Hoe kan ik snel factuuropdrachten aanmaken?

Stuur je iedere week je inhuurpersoneel een factuuropdracht (opdrachtbon/leverbon)? En wil je die snel aanmaken? Maak dan gebruik van de Factuuropdracht run. Hiermee kun je van alle openstaande leveringen in de gekozen periode snel factuuropdrachten klaar zetten.

Randvoorwaarden

Er zijn een aantal randvoorwaarden. Zo moet je een PDF-template hebben ingericht voor factuuropdrachten.

Randvoorwaarde is dat de leverancier netjes is ingevuld en minimaal de velden Email voor factuuropdrachten en Standaard factuuropdracht PDF template zijn gevuld. Ga naar CRM/Relaties en vul bij iedere leverancier die je een factuuropdracht wilt mailen deze gegevens in.

Factuuropdracht run maken

Ga nu naar Inkoop/Leveringen druk op de knop + Factuuropdracht run.
Open de filters en selecteer de periode waarover je leverbonnen wilt gaan sturen. In het voorbeeld wordt een maand gekozen, maar dit kan ook wekelijks zijn.
Kies de vestiging voor de factuuropdrachten
Beperk eventueel de leveringen op type. Wil je alleen factuuropdrachten sturen voor inhuurorders en niet naar leveranciers die goederen leveren op je project. Kies dan alle items met type inhuur. (Zie voorbeeld)

Druk op Filter toepassen en de lijst met leveringen wordt beperkt op de gekozen filterinstelling.
Kies een datum voor de factuuropdrachten. In dit voorbeeld kiezen we de laatste dag van de maand.

Wil je geen verzamelfacturen ontvangen maar per inkooporder een factuuropdracht uitsturen. Kies dan Factuuropdracht maken per inkooporder.
Hoeft er geen BTW op de inkoopopdracht te staan, dan kun je er voor kiezen om BTW niet berekenen te gebruiken. Let op, als je de BTW niet berekent kun je ook template gebruiken waarop BTW getoond wordt.
Druk nu op de knop ‘Genereer factuuropdrachten’ en alle factuuropdrachten zullen klaargezet worden. Als er geen factuuropdracht gemaakt kan worden omdat er te weinig data is dan zal de levering open blijven staan in je leveringenoverzicht.
Ga naar Inkoop/Factuuropdrachten om alle nieuwe factuuropdrachten te zien. Vanuit hier kun je nu de factuuropdrachten versturen. Heeft een factuuropdracht een template dan kun je hem nu meteen versturen anders zul je er nog een moeten kiezen. Verzenden is ook mogelijk vanaf de factuuropdrachtdetailkaart.
In het overzicht is zichtbaar welke factuuropdrachten verzonden zijn.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl