Randvoorwaarde is dat de workflows zijn ingericht, voor meer informatie bekijk het volgende artikel.
Werken met QHSE workflows:
Nadat een medewerker een nieuw formulier heeft ingevuld staat deze in de workflow in de eerste lane. Ga naar QHSE/Workflows, kies de juiste workflow en kies ‘Alleen ongeclaimd’, je ziet dan alle ingevulde formulieren die geen verantwoordelijke QHSE medewerker gekoppeld hebben.
Dubbelklik op het ingevulde formulier in de eerste lane, je komt nu op de detailpagina van het formulier, deze toont een compleet dossier van het formulier. Aan een formulier kunnen taken en notities gekoppeld worden.
De QHSE medewerker beoordeeld nu het ingevulde formulier en beslist dat er opvolging nodig is op deze melding. Hij/zij klikt op de tweede lane of status ‘Opvolging nodig’. Dit kan ook door in het kanban bord het kaartje van het ingevulde formulier te verslepen naar de tweede lane.
Deze tweede status heeft twee taken die zijn nu automatisch aangemaakt door het formulier naar deze tweede lane te verslepen. Ze staan rechtsboven in dit scherm. Zoals je ziet is er een verplichte taak bij. Dit betekent dat het formulier niet een status verder kan zolang deze verplichte taak niet is afgerond. Zet als QHSE manager de taken uit bij de medewerkers die ze moeten uitvoeren en wacht totdat deze zijn afgerond.
De verplichte taak is nu afgerond en de QHSE manager zet het formulier een status verder. Je krijgt nu de melding dat er nog openstaande taken zijn, maar deze kun je negeren.
De status is weer gewijzigd en er is weer een nieuwe taak aangemaakt. In de tijdlijn is iedere wijziging op dit formulier gelogd. Wanneer de statuswijzigingen zijn gedaan, wanneer de taken zijn afgerond, maar ook wie deze wijzigingen doen.
Heeft een formulier opvolging nodig met een nieuw formulier, bijvoorbeeld een Root Cause Analyse of een Evaluatieformulier. Dan kun je met +Formulier een opvolgformulier koppelen aan dit ingevulde meldingenformulier.
Als alle taken, formulieren en registraties zijn afgerond kan de QHSE manager de originele melding sluiten door op Afronden te klikken. Hierna verdwijnt het formulier van het kanban bord en zal deze gesloten zijn.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
