Hoe kan ik werken met Inhuurpersoneel en Bedrijfsmiddelen in Cleverdesk?

Personeel

Het plannen en laten verantwoorden van uren voor inhuurpersoneel kan op twee manieren, namelijk:

1. De inhuurkracht wordt een extern personeelslid in Cleverdesk en krijgt een gebruikersaccount zodat deze persoon zelf de uren kan boeken en geaccordeerd kan worden.
   • Elke inhuurkracht wordt met naam en toenaam verwerkt in het personeelsbestand.
   • Binnen de planning wordt er een inkoop/inhuur order aangemaakt zodra de inhuurkrachten worden gepland.
   • De inhuurkrachten boeken de uren op deze order en er wordt direct een levering aangemaakt o.b.v. deze uren.

Voordelen van deze werkwijze: De uren van deze externe medewerker worden beschikbaar met naam in het mandagenregister. De uren kunnen inclusief inkooptarief direct verwerkt worden in de administratie en als vervolgens de inkoopfactuur binnenkomt is deze veel sneller te verdelen over alle projecten waar de medewerker op gewerkt heeft.

Nadelen van deze werkwijze: Bij snelle personeelswisselingen, bijvoorbeeld bij uitzendkrachten zul je dagelijks nieuw personeel en gebruikersaccounts moeten aanmaken voor het inhuurpersoneel.

Voor meer informatie over het inrichten van Extern Personeel. https://cleverdesk.nl/support/hrm/extern-personeel-inrichten/

2. Er wordt één dummy personeelslid aangemaakt in de vorm van een Uitzendbureau. Alle uren die worden gemaakt vanuit een inhuurkracht komen op deze medewerker te staan.
   • In het systeem wordt een ‘Dummy personeelslid’ aangemaakt waaronder de inhuurkrachten van dit bedrijf vallen, het gaat hier dus om één personeelslid per inhuurbedrijf.
   • HRM boekt zelf de uren in het scherm HRM/Uren Derden, die worden gepland op inhuurkrachten.
   • De factuur van het uitzendbureau wordt vergeleken met de geboekte uren (HRM/Uren Derden)

Let op! Uren van extern personeel (Personeel met het vinkje Is ZZP-er) tellen op projecten alleen mee in de opbrengsten. Er worden geen kostenregels gemaakt van inhuur aangezien deze via een een inkoopfactuur als kosten worden opgevoerd op de verschillende projecten.

Bedrijfsmiddelen

Werk je niet alleen met het inhuren van personeel, maar ook van middelen? Ook dat is mogelijk in Cleverdesk. Doorloop onderstaande stappen:

1. Bepaal of je de inhuurmiddelen onder dezelfde productgroep wil plaatsen als je eigen middelen. Op productgroep niveau bepaal je het interne en externe tarief. Wijken de tarieven af? Maak dan een aparte productgroep aan zoals ‘Inhuur Heftrucks’.
2. Maak vervolgens een nieuw bedrijfsmiddel aan onder de nieuwe of bestaande productgroep. Doorloop de velden en vul hier ook de leverancier in van het middel. De leverancier is namelijk van belang om in latere stappen een inkooporder te kunnen plaatsen. Zodra je de gegevens hebt ingevuld klik je op ‘Opslaan’.
3. Vanaf de planning kan je nu het middel gaan inplannen op een activiteit. Klik vervolgens op de rechtermuisknop en bevestig de inhuurvoorwaarden (uur) onder ‘Inhuurvoorwaarden’ voor het middel. Na het opslaan zal Cleverdesk een inkooporder genereren op de achtergrond.

Vergeet niet een verantwoordelijke persoon te selecteren voor het middel, zodat de urenverantwoording voltooid kan worden. Nadat de uren zijn goedgekeurd en de week is gesloten wordt de inkooporder aangepast o.b.v. het aantal gedraaide uren. Deze inkooporder is ook direct zichtbaar op het project onder ‘Inkooporders’.

Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl