op de verkoopkans wordt niet meer niet doorverwijzen naar offerte overzicht maar blijft de gebruiker op de verkoopkans detail en wordt de gekopieerde offerte ook getoond in het overzicht van offertes onder de verkoopkans.
CRM/Offerte: De offerte is uitgebreid met een bestek. Dit bestek kan handmatig toegevoegd worden maar ook geïmporteerd worden met een CSV-bestand of CUF XML-bestand. De PDF editor is uitgebreid om het bestek te tonen.
CRM/Offerte: De offerte is uitgebreid met contractdiensten. Contractdiensten kunnen op de offerte gezet worden en de PDF-editor is uitgebreid met een lijst met contractdiensten.
CRM/Offerte: De begroting in de offerte is verder verbeterd, de uursoorttarieven zijn nu ook te calculeren en de uur/dag/week tarieven van productgroepen zijn te calculeren. De volgorde van de begroting kan versleept worden, hiervoor is een extra sorteeroptie op de PDF-template toegevoegd.
Inkoop
Op het inkooporder formulier wordt in de inkooporderregels nu het valutateken getoond van de geselecteerde valuta op de inkooporder.
Overal waar leverregels ingevuld of gewijzigd kunnen worden zijn de leverregels van inhuur functie en productgroep uitgebreid met de dropdown personeelslid. In deze dropdown worden alleen de externe personeelsleden getoond die gekoppeld zijn aan de leverancier.
Verhuur
Verhuur/Aanvragen/BegrotingenImport: Op deze pagina is nu een template van het importbestand te downloaden via een knop Template.
Verhuur/Contracten/Details: Op de verhuur contractdetails worden bij de interne verrekenprijs en verhuurprijs nu ook de eenheid getoond (dag/week).
Planning
Bij het aanmaken van een werkbon op de planning kun je notities toevoegen. In deze notitie popup zijn contactpersonen en ‘Zichtbaar voor klant’ nu ook te selecteren.
Administratie
Administratie/Verkoopfactuur/Lossefactuur: Bij het aanmaken van een losse factuur zonder project te selecteren wordt nu de BTW code op de factuurregels standaard gevuld met de BTW code van de Debiteur. Is de BTW code niet gevuld op de debiteur dan wordt de standaard Systeem BTW instelling gebruikt.
Administratie/Inkoopfactuur: Een inkoopfactuur kan vanaf nu handmatig heropend worden. Hiervoor is een knop (inclusief rol) op een gesloten inkoopfactuur toegevoegd. Deze knop is alleen zichtbaar als de factuur gesloten is en nog niet overgezet naar een financieel pakket of geëxporteerd. Het heropenen van een inkoopfactuur gaat de status terug naar ‘Ter Accordering’.
Op alle plaatsen in het systeem waar een grootboeknummer en grootboekomschrijving worden getoond worden deze standaard gesorteerd op grootboeknummer.
CleverApp
App/Magazijn/ProjectInname: Nadat je een inname hebt aangemaakt op het project en je als gebruiker een bedrijfsmiddel of artikel selecteert komt je in het incheckscherm. In dit incheckscherm gaat de terugknop van de browser (of swipe actie, het is mobiel) terug naar projectselectie scherm, dus nog een nieuwe inname aanmaken. Dit is aangepast, de gebruiker gaat nu terug naar het actuele innamescherm met de tabjes actueel en ingenomen.
Documenten
Documenten/Document/Wijzig/: Indien er bij een document een plaatje voor de tegelweergave plaatje is toegevoegd kan deze nu ook weer verwijderd worden. Er is nu een verwijderknopje (kruisje) zichtbaar in het formulier.
QHSE
Werkplekinspecties en Meldingen overzichten in QHSE tonen nu in het geval van een personeelslidgebruiker de personeelslidnaam in plaats van de inlognaam.
Relatieportaal
Relatieportal/Project/Detail/ De projectdetailkaart op de relatieportal heeft nu ook de bovenste balk waarin projectnummer en projectnaam staan, net zoals op de projectdetailkaart in de rest van het systeem.
Standaard koppelingen
Nieuw: Kostenplaatsen en Kostendragers naar Exact Online en Snelstart
In de standaard koppelingen met Exact Online, Snelstart en standaard systeem export zijn kostenplaatsen en kostendragers beschikbaar gemaakt.
Schakel verbijzondering in op de factuurregels. Ga naar Instellingen/Administratie en zet het vinkje bij ‘Verbijzondering op inkoop- en verkoopfactuurregels inschakelen aan. Achter de factuurregels verschijnt nu een clipboard icoontje.
Ga naar Stamgegevens/Kostenplaatsen en Stamgegevens/Kostendragers en configureer de kostenplaatsen en kostendragers. Let op! gebruik je een Snelstart koppeling dan kun je alleen kostenplaatsen gebruiken.
Maak een verkoopfactuur of boek een inkoopfactuur in en klik achter de factuurregel op het clipboard icoontje. Je krijgt nu een popup om verbijzondering toe te voegen. Als de verbijzondering is toegevoegd is dit zichtbaar doordat het clipboard icoontje gevuld is.
Deze kostenplaats en kostendrager worden overgezet naar het financiële pakket of meegenomen in de export.
Tot slot
Tot slot hebben we meerdere kleine bugfixes, snelheidsverbeteringen, verbeterde vertalingen en veiligheidsverbeteringen doorgevoerd. Daarnaast zijn er weer veel nieuwe variabelen beschikbaar gekomen in de PDF-templates.
Wist je dat je in onze tabelweergaves op twee kolommen tegelijk kan sorteren? Als je shift ingedrukt houdt dan kun je een tweede kolom selecteren om op te nemen in de sortering.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan:
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
