Met de inkoopmodule kunnen inkopen geadministreerd worden. Een medewerker kan een inkooporder aanmaken als deze is geaccordeerd.
1. Maak een nieuwe inkooporder aan
Ga naar het menu Inkoop/Inkooporders en klik op “Nieuwe inkooporder” en vul alle verplichte velden in. Geef aan wie de inkooporder geaccordeerd heeft,
Bijzonderheden:
– Het veld project is niet verplicht
– Bij Referentie en Specifiek kunnen eigen waarden worden neergezet. Deze worden ook op de inkooporder (PDF) getoond.
– Het format van het inkoopordernummer kan gekozen worden in de instellingen
Een inkooporder kan als Concept of In bestelling worden aangemaakt. Na het klikken op één van beide kom je in het scherm om inkoopartikelen aan de order toe te voegen.
2. Artikelen toevoegen
Voeg nu inkoopartikelen toe aan de inkooporder. Het is mogelijk om inkoopartikelen toe te voegen die nog niet in de lijst staan.
Bijzonderheden:
– Het veld artikel nummer is alleen verplicht bij inkoopartikelen die ook in de eigen database staan.
– Het artikel wordt automatisch gevuld na selectie van het artikelnummer.
– De korting is in procenten
3. Inkooporder mailen aan leverancier
In het menu Inkoop/Inkooporders staan in het overzicht achter de inkooporder een aantal icoontjes. Het plaatje levert een PDF export die via het eigen mailprogramma als bijlage verstuurd kan worden. Het mail icoon zorgt voor een geautomatiseerde mail naar het juiste e-mail adres van de leverancier.
4. Inkooporder status wijzigen
Als een inkooporder als concept is aangemaakt en de order is gemaild naar de leverancier dan kan de status gewijzigd worden door naar het menu Inkoop/Inkooporders te gaan. Klik nu op het inkoopordernummer.
In de detailpagina kan vervolgens de status veranderd worden door de nieuwe status te kiezen en op de knop “Opslaan” te drukken.
5. Inkoopfactuur toevoegen
Je kunt één of meerdere inkoopfacturen toevoegen aan een inkooporder. Dit kan op twee manieren:
1) Via de inkooporder (menu Inkoop/Inkooporders selecteer een inkooporder en druk op de knop “Inkoopfactuur toevoegen”)
2) Via de administratie (menu Administratie/Inkoopfacturen knop “Inkoopfactuur toevoegen”)
– Het nummer kan zelf worden gekozen, maar is verplicht
6. Inkoopfactuur accorderen
In het overzicht is nu een inkoopfactuur toegevoegd. Nadat op het vinkje achter inkoopfacturen is geklikt is de inkoopfactuur akkoord, deze boeking komt dan ook op het project te staan als financieel resultaat
Vanaf versie 4.3 is het mogelijk om inkoopfacturen te accorderen vanuit de Accordeermodule van Cleverdesk. Navigeer hiervoor naar de Accordeermodule/Inkoopfacturen. Hier ziet de gekozen accordeerder de facturen die hij of zij moet gaan accorderen.
Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
