5.0 Bonsai

De highlights van deze nieuwe versie!

🎨 Nieuwe frisse vormgeving
Een modernere look & feel met betere standaardisering voor meer gebruiksgemak.

🧾 Verkoopfacturen heropenen of crediteren
Crediteer een volledige factuur in één keer of heropen een definitieve factuur om beperkte wijzigingen te maken.

📑 Meer opties met formulieren
Formulieren zijn nu nóg krachtiger: Inrichting eenvoudig exporteren en importeren en een nieuw type formulier voor de ISO9001: De leveranciersbeoordeling

👥 Contactpersoon-popup
Alle contactpersooninformatie overzichtelijk in één popup – inclusief vrije velden en direct bewerken vanuit elk scherm.

📅 Resourceplanning vanuit één scherm en met nieuwe rapportage
De bedrijfsmiddelplanning en personeelsplanning zijn nu compleet samengevoegd in de resourceplanning. Daarnaast is er een nieuwe weergave van je ingeplande resources op basis van een planbord.

Releasenotes Cleverdesk versie 5.0 Bonsai

🎨 Nieuwe frisse vormgeving
Een nieuwe vriendelijke vormgeving die meer rust uitstraalt, meer informatie in je beeld toont en toch overzichtelijker is.

Een compleet nieuw menu die je zelf kunt indelen: Houd de muis ingedrukt en het menu komt in een wijzigmodus. Je kunt nu menu-items van volgorde veranderen door ze te slepen. Als je op het kruisje klikt dan verwijder je het menu-item in de lijst. Deze menu-items komen dan onder de knop ‘Meer’ te staan.

CleverIsland: Op alle detailkaarten de belangrijkste informatie altijd in beeld.

Nieuwe icoontjes, nieuw standaard lettertype en nieuwe kleuren.

Afgeronde hoeken en strakkere indeling van detailkaarten.

Memo of omschrijving blokken zijn losgetrokken en daardoor beter leesbaar doordat er ook spaties getoond worden.

Meer informatie in je scherm, minder scrollen.

🧾 Verkoopfacturen heropenen of crediteren
Crediteer een volledige factuur in één keer of heropen een definitieve factuur om beperkte wijzigingen te maken.

Crediteren: Een definitieve verkoopfactuur kan nu in één keer gecrediteerd worden, hierna worden alle boekingen weer vrijgegeven zodat deze opnieuw gefactureerd kunnen worden. Ga naar het overzicht van verkoopfacturen of de verkoopfactuur detail en klik op de knop ‘Crediteren’.

Je krijgt nu een overzicht van de factuur te zien met het verzoek om een reden van creditering in te vullen.

De originele factuur krijgt nu een oranje kleur in het overzicht. Klik je naar de detailkaart dan zie je een verwijzing naar de creditfactuur. De creditfactuur staat in concept klaar en is identiek aan de originele factuur met het verschil dat alle factuurregels een negatief aantal hebben gekregen.

Open de creditfactuur en kies een juiste creditfactuur template. De reden van creditering en de tekst Creditnota inclusief een verwijzing naar de originele factuur dienen op deze template voor te komen. Wil je een Creditnota template ontvangen neem dan contact op met de helpdesk.

Keur de conceptfactuur goed en je Creditnota is definitief om verzonden te worden.

Heropenen: Een definitieve verkoopfactuur kan nu ook heropend worden om bepaalde beperkte wijzigingen te kunnen maken. Dit kan zolang de verkoopfactuur niet is overgezet naar een financieel pakket.

Bij het overzetten van een verkoopfactuur naar een financieel pakket kunnen er foutmeldingen optreden doordat de inrichting van het financiële pakket en Cleverdesk niet overeenkomen. In onze standaard koppelingen wordt de factuur dan heropend zodat de administratie aanpassingen kan doen en de factuur opnieuw overzetten naar de boekhouding.

Deze optie is nu ook beschikbaar om zelf de factuur te heropenen. Na heropenen zijn alleen de BTW-codes, Grootboekcodes, Verbijzonderingen en periodes op de factuurregels te wijzigen. Na opslaan wordt de PDF opnieuw gemaakt met behoud van het originele factuurnummer.

📑 Meer opties met formulieren
Formulierenbeheer: Het formulieren beheer is makkelijker geworden. De complete inrichting van een formulier is nu eenvoudig over te zetten van je testomgeving naar je live omgeving door het formulier te exporteren en vervolgens in de nieuwe Cleverdesk omgeving te importeren. Ook kun je via de helpdesk standaard formulieren aanvragen die voldoen aan de ISO9001 en VCA standaarden.

In het formulierenbeheer is daarnaast een nieuw type vraag/antwoord mogelijkheid toegevoegd. De Likert-schaal, is een 5 puntsschaal om antwoorden als volledig mee oneens tot volledige mee eens mee te geven.

De leveranciersbeoordeling: Er is een nieuw type formulier of vragenlijst beschikbaar voor de leveranciersbeoordeling. Na inrichting van een leveranciersbeoordeling is deze op de relatiedetailkaart van een leverancier in te vullen. Indien je gebruik maakt van vragen op basis van een Likert-schaal dan zal de gemiddelde score (van 0-5) automatisch berekend worden.

De leveranciersbeoordeling was in de oude vorm alleen via een extern bestand te uploaden maar kan dus nu via een vragenlijst ingevuld worden.

👥 Contactpersoon-popup
Op alle plaatsen waar een contactpersoon getoond wordt kan nu de alle contactpersooninformatie bekeken worden in een overzichtelijke popup, inclusief vrije velden. Bovendien is op iedere plek waar een contactpersoon gekoppeld kan worden ook nu de mogelijkheid om direct een nieuwe contactpersoon in te vullen via dezelfde popup.

📅 Resourceplanning vanuit één scherm en met nieuwe rapportage
De resourceplanning heeft nu twee nieuwe standaaard planborden voor alle personeelsleden en alle bedrijfsmiddelen. Als je een van deze planborden kiest heb je nu dezelfde filteropties die je had in de personeel of bedrijfsmiddelplanning. Deze zijn dus nu ook compleet verdwenen.

Bij het verslepen of wijzigen van een planitem die je hebt opgeknipt in weken of dagen kun je nu kiezen voor de optie ‘Oplaan op groep’. Deze optie zorgt ervoor dat alle planitems die oorspronkelijk een reeks waren ook veranderen. Zo kun je dus nu halverwege een lopend project een personeelslid of bedrijfsmiddel in één keer een week opschuiven.

In het rapportage menu op de planning is nu een nieuwe weergave van je ingeplande resources. De basis voor de weergave is de volgorde van het planbord dat je hebt gekozen. Vervolgens kun je kiezen welke resources je wilt zien: Personeel, Bedrijfsmiddelen of beide. Is een personeelslid vast gekoppeld aan een machine dan zal de naam achter de machine staan.

Overige wijzigingen

Stamgegevens/Instellingen

De artikeldetailkaart toont nu een QR-code icoontje naast de SKU. Deze toont een popup met QR-code die de gebruiker kan downloaden en scannen. De artikelen zijn zowel met de QR-code als Barcode te scannen.

Stamgegevens/Vrije velden: De vrije velden kunnen nu ingericht worden met een standaardwaarde. Bij het aanmaken van een nieuwe entiteit met vrije velden zal de standaardwaarde al ingevuld zijn. De gebruiker kan vervolgens de invoer wijzigen.
Stamgegevens/Formulieren: Inrichting van formulieren kunnen nu geëxporteerd en geïmporteerd worden zodat de inrichting van een formulier eenvoudig is over te zetten van je testomgeving naar je live-omgeving.
Stamgegevens/Formulieren: Er zijn twee nieuwe typen formulieren toegevoegd. De Leveranciersbeoordeling en de Enquête.
Stamgegevens/PDF templates: Twee nieuwe templates voor CV en uitgiftecontract. Alle PDF-exports in het systeem lopen nu via een template.

Accorderen

Accorderen/Project Weekrapport: In het weekrapport scherm is een zoekfunctie toegevoegd. Deze zoekfunctie doorzoekt de projecten op Projectnummer, Projectnaam en Relatienaam (opdrachtgever).

Accorderen/Project Weekrapport: In het dagrapport worden de personeelsuren en bedrijfsmiddeluren nu allemaal tegelijk goedgekeurd als je op ‘Alle declaraties goedkeuren’ drukt.

Magazijn

Projectterugkomst: De projectterugkomst is volledig vervangen door de inname. Het menu-item en pagina om de items van een project in te nemen zijn verwijderd. Gebruik nu het inname formulier en kies de knop ‘Nieuwe inname op project’.

Projecten

De notities zijn verplaatst en in een nieuw blok Dossier geplaatst samen met bestanden.

CRM

Contactpersonen: Voor het toevoegen of wijzigen van contactpersonen is een nieuwe generieke popup gemaakt. Op alle plaatsen waar een contactpersoon getoond wordt kun je nu de popup openen en zie je alle contactpersoon informatie. In deze popup is ook direct de contactpersoon te wijzigen. De popup toont ook de vrije velden van de contactpersoon.

De leveranciersbeoordeling kan nu ook met een formulier ingevuld worden. Hiervoor is een nieuw formuliertype ingericht in stamgegevens. Maak je gebruik van de Likert-schaal dan zal er ook automatisch een score berekend worden. De leveranciersbeoordeling voldoet nu minimaal aan de eisen voor de ISO9001.

Werkplaats/Onderhoud

Op de bedrijfsmiddeldetailkaart is een QR-code icoontje toegevoegd. Na klikken krijgt de gebruiker een popup waar de QR-code van de SKU getoond wordt, deze kan hier gedownload worden. De middelen zijn zowel met QR-code of Barcode te scannen.

Werkplaats/Certificeringen: Het certificeringen overzicht is uitgebreid met een ‘Magazijn status’ kolom. Je ziet deze als je doorklikt naar de lijst met middelen, door te klikken op één van de bolletjes. Op deze manier is zichtbaar waar het middel zich bevindt.
Onderhoud/Rapportage/Bedrijfsmiddel Voorraad: De filteropties hebben nu de keuze: Eigen bedrijfsmiddelen / Externe middelen. Door de keuze te verwijderen met het kruisje zijn alle middelen zichtbaar.

Inkoop

Inkooporder detailkaart: In het blok met leveringen op de inkooporderdetailkaart is nu een extra kolom ‘Factuuropdracht’ zichtbaar. Deze toont het Factuuropdrachtnummer als de levering aan een factuuropdracht is gekoppeld. Het nummer is te klikken naar de factuuropdracht detailkaart.
Op een inkooporder is nu zichtbaar wie de inkooporder heeft goedgekeurd en op welke datum dat is gebeurd. Klik op het meer info om deze informatie zichtbaar te maken.

Planning

Personeelsplanning en Bedrijfsmiddelplanning zijn niet meer beschikbaar, alle functionaliteit van deze twee planningen is samengevoegd in het reeds langer beschikbare Resourceplanning scherm. Geef dus nu iedereen die toegang heeft tot de planning dit nieuwe planscherm.
Planning/Rapportage/Planning per Resource: Een compleet nieuwe weergave van alle ingeplande resources in de tijd. Deze rapportage kan tijdens het plannersoverleg op een groot scherm getoond worden om de beschikbaarheid van de geplande resources te bespreken.
Werkbondetail popup op de planning toont geen tabblad vrije velden meer als deze niet zijn ingericht op de werkbon.
In alle planningen en planningpopups waar bedrijfsmiddelen te kiezen zijn is nu zichtbaar of het bedrijfsmiddel niet aanwezig is in het magazijn (uitgecheckt naar project of medewerker). Er is dan een driehoekje met een uitroepteken zichtbaar in plaats van het ronde informatie icoontje. Door op het driehoekje te klikken is zichtbaar waar het middel dan wel is. Het betreft hier de actuele status van het middel.

Administratie

Administratie/verkoopfacturen: Een nieuwe optie om een complete factuur te crediteren. Alle factuurregels worden gecrediteerd en boekingen weer vrijgeven zodat deze opnieuw gefactureerd kunnen worden. Er wordt een identieke nieuw conceptfactuur gemaakt met dezelfde regels met een negatief aantal. De creditfactuur is gekoppeld aan de factuur die gecrediteerd wordt. Bij het crediteren is het verplicht een reden in te vullen. Deze reden en originele factuurnummer zijn beschikbaar in de PDF-editor om op de creditfactuur af te drukken.
Administratie/inkoopfacturen: Bij het wijzigen van de leverancier op de inkoopformulier werd de betalingsconditie van de leverancier niet opnieuw geladen. Dit is nu opgelost.
Op de inkoop- en verkoop factuur detailkaart zijn nu de verbijzondering (kostenplaats/kostendrager) en/of afwijkende periode zichtbaar als deze op de factuurregels zijn vastgelegd.Het icoontje van de verbijzondering of afwijkende periode is zichtbaar achter de regel en toont in de hover de details van de verbijzondering of afwijkende periode.
Als een factuur wordt heropend door de koppeling nadat het overzetten naar het financiële pakket is mislukt dan werden niet altijd alle opties en instellingen op de factuur juist getoond. Dit is nu verbeterd.

QHSE

Voor de QHSE afdeling is de leveranciersbeoordeling gemaakt, deze is beschikbaar onder de CRM module op een leveranciersdetailkaart.

Berichten

Het verwijderen van berichten is verbeterd.

Standaard koppelingen

AFAS Standaard koppeling: De standaard AFAS Profit koppeling voor Project materieelkosten verstuurt nu ook voorraadmutaties. Deze worden op een identieke manier als artikeldeclaraties op basis van de kostenregels overgezet naar AFAS in de nacalculatie op het project.

Tot slot

De algemene zoekfunctie zoekt nu ook stamgegevens, menu-items en rapporten. De gebruiker ziet alleen items waar hij/zij rechten toe heeft. Na klikken op het zoekitem opent Cleverdesk direct het juiste rapport of menu-item.

We hebben het laden van het dashboard en detailpagina’s versneld. Verschillende onderdelen in het scherm wachten niet meer op elkaar maar worden tegelijkertijd geladen, dit zorgt voor een merkbaar snellere ervaring van het systeem.

Vanwege de nieuwe vormgeving hebben we alle onderdelen van Cleverdesk gecontroleerd en kritisch bekeken. Enkele pagina’s die niet meer functioneel waren zijn verwijderd. Sommige pagina’s hebben een iets andere indeling gekregen en niet essentiële informatie staat niet meer prominent in beeld maar is verborgen onder meer info.

Wist u dat?

We in versie 5.0 weer 13 wensen van het wensenportaal hebben opgelost!

We een heel eind zijn met de ISO9001 en ISO27001 certificering en dat we daarom in de volgende versie een aantal aanpassingen gaan doen aan de QHSE module.

We bezig zijn met het ontwikkelen van een projectdashboard. Hierbij kunnen we jullie input gebruiken. Geef aan welke dashboarditems je op een projectdashboard zou willen terugzien. Dit kunnen KPI’s, grafieken, voortgangspercentages zijn. We kunnen in principe alle types aan, de gebruiker kan dan straks zelf zijn projectdashboard samenstellen.

Geschreven door: Jeroen Beekhuizen