Hoe keur ik mijn bedrijfsmiddelen in Cleverdesk?

Wil je in Cleverdesk ook de keuringen beheren van je bedrijfsmiddelen? Lees dan onderstaande stappen door.

Het keuren in Cleverdesk begint met het importeren van je bedrijfsmiddelen en productgroepen. Mocht je hier vragen over hebben, schroom dan niet om contact op te nemen met één van onze consultants.

1. Staan je middelen in Cleverdesk? Wees er zeker van dat er een laatste keuringsdatum bekend is. Deze kan je ook invullen op de detailkaart van je bedrijfsmiddel.
2. Nu je de middelen in Cleverdesk hebt staan en de laatste keuringsdatum bekend is kan je gaan beginnen met het koppelen van de juiste regimes aan de middelen. Deze regimes maak je via de Stamgegevens/Keurregimes. Zodra je een nieuw regime toevoegt kan je hierin de volgende gegevens invullen:
   • Naam
   • Frequentie van de keuring per dag/week/maand.
   • Waarschuwen: hoe ver je van te voren wilt zien dat het middel gekeurd moet worden.
   • Keuringsformulier
   • Template voor het keurrapport.
     • Belangrijk: het keuringsformulier en template voor keurrapport zijn vooral van belang in het geval je zelf de keuringen uitvoert. Wil je meer weten over hoe je dit verwerkt? Lees dan het bijbehorende artikel.
3. In Cleverdesk is het mogelijk om regimes te koppelen op productgroep niveau én op een individueel middel.
   • Via de Stamgegevens/Productgroepen kan je een productgroep wijzigen en vervolgens het juiste keurregime koppelen. Voeg je een nieuw middel toe aan deze productgroep? Dan zal deze automatisch meegenomen worden in dit keurregime.
   • Zoek naar het middel waarop je een aanpassing wil doen in de keurregimes. Zodra je op de detailkaart bent klik je op ‘Regimes koppelen’. Hier kan je nu voor dit specifieke middel een regime toevoegen of ontkoppelen.
4. Cleverdesk zal nu bijhouden wanneer je middelen opnieuw gecertificeerd moeten worden. Het overzicht vind je via Werkplaats/Certificeringen. In dit overzicht zie je van zowel de operationele als niet operationele middelen het volgende:
   • Hoeveelheid goedgekeurde bedrijfsmiddelen per productgroep
   • Hoeveelheid verlopen certificeringen bedrijfsmiddelen per productgroep
   • Hoeveelheid certificaten die aflopen binnen een maand.
5. De productgroepen worden weergegeven op basis van de indeling die in Cleverdesk is ingesteld bij het inlezen van je bedrijfsmiddelen. Je kan doorklikken op de productgroepen voor lagere niveau’s of direct op de bolletjes klikken met verlopen certificaten.
6. Er opent nu een overzicht met verlopen bedrijfsmiddelen, door achter het pijltje te klikken op ‘Goedkeuren’ zal je het bedrijfsmiddel gaan keuren.
   • Heb je een keuringsformulier gekoppeld? Dan zal deze aan de rechterkant zichtbaar zijn.
   • Heb je het keurrapport ontvangen van een externe partij? Dan kan je deze toevoegen onder ‘Bestanden’.
7. Cleverdesk zal op basis van de duur van het regime de nieuwe keuringsdatum laten zien.
8. Op het specifieke bedrijfsmiddel zie je nu onder ‘Certificeringen’ de keur-historie van het middel.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl