Het is mogelijk om medewerkers automatisch een herinnering te sturen als zij hun weekstaat nog niet hebben ingediend. Hiervoor zijn een aantal instellingen nodig.
1. Werken met weekstaten moet ingeschakeld zijn
Er is een instelling “Medewerkers moeten een weekstaat indienen voor accordering”. Als deze is aangezet worden de uren pas ter accordering aan teamleider of projectleider aangeboden nadat de medewerker de hele week heeft ingediend door op de knop “Weekstaat indienen” heeft gedrukt.
De accordering wordt hierdoor ook makkelijker, per medewerker kan een hele week in één keer geselecteerd en goedgekeurd worden.
2. Per personeelslid moet aangegeven staan of hij/zij uren moet verantwoorden.
Alleen personeel dat uren moet verantwoorden ontvangen een herinneringsmail. Ga naar HRM/Personeel en zet bij de juiste personen het vinkje bij “Moet uren verantwoorden” (het kan zijn dat je geen rechten hebt om dit te kunnen doen, hiervoor is de rol “Uren verantwoorden activeren en deactiveren”)
3. Er moet een windows taak ingesteld zijn op de tijd wanneer de mail gestuurd moet worden.
De tijdsinstelling gebeurt met een windows task. Wil je dit instellen? Neem dan even contact op met de helpdesk op 0592 855 995 om dit te laten configureren.
Geef daarbij het volgende aan:
-Wanneer de mail verstuurd moet worden. Bijvoorbeeld iedere maandag om 12:30 of iedere zondagavond om 19:00.
-De instellingen van de mailserver (als deze nog niet is ingesteld in het systeem).
4. De medewerkers ontvangen de volgende mail:
Week x nog niet ingediendUw weekstaat is nog niet ingediend. Vul uw weekstaat in en dien deze in zodat uw uren geregistreerd zijn. |
Heeft dit artikel niet geholpen? Neem dan gerust contact op met onze helpdesk via helpdesk@idee101.nl.
Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl
