Hoe voeg ik onkosten toe in Cleverdesk?

Zijn er bepaalde onkosten die vergoed moeten worden aan jouw medewerkers zoals kilometervergoedingen of overnachtingen? In Cleverdesk is het mogelijk om onkosten te laten registreren door jouw medewerkers bij het registreren van zijn/haar uren.

Om de onkosten te kunnen registreren in Cleverdesk is het van belang om eerst looncomponenten aan te maken. Looncomponenten vind je in de Stamgegevens/Looncomponenten. In sommige situaties is het zo dat voor elke onkostensoort een looncomponent aanwezig is. In andere situaties is er één looncomponent (Declaraties) aanwezig.

Navigeer nu naar Stamgegevens/Onkostensoorten en voeg een nieuwe onkostensoort toe.
1. Geef de onkostensoort een omschrijving zoals ‘Woon-werk kilometers’ of ‘Bereikbaarheidsvergoeding’.
2. Tooltip: wil je een toelichting geven op de onkosten? Vul deze hier dan in. Deze wordt zichtbaar voor de medewerkers d.m.v. een ‘i’ symbool.
3. Soort
  - Checkbox: aanvinken van de onkostensoort
  - Selectlist: kiezen uit een lijstje met onkostensoorten
  - Tekstveld: in te vullen waarde
4. Bruto- en netto loon component
5. Additionele opties: maak de onkostensoort land afhankelijk, maximaal één keer te boeken per dag of dat de kosten tevens op het project geboekt moeten worden.
6. Tariefblad
  - Geldigheid: met de einddatum kan je tevens bepalen tot wanneer de medewerker kan boeken op deze onkosten. Als de einddatum verstreken is, zal de onkostensoort niet meer zichtbaar zijn bij het boeken van uren.
  - Waardes: geef nu de bruto- en netto waarde op per dag.

Het is mogelijk om één vergoeding per onkostensoort te koppelen. Bij keuze uit meerdere opties (Select list) voeg je meerdere waardes toe onder één onkostensoort. Ter illustratie het voorbeeld met avondeten en ontbijt.

Nu je de onkostensoorten hebt aangemaakt, kan de medewerker deze meenemen in de urenverantwoording. Zie onderstaande afbeelding ter illustratie vanuit de mobiele weergave (losse uurboeking).

Checkbox
Tekstveld
Select list

Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl