Hoe genereer ik automatisch inhuurorders voor derden?

In het geval jij werkt met extern personeel of materieel is het mogelijk om Cleverdesk automatisch inhuurorders laten registreren op het project of projecten waar men heeft gewerkt. Hiervoor dien je de volgende stappen te doorlopen.

• Richt allereerst het personeelslid in. Doorloop hiervoor de stappen uit het artikel ‘Hoe richt ik extern personeel in?‘.
• Navigeer nu naar Instellingen > Uren. Vink de instelling aan voor ‘Inhuurorders automatisch aanmaken na week sluiten‘.

• Het personeelslid gaat nu uren boeken. Deze worden geaccordeerd door de accorderende rol in jouw omgeving, bijvoorbeeld de projectleider of persoonlijke accordeerder.
• Nadat de uren zijn geaccordeerd dient HRM de weken te gaan afsluiten. Navigeer hiervoor naar HRM > Weken. Achter een week kies je voor de optie ‘Sluiten‘.

• Nadat je de week hebt gesloten maakt Cleverdesk leveringen aan. Deze vind je onder Inkoop > Leveringen. Zet hiervoor de periode in de juiste week/periode dat je het personeelslid hebt ingehuurd.
• Heeft het personeelslid op meerdere projecten gewerkt? Dan zal er per project een inkooporder worden gemaakt.

Afhankelijk van de instelling in jouw omgeving kan je nu al de kosten inzichtelijk hebben op het project onder Financieel > Inkoop. Dit kan namelijk op het moment van inkooporder, levering of inkoopfactuur zichtbaar worden.

Je kan nu de inkoopfactuur van de leverancier gaan inboeken. Deze koppel je aan de leveringen/inkooporders die zijn gemaakt nadat je de week hebt gesloten.

Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl