🧭 QHSE Workflow & Taken Volg QHSE-meldingen overzichtelijk op een kanbanbord waarbij taken automatisch worden aangemaakt en verplicht kunnen zijn.
📝 Slimmere QHSE Formulieren Ontwerp eigen QHSE-formulieren, koppel ze aan workflows en gebruik Cleverdesk-entiteiten zoals projecten, middelen en medewerkers in je vragen.
📣 Klanttevredenheid & Feedback Verzamel gestructureerde klantfeedback via nieuwe CRM-formulieren en rapportages voor direct inzicht in tevredenheid en verbeterpunten.
🗓️ Projectplanning uitgebreid Gebruik extra weergaveopties, voeg begrotingen toe aan de planning, plan hier direct resources op in en exporteer de volledige projectplanning eenvoudig naar Excel.
⏱️ Flexibel factureren van uren Bij regie-activiteiten en werkbonnen kun je tijdens het accorderen een afwijkend te factureren aantal vastleggen voor personeel en bedrijfsmiddelen. Beschikbaar in o.a. weekstaten, dagrapporten en het werkbonnenoverzicht.
⚠️ Breaking Change – QHSE formulieren Formulieren van het type werkplekinspectie of melding bestaan niet meer en zijn nu allemaal formulieren van het type QHSE geworden. Hierdoor dienen in de profielen de gebruikersrechten aangepast te worden. Geef je gebruikers die toegang hadden tot werkplekinspecties of meldingen de rechten om QHSE formulieren aan te maken en te wijzigen. Geef vervolgens in het gebruikersprofiel aan welke formulieren zij wel en niet mogen zien en invullen.
Releasenotes Cleverdesk versie 5.1 Eucalyptus
🧭 QHSE Workflow & Taken Volg QHSE-meldingen overzichtelijk op een kanbanbord waarbij taken automatisch worden aangemaakt en verplicht kunnen zijn.
📣 Klanttevredenheidsonderzoek: Voor het uitvoeren van een periodiek klanttevredenheidsonderzoek volgens ISO standaarden is er een compleet nieuw menu-item ‘Onderzoeken’ onder de CRM-module.
Om te beginnen maak eerst een nieuwe vragenlijst (formulier) aan in Stamgegevens/Formulieren. Als je vragen gebruikt met een Likert-schaal dan zal de gemiddelde score van het klanttevredenheidsonderzoek automatisch berekend worden.
Ga vervolgens naar CRM/Onderzoeken en maak een nieuw klanttevredenheidsonderzoek aan door op de knop +Onderzoek te drukken.
Vul de gegevens in en kies een trigger. De trigger bepaalt wanneer de klanttevredenheidsonderzoeken verstuurd moeten worden. Je kunt kiezen uit:
Handmatig: De gebruiker bepaalt door op de knop te drukken wanneer de enquêtes uitgestuurd moeten worden.
Gepland: De gebruiker stelt een datum in wanneer de enquêtes verstuurd moeten worden en Cleverdesk mailt deze in batches.
Steekproef na sluiten van werkbon: Cleverdesk stuurt steekproefsgewijs een enquête uit na het sluiten van een werkbon in het systeem. Vul hiervoor ook een aantal dagen in dat de enquête moet lopen. Na verstrijken van de einddatum zal Cleverdesk geen enquêtes meer versturen.
Je relaties ontvangen een mail met de mailtekst die je hebt ingesteld bij het onderzoek. In deze mail staat een unieke link waarmee zij de enquête kunnen invullen.
In de overzichtspagina staat hoeveel enquêtes zijn uitgestuurd, ingevuld en wat de gemiddelde score is. Als je wilt weten wat de individuele scores zijn klik dan op de details om de enquêtes in te zien en de details van iedere enquête op te roepen.
Overige wijzigingen
Stamgegevens/Instellingen
Stamgegevens/Standaard tarieven: De standaardtariefkaart is uitbreiden met de optie om van alle tariefsoorten. Functie, productgroep en artikel ook de tarieven die niet zijn ingericht (tarief is 0) te tonen. Er is een weergave knop die de weergave uitbreid met alle tarieven ook als deze 0 zijn.
Stamgegevens/Uursoorten: Uursoorten zijn uitgebreid met een extern id zodat deze in koppelingen gebruikt kunnen worden.
Stamgegevens/Onkostensoorten: Onkosten zijn ook uitgebreid met een extern id voor koppelingen.
Stamgegevens/Bewerkingen: In de bewerking configuratie is een optie toevoegen om de naamgeving van de bon afhankelijk te maken van het weeknummer van de uitvoerdatum van de bon. Wordt er bij het aanmaken van een werkbon een frequentie gekozen in combinatie met een bewerking dan krijgen alle werkbonnen waarbij er een datum of weeknummer in de naamgeving staat een weeknummer op basis van de datum dat de bon is gepland.
Stamgegevens/Vestigingen/Importeren: De import voor Bedrijfsmiddel certificeren is uitgebreid met extra veld Certificaatnummer. Download het nieuwe bestand voordat je gaat importeren.
Stamgegevens/Formulieren: Nieuw type formulier Enquete voor het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek.
Stamgegevens/Formulieren: QHSE formulieren zijn generiek gemaakt, onderhoud nu alle soorten formulieren zelf zodat ieder kwaliteitssysteem ondersteund wordt. Niet alleen VCA maar ook ISO9001, ISO27001 of ISO14001 formulieren kun je nu allemaal zelf aanmaken en koppelen aan een workflow voor de opvolging door de QHSE afdeling.
Stamgegevens/Formulieren: Formulieren hebben weer een aantal nieuwe vraag typen.
Getal, met de optie om alleen hele getallen (zonder decimalen) in te vullen.
Entity: waarbij de gebruiker een keuze krijgt uit een lijst uit Cleverdesk.
Stamgegevens/Workflows: voor QHSE kunnen nu workflows op basis van kanban borden beheerd worden in stamgegevens
Stamgegevens/Formulieren: Formulieren van het type QHSE zijn nu te koppelen via het profiel van de gebruiker.
Stamgegevens/Mailboxen: Er zijn twee nieuwe typen mailbox. Een CRM mailbox en een BCC mailbox.
De CRM mailbox is een extra mailbox onder het menu CRM, vanuit deze mailbox kan mail verzonden en ontvangen worden vanuit de CRM module.
De BCC mailbox is een mailbox die kan meegenomen worden in communicatie met Cleverdesk. De BCC mailbox verwerkt de mail naar een notitie onder de relatie.
Systeeminstellingen/Standaard teksten: De facturatie email en concept factuur kunnen nu verstuurd worden met de volgende opties:
Factuurbedrag (incl BTW)
Betalingsconditie
Vervaldatum
Factuurdatum
Accorderen
In de accordeerschermen waar uren geaccordeerd worden is het mogelijk gemaakt een afwijkend aantal te factureren uren te zetten op een uurboeking van personeel of bedrijfsmiddel. Dit kan alleen als het een regie activiteit of werkbon betreft, als het een aangenomen activiteit is dan zal het Te Factureren aantal altijd standaard 0 zijn. Dit kan in onder andere in de weekstaat van het personeel of het bedrijfsmiddel. Maar ook bij het dagrapport van het project en het werkbonnen overzicht.
In de urenboek popup is onder accorderen een extra optie: Afwijkend aantal te factureren uren. Nadat de uurboeking is opgeslagen is deze afwijking te zien op de uurregel met een uitroepteken. Als je met de muis over dit icoon heengaat dan zal je het afwijkende aantal zien.
HRM
In de weekstaat van de medewerker onder HRM/Uren is nu ook zichtbaar of uren gedeeltelijk zijn goedgekeurd, dit houdt in dat er nog meerdere lagen in de accordering zijn die de uren moeten goedkeuren. Deze uurregels zijn te herkennen aan de grijze kleur. Dit komt alleen voor bij bedrijven die uren accorderen met meer dan één laag hebben ingesteld.
Projecten
Projecten/Taken: Een nieuw menu-item met een takenlijst van alle taken onder projecten en werkbonnen. Net zoals een takenoverzicht onder QHSE en CRM is er nu ook een takenoverzicht van alle taken onder de projecten en werkbonnen.
Taken en notitie popups hebben validatie gekregen op lege verplichte velden.
De mogelijkheid om op meerdere niveau’s opmerkingen (discussie) op taken te plaatsen is verwijderd. Een taak heeft drie verschillende vrije tekstvelden die voldoende zijn om opmerkingen toe te voegen aan een taak.
Projectactiviteitdetailkaart: Het tarievenblok is nu ook zichtbaar op de projectactiviteit detailkaart zodat de afwijkende tarieven die via de planning gezet worden ook zichtbaar en te wijzigen zijn.
Werkbon aanmaken op basis van bewerking en frequentie is nu ook mogelijk bij het maken van een bon onder het project of vanuit de werkbonnenlijst. Dit was eerst alleen mogelijk in de popup op de planning.
De projecttemplates zijn uitgebreid. Wil je de nieuwe velden opnemen in de projecttemplate. Ga naar stamgegevens/projectsoorten en bouw de template opnieuw op. De volgende zaken zijn toegevoegd:
Vinkje ‘Alleen begrote artikelen boeken’
Grondslag G-rekening (Let op! de instelling van de projecttemplate overschrijft de instelling die op de relatie staat)
Percentage G-Rekening
Inhoud van de Vrijevelden
Mappenstructuur van documenten in juiste volgorde.
CRM
Op debiteur is nu vast te leggen of PDF bijlagen bij het versturen van verkoopfacturen samengevoegd moeten worden tot één PDF of als losse bijlagen verstuurd moet worden. Bij het verzenden van de factuur is deze keuze nogmaals te maken, maar is ingevuld volgens de instelling op de debiteur.
Het FAX-nummer is verwijderd van de relatiedetailkaart.
De +Relatie popup is verbeterd qua vormgeving.
Servicedesk
Bij converteren van een mail naar een werkbon wordt de tekst van de mail nu als notitie op de werkbon opgeslagen.
Inkoop
Factuuropdrachten: De factuuropdracht heeft nu ook een Referentie en Opmerkingen veld om extra informatie zoals een inkoopordernummer toe te voegen aan de factuuropdracht. Het opmerkingen veld kan gebruikt worden om extra informatie of een boodschap aan de ontvanger op de factuuropdracht te kunnen toevoegen. Hiervoor dient de PDF-template uitgebreid te worden. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.
Planning
De projectplanning is uitgebreid met een aantal nieuwe opties:
Begrotingen toevoegen aan een activiteit. Klim met je muis op een activiteit en voeg functiebegrotingen en productgroepbegrotingen toe. Deze worden direct zichtbaar als je deze aanzet in de weergave.
Direct personeel inplannen op die begroting. Door op de begroting te klikken kun je direct personeel of bedrijfsmiddelen inplannen op de begrootte uren.
Meteen zichtbaar welke begroting is ingevuld met welke resources. De begroting kleurt groen als deze volledig is ingevuld, onder de begroting staan de ingeplande resources die bij die begroting horen.
Exporteer je complete planningweergave naar excel. In het contextmenu van de projectplanning vind je een export knop om de complete weergave naar excel te exporteren.
De resources doorplannen functionaliteit op de werkbonplanning en resourceplanning werkt nu identiek. Er is een verschil tussen resources doorplannen naar een werkbon of projectactiviteit. Als Resources doorplannen wordt gekozen naar een werkbon dan worden de start- en eindtijd en begin- en einddatum van de werkbon die gekozen is ingevuld. Als Resources doorplannen naar een projectactiviteit wordt gekozen dan worden de begin- en einddatums overgenomen van de projectactiviteit en de tijden gevuld op basis van de aan de projectactiviteit gekoppelde diensttijden (incl. pauze). Zijn er geen datums ingevuld dan zijn deze dus leeg.
Administratie
Op de conceptfactuur en factuur kun je nu in één keer alle grootboekcodes, BTW codes, afwijkende periodes en kostenplaats/kostendrager voor alle factuurregels muteren. Klik op het potloodje en wijzig de instelling voor alle factuurregels door een waarde te selecteren en op toepassen te klikken.
QHSE
QHSE opvolging met workflows en taken
De QHSE formulieren zijn uitgebreid met opties voor Cleverdesk entiteiten en getallen.
Een QHSE formulier kan gekoppeld worden aan een workflow, deze workflows kunnen geconfigureerd worden onder workflows.
Taken kunnen verplicht of niet verplicht zijn. Een ingevuld formulier kan niet verplaatst worden in de workflow als een verplichte taak niet is afgerond.
Na het invullen van een nieuwe formulier komt deze terecht in de eerste lane van het kanban bord (workflow).
Toegang tot QHSE formulieren kan ingesteld worden op het gebruikersprofiel.
Persoonlijk
Bij een nieuwe uurboeking is de uursoort nu gevuld met de uursoort van de standaard dienst. Als de medewerker een activiteit kiest waarbij de activiteit een dienst heeft gekoppeld dan wijzigt de uursoort naar de uursoort van deze dienst. Dit geldt alleen voor een nieuwe urenboeking, bij een geplande uurboeking is de uursoort al gepland (meestal ook op basis van de dienst).
Standaard koppelingen
AFAS Profit Standaard koppeling:
Onkostensoorten die op project geboekt worden kunnen nu als nacalculatie van type kosten in AFAS Profit geschreven worden. Hiervoor is een Extern ID beschikbaar op de onkostensoort. Deze dient handmatig ingericht te worden in Profit in een kostensoort met een integratiegroep die niet opgenomen is in de getconnector voor productgroepen.
Uursoorten zijn nu via het Extern ID op de uursoort te koppelen aan een AFAS uursoort. Indien geen ExternID ingesteld dan wordt standaard AFAS uursoortcode ‘1’ ingeschoten in de nacalculatie op het project.
Werksoorten: In de koppelingsinstellingen is een nieuwe parameter VasteWerksoortCode. Wanneer deze is gevuld dan dient worden alle personeelskosten niet langer via de standaard methodiek afgehandeld maar is de werksoort een vaste code. In de standaard AFAS werkwijze is dit gevuld met de functie vanuit Cleverdesk.
Projectfases: De standaard AFAS koppeling haalt nu projectfases uit AFAS en maakt deze nu aan als projectactiviteiten in Cleverdesk.
Projecten inschieten in AFAS ipv ophalen uit AFAS. Er is een nieuwe koppelingsinstelling: ProjectenNaarAfas met de waarden Ja/Nee standaardwaarde is Nee. Als de waarde = Nee dan volgt de koppeling huidige standaard verwerking van projectensync (de projecten en fases ophalen uit AFAS). In geval van Ja dan worden de projecten vanuit Cleverdesk aangemaakt in AFAS vanuit Cleverdesk (Cleverdesk is dan leidend). De projecten en fases worden gevuld met basisgegevens en activiteiten uit Cleverdesk.
Transitorische tussenrekeningnummer voor inkoop en verkoopfacturen zijn instelbaar gemaakt. Indien niet ingesteld wordt standaard AFAS instelling gebruikt.
Vraag de helpdesk om de laatste handleiding voor een overzicht van alle koppelingsinstellingen.
Cleverdesk API: De API heeft nu ook een endpoint voor werklocaties.
Tot slot
Onze NEN3140 uitleestool kan naast de SafetyPat 3140 nu ook de FLUKE 6500 tester aan. Wil je ook al je NEN3140 test automatisch inlezen in Cleverdesk neem dan contact op met sales@idee101.nl.
Er zijn meerdere verbeteringen voor de projectplanning en resourceplanning opgelost in deze versie.
We hebben in versie 5.1 weer 9 wensen van het wensenportaal opgelost!
Geschreven door: Jeroen Beekhuizen
Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan:
Geschreven door: Jeroen Beekhuizen
