Hoe maak ik een offerte aan in Cleverdesk?

Om een offerte aan te maken in Cleverdesk doorloop je de volgende stappen:

• Navigeer naar CRM/Offertes en klik vervolgens op ‘Nieuwe offerte’.
• In het formulier van de offerte zijn er een aantal verplichte velden en een aantal optionele velden. De verplichte velden zijn gemarkeerd met een *.

Nadat je de algemene velden hebt gevuld heb je twee mogelijkheden, namelijk door één vaste prijs op te geven of aan de hand van de begrotingen Cleverdesk het totaal te laten calculeren.

• Om één vaste prijs op te nemen in de offerte vink je ‘Vaste prijs’ aan en vul je het totaalbedrag van de offerte in.

• De andere mogelijkheid is om basis van de activiteit begrotingen een totaalbedrag te laten calculeren. Klik hiervoor eerst op ‘Activiteit toevoegen’ en vul vervolgens de begrotingen in voor functies, productgroepen en artikelen. Cleverdesk gaat uit van de standaard tarieven, maar bij het opmaken van de offerte kan je deze nog naar wens wijzigen.

Belangrijk: Indien je een goedgekeurde offerte wil converteren naar een project is het van belang dat er minimaal één activiteit is toegevoegd. De tarieven die zijn opgegeven in de offerte zijn leidend in het toekomstige project.

• Is de offerte naar wens ingevuld? Dan kan je deze opslaan. De offerte is nu ook zichtbaar in het totaaloverzicht van offertes en daarnaast staat deze geregistreerd onder de desbetreffende relatie onder ‘Offertes’.

• Onder het pijltje achter de offerte zie je diversie opties staan.
  • PDF (inzicht in de PDF weergave van je offerte)
  • Versturen
  • Wijzigen
  • Verwijderen
  • Goedkeuren
  • Afkeuren

• De volgende stap is om de offerte te versturen. Kies in het contextmenu voor ‘Verstuur’ en bekijk het e-mail adres, het onderwerp van de mail en de begeleidende tekst. Heb jij standaard voorwaarden of documenten die je mee wilt versturen? Voeg deze dan eerst toe aan de vestiging via Stamgegevens/Vestigingen. Zodra je deze hebt toegevoegd kan je de desbetreffende documenten toevoegen aan je offerte.

• Is de offerte goedgekeurd? Dan kan je deze markeren als akkoord via ‘Goedgekeurd’. Nu kan je de offerte gaan converteren naar een daadwerkelijk project via de knop ‘Converteren naar project’. Deze knop is zichtbaar op de detailkaart van de offerte. Cleverdesk zal automatisch alle vooraf ingevulde informatie overnemen bij het aanmaken van het project.

Heeft dit niet geholpen? Neem dan gerust contact met ons op via helpdesk@idee101.nl.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl