Wat zijn looncomponenten en uursoorten in Cleverdesk?

Dit artikel beschrijft de inrichting van looncomponenten en uursoorten.

Wat zijn looncomponenten?

De looncomponenten of loonmutaties zijn de codes die aan de loonverwerker moeten worden aangeleverd. Deze staan vaak op een zogenaamde loonstaat of worden in een excel bestand aangeleverd. Ook onkosten die aan de medewerker via de salarisadministratie uitbetaald worden moeten een looncomponentcode krijgen.

Voorbeeld van looncomponenten

Wat zijn uursoorten?

Uursoorten zijn de uren of uurcodes waar personeelsleden op mogen boeken. Dit zijn alle uren die een personeelslid schrijft om een volledige weekstaat te kunnen maken. Als alle uren zijn geaccordeerd en de weekstaat wordt gesloten zal Cleverdesk de uursoorten vertalen naar loonmutaties. De standaard verwerking is dat de uursoort wordt vertaald naar de gekoppelde loonmutatiecode. Voor complexere inrichtingen kunnen we een verloningsregeling op maat maken.

Ieder bedrijf heeft standaard minimaal:

  • Uren gewerkt of Normale uren
  • Vakantie/Verlof
  • Ziekte
  • Feestdagen

Denk daarnaast aan:

  • Overuren 100% / 130% / 150% / 200%
  • ADV / ATV
  • Kort verzuim (bijv. bezoek dokter)
  • Reisuren
  • Scholing/cursus/training

Aan de uursoorten zijn ook de interne en externe (verkoop) functietarieven gekoppeld. De uursoorten zijn dus belangrijk bij het registreren van kosten en opbrengsten in de projectboekhouding.

Een uursoort toevoegen:

Ga naar Stamgegevens/Uursoorten en vul de volgende velden in.

Voorbeeld van een uursoort toevoegen

Velden en opties

  • Naam: Geef hier een naam zoals de uursoort getoond zal worden in het uren boeken voor de medewerker, op het project en eventueel op de factuur.
  • Looncomponent: Koppel een looncomponent aan de uursoort. Na het sluiten van de weekstaat zal de uurboeking omgezet worden in een loonmutatie met deze code.
  • Saldo bijhouden: Als de uursoort een saldo heeft gekoppeld zoals bijvoorbeeld bij vakantie of ADV uren, vink dan deze optie aan. Er zal nu een saldo aangemaakt worden met een identieke omschrijving. Het beginsaldo is te wijzigen of te zetten in het scherm ‘HRM/Rapportage/Uren huidig saldo’. LET OP! Als je de naam van de uursoort wijzigt dan wijzigt het saldo ook. De reeds geboekte en verwerkte uren blijven dan op het oude saldo staan.
  • Tonen op tariefblad: Is het een uursoort waar een verkooptarief aan gekoppeld moet worden vink dan deze optie aan. Dit zorgt ervoor dat deze uursoort zichtbaar wordt op de verschillende tariefbladen. Het standaard tarief voor alle functies is in te stellen op ‘Stamgegevens/functies
  • Contract uren: Vink dit aan als deze uursoort meetelt in de contracturen van de medewerker. Meestal zijn overuren geen contracturen.
  • Toepasbaar voor: Kies hier of deze uursoort door eigen personeel, derden (inhuurmedewerkers) of beiden geboekt mag worden. Meestal mag inhuurpersoneel alleen gewerkte uren boeken en geen vakantieuren.
  • Mag niet op activiteit boeken: Als de uursoort niet op een projectactiviteit, werkbon of werkorder geboekt mag worden, dan kies je deze optie. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat verlof uren of feestdagen op een project geboekt worden.
  • Uren standaard boeken op dit project: Wil je juist dat verlofuren altijd op een interne projectcode worden geboekt, maak dan eerst dat interne project aan en koppel dit project aan de uursoort. Als de uursoort wordt gepland of geboekt door een medewerker zal standaard het gekoppelde project ingevuld worden.
  • Moet activiteit selecteren: Kies deze optie als je wilt dat een uursoort altijd op een projectactiviteit, werkbon of werkorder wordt geschreven. Dit is het geval bij declarabele uursoorten. Medewerkers kunnen dan niet uren boeken zonder een projectcode te selecteren.
  • Mag geen onkosten declareren: Bij verlof, ziekte of feestdagen mogen medewerkers geen onkosten boeken. Door het selecteren van deze optie zal bij die uursoort het blok met onkosten niet getoond worden. (onkosten worden ingericht in Stamgegevens/Onkosten)
  • Verlof: Deze optie zorgt ervoor dat de uursoort getoond wordt in het verlofaanvragen overzicht van de medewerkers. Wil je geen gebruik maken van de verlofaanvragen functionaliteit in Cleverdesk, selecteer dit dan niet.
  • Vestigingen: Er dient altijd minimaal één vestiging gekoppeld te worden aan de uursoort.

Voorbeeld uursoorten

Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl

Klik hier om naar de Cleverdesk hoofdwebsite te gaan: