4.5 Sakura

De highlights van deze nieuwe versie!

CRM verkoopkansen aanmaken en volgen via pijplijnen

Rapporten en dashboarditems om aflopende tariefafspraken te volgen

2 Factor login 30 dagen geldig

Nieuwe projectweek weergave onder Accorderen

Toeslagen afwijken per relatie

QHSE verbeteringen

Bedrijfsmiddelen keuren/certificeren via de CleverApp

En vanaf 4.5.1

Facturatieverbeteringen: Boekingenscherm en Conceptfacturen.

Nieuw scherm: Persoonlijk/Taken om je eigen taken af te handelen.

Releasenotes Cleverdesk versie 4.5 Sakura

Nieuw: CRM verkoopkansen functionaliteit

Vanaf nu is het mogelijk om je verkoopkansen in Cleverdesk te registreren en je verkooppijplijn te volgen. Om verkoopkansen en pijplijnen te gebruiken zul je dit eerst moeten inrichten. Lees er alles over in het volgende artikel:

Hoe richt ik verkoopkansen en pijplijnen in?

Nadat deze zaken zijn ingericht kun je gaan werken met verkoopkansen en pijplijnen.

Hoe werk ik met verkoopkansen en verkooppijplijn?

Nieuw: Rapporten en dashboarditems om aflopende tariefafspraken te volgen

Tariefafspraken die je met klanten maakt en leveringscondities die je met leveranciers afspreekt kunnen nu vastgelegd worden inclusief een document, dit kan het contract, de leveringsvoorwaarden of tarieflijsten zijn die je hebt afgesproken. Als je klantspecifieke afspraken hebt vastgelegd dan verschijnt dit 3 maanden voordat het contract afloopt op het dashboard. Wil je een overzicht van alle tariefafspraken ga dan naar de rapporten CRM/Rapportage/Verkoop tariefafspraken of CRM/Rapportage/Inkoop leveringscondities.

Nieuw: 2 Factor login 30 dagen geldig

Als je gebruik maakt van 2 factor login dan kun je als gebruiker tijdens het inloggen aangeven dat je device 30 dagen vertrouwd wordt. Je hoeft dan de komende 30 dagen niet nogmaals de 2 factor authenticatie code in te typen.

Nieuw: projectweek weergave onder Accorderen is verbeterd

N.a.v. feedback van de gebruikers is dit scherm verder verbeterd. De projecten worden in de weekweergave getoond als er uren gepland/geboekt/verantwoord zijn of als er een van de andere kolommen gevuld is. Dit betekent dat een projectleider hier altijd zijn projecten terug ziet als er die week ook maar iets gebeurt op dat project. Door het project open te klikken worden de dagrapporten zichtbaar en kan de projectleider direct doorklikken om het dagrapport goed te keuren.

Nieuw: Toeslagen afwijken per relatie

De toeslagen (brandstoftoeslagen) kunnen vanaf nu per klant aangepast worden. Zo kun je specifieke klantafspraken laten afwijken van de standaard toeslagen vanuit de branche.

Nieuw: QHSE verbeteringen

In de QHSE module is onder het menu rapportage een nieuw rapport beschikbaar waarmee alle vragen en antwoorden van één type formulier geëxporteerd kunnen worden. Op deze manier kan de QHSE afdeling analyses gaan uitvoeren op de ingevoerde data.

Daarnaast zijn alle taken nu via de standaard taken popup toe te voegen en te wijzigen. De taken staan niet meer direct in het meldingen of werkplekinspectie formulier. Op deze manier is het invullen van het formulier en het beoordelen van het formulier gescheiden.

Nieuw: Bedrijfsmiddelen keuren/certificeren via de CleverApp

In de CleverApp kun je vanaf nu bedrijfsmiddelen keuren/certificeren. Afhankelijk van de instellingen zul je een checklist moeten afwerken en zal Cleverdesk automatisch het keurrapport genereren. Voor meer informatie leest het volgende supportartikel.

Hoe kan ik bedrijfsmiddelen keuren via de CleverApp?

Nieuw: Facturatie verbeteringen

Het scherm waar de boekingen voor de factuur geselecteerd kunnen worden heeft een extra weergave gekregen. Klik op de knop ‘Weergave wijzigen’ om te switchen van weergave. De huidige weergave is een sortering van de boekingen op type boeking. De nieuwe weergave is op basis van Werkbon of Projectactiviteit. Er kan in één keer een hele werkbon geselecteerd worden om te factureren.

Als je opdrachtgever nu één regel van de conceptfactuur afkeurt dan kun je vanuit een conceptfactuur nu weer terug te gaan naar de boekingen om deze boeking te verwijderen van de factuur. Hiervoor zit in de conceptfactuur een nieuwe knop ‘Boekingen’. De boeking die verwijderd wordt van een factuur zal weer vrij komen om op een volgende factuur alsnog gefactureerd te worden.

De Conceptfacturen en definitieve facturen hebben aparte overzichtschermen gekregen. Zo is het nu makkelijker om bij te houden welke facturen reeds verzonden zijn. Er wordt per factuur bijgehouden wanneer en door wie deze verzonden is. Ditzelfde geldt voor een definitieve factuur. Bij het verzenden is de factuur te verzenden naar meerdere e-mailadressen door deze in te voeren gescheiden door een ;

Overige wijzigingen

Stamgegevens/Instellingen

Stamgegevens/Formulieren: Vraag en antwoord kunnen nu gekopieerd worden zodat niet iedere keer dezelfde antwoorden ingetypt hoeven te worden bij het configureren van formulieren.
Stamgegevens/Herkomsten en Verliesredenen voor de CRM module zijn in stamgegevens te beheren.
De PDF-editor is uitgebreid met veel extra variabelen en lijsten. De belangrijkste wijziging is dat op factuur en conceptfactuur ook de vrije velden van het project en de projectactiviteit beschikbaar zijn.
Stamgegevens/Standaard tarieven: In het tabblad toeslagen kan er nu per klant afgeweken worden van de standaard toeslag. Er kan afgeweken worden op tarief en periode.

Instelling/Formattering: De formattering voor een conceptfactuur is uitgebreid met een debiteurnummer.
Instelling/Formattering: Er is een aparte nummering in te stellen voor projectactiviteiten en werkbonnen. Er is hiervoor een extra instelling toegevoegd genaamd ‘Bonnen en activiteiten apart nummeren’. Nadat deze is aangevinkt verschijnt er een aparte nummering voor werkbonnen.
Instelling/Uren: Declaratie uren mogen niet overlappen. Als deze instelling is aangevinkt dan krijgt de gebruiker bij het boeken van uren een melding als de geboekte uren overlappen qua tijd.

HRM

HRM/Rapportage: De rapportages ‘Uren Uurtype’ en ‘Uren Uurtype Totalen’ zijn voorzien van een smart table zodat de inhoud geëxporteerd kunnen worden naar Excel

Accorderen

Accorderen/Werkbonnen: In het contextmenu van het weekoverzicht van de werkbonnen is de knop inkoopfactuur inboeken toegevoegd.
Accorderen/Project Dagrapport: Op het dagrapport is het nu mogelijk om alle typen boekingen in een popup toe te voegen.
Vanuit het dagrapport kan de gebruiker met één druk op de knop terug naar het weekrapport.
In het Project dagrapport is het mogelijk om bewakingscodes toe te voegen. Deze optie wordt alleen zichtbaar als het project bewakingscodes heeft.
Accorderen/Werkbonnen: De werkbondetailpopup toont nu alle bedragen bij de tarieven.
In de accordeermodule is een grijze kleur toegevoegd voor uurregels die door de ingelogde gebruiker reeds geaccordeerd zijn maar nog niet volledig geaccordeerd. Er zijn dan nog accordeerlagen die deze boeking moeten goedkeuren. Bijvoorbeeld de gebruiker is een projectleider en de boekingen moeten nog goedgekeurd worden door de accordeerder van uren van de medewerker.
Accorderen/Agendaitems: Een nieuw overzicht om te controleren of alle geplande personeel en bedrijfsmiddelen ook daadwerkelijk verantwoord zijn. Dit rapport toont de onverantwoorde agendaitems.

Magazijn

Magazijn/Laadlijsten: De laadlijstdetailkaart is verplaatst van de projecten module naar de magazijnmodule, hierdoor zijn ook de rollen voor deze schermen verplaatst en dienen opnieuw toegekend te worden aan je magazijnmedewerkers.
Als een project wordt gesloten zullen ook alle openstaande laadlijsten op dat project als geladen gemarkeerd worden.
Projectinname van de verhuurmodule is verplaatst naar de magazijnmodule en werkt nu voor iedere soort projectinname. Alle bedrijfsmiddelen en artikelen die uitgecheckt staan naar een project worden getoond. Zowel items die via een verhuurcontract zijn uitgecheckt en items die los zijn uitgecheckt. Bij een projectinname wordt er een innameformulier geregistreerd zodat in een later stadium terug te vinden is wat er op dat moment weer is ingenomen.

Projecten/Werkbonnen

Projecten/Werkbonnen: Het overzicht is uitgebreiden met verborgen kolommen: Begintijd (na Uitvoerdatum), Einddatum, Eindtijd en Locatie. Deze kolommen worden pas zichtbaar als de gebruiker deze inschakeld door op het wieltje onder in de pagina te klikken en de kolommen te selecteren.

Op een project van het type ‘Standaard’ is de knop werkbon toevoegen nu ook zichtbaar.
In het project wijzigen scherm is het nu mogelijk om een gewijzigde projectleider aan alle activiteiten onder het project te koppelen. Reeds gesloten activiteiten worden niet gewijzigd.

Op projecten kan nu een dienst gekoppeld worden. Deze dienst zal aan alle werkbonnen onder dat project gekoppeld worden en de tijden worden overgenomen in de werkbonnen onder dat project. Gebruik deze optie alleen als je de meerderheid van de werkbonnen volgens dezelfde werktijden afhandelt. Wil je werkbonnen zonder tijden laat dit dan leeg.

CUF-Import: De CUF import is verder verbeterd. Het is nu mogelijk om regels met een 0 hoeveelheid te verbergen en te negeren.
CUF-Import: De aanneemsom uit de staartgegevens wordt nu ook ingelezen op een project of offerte.
CUF-Import: Bij een import op een bestaand project wordt zal er netjes doorgenummerd worden bij al bestaande activiteiten.
Begrotingen worden alleen nog samengevoegd als ook de opmerkingen op de begroting identiek zijn.

CRM

CRM/Pijplijnen: Verkooppijplijnen inrichten en volgen. Zie hiervoor onze supportpagina’s.
CRM/Verkoopkansen: Nieuwe verkoopkansen functionaliteit, zie hiervoor onze supportpagina’s.
CRM/Relaties: Het is vanaf nu mogelijk om een relatiebeheerder vast te leggen op een relatie, het relatieoverzicht is nu ook te filteren op relatie.
CRM/Rapportage/Verkoop tariefafspraken: Een overzicht van actuele en aflopende verkooptariefafspraken die op debiteuren zijn vastgelegd.
CRM/Rapportage/Inkoop leveringscondities: Een overzicht van actuele en aflopende inkoop leveringscondities die op crediteuren zijn vastgelegd.
Nieuwe dashboarditems voor aflopende tariefafspraken en aflopende leveringscondities.

CRM/Rapportage/Pijplijnen kengetallen: Een nieuwe rapportage met per pijplijn een overzicht van de gemiddelde verkoopwaarde, het aantal kansen in de geselecteerde periode, de doorlooptijd en het percentage gewonnen verkoopkansen in deze periode.

CRM/Rapportage/Prognose verkoop: Een verkoopprognose met een maand/kwartaal of halfjaar weergave. De prognose wordt getoond per projectsoort en is gebaseerd op de verwachtte sluitingsdatum en dealwaarde x het slagingspercentage van de verkoopkansen.

Inkoop

Inkoop/Doorverkoop: Een inkooporder kan vanaf nu doorbelast worden met een opslagpercentage.
Inkoop/Rapportage/Inkoop: Er zijn totalen toegevoegd voor de kolommen ‘Geleverd’ en ‘Gefactureerd’.

Verhuur

Verhuur/Innames: Projectinnames zijn verplaatst naar de magazijnmodule. Let op! hiervoor zul je opnieuw rechten moeten toekennen aan je magazijnmedewerkers.

Planning

Personeelsplanning en bedrijfsmiddelplanning: Als één van de gekoppelde planitems verwijderd wordt krijgt de gebruiker de vraag of het gekoppelde item ook verwijderd moet worden. Bijvoorbeeld een machinist verwijderen van een graafmachine.
In de onderste bak op de planning is het bij volgeplande activiteiten nu mogelijk om deze als niet volgepland te markeren. Deze activiteiten zijn natuurlijk alleen zichtbaar als in de filters ook volgeplande activiteiten getoond worden.
In de werkbonpopup op de planning is het nu ook mogelijk om een nieuwe contactpersoon op locatie in te vullen en direct op te slaan bij de relatie.
Werkbonplanning: De contactpersoon op locatie (meestal is dat de uitvoerder van de opdrachtgever) is nu zichtbaar onder een i-tje. Hierdoor kan er in de werkbonplanning ook gezocht worden op deze persoon.
Werkbonplanning: Bij verlengen van een werkbon kan nu ook de startdatum aangepast worden. Zo wordt het mogelijk om bijvoorbeeld enkele dagen over te slaan en vanaf dat moment verder te plannen.
Planning/Personeel, Planning/Bedrijfsmiddel en Planning/Werkbonnen: In de popup van het planitem van een bedrijfsmiddel zijn de bedragen van de tarieven in te zien en te wijzigen. Als hier een tariefbedrag wordt gewijzigd dan wordt deze op de project of werkbontariefkaart toegevoegd. De wijziging is alleen voor de werkbon of het project waar het item op gepland is. Wil je het klanttarief of het standaardtarief aanpassen dan dien je dit op deze tariefkaarten te doen.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: Een opmerking die bij de begroting staat wordt meegenomen als deze begroting een planitem wordt door deze naar een personeelslid of bedrijfsmiddel te slepen.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: Als een resource wordt ingepland zonder projectactiviteit/werkbon/werkorder/uursoort dan krijgt de gebruiker een validatiemelding zodat hij dit alsnog kan toevoegen.
Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: In de onderste bak van de planning is een nieuwe knop ‘Begrotingen tonen’ die alle begrotingen in één keer zichtbaar maakt.

Administratie

Dashboarditem voor het Cleverdesk logboek: Er is een nieuw dashboarditem onder administratie om snel te zien of er fouten in het logboek staan. Dit is ter controle van de standaardkoppelingen die facturen en factuurregels overzetten naar boekhoudpakketten.
De dashboarditems voor de kosten en omzet per periode zijn uitgebreid met een jaar optie.
Een conceptfactuur kan nu vanaf het factuurdetailscherm direct verstuurd worden.
Tijdens het goedkeuren van een factuur kan nu ook de factuurdatum aangepast worden.
Conceptfacturen en definitieve facturen kunnen nu naar meerdere personen gemaild worden. Type meerdere e-mailadressen in met een ; ertussen.
Het facturatieboekingen selectiescherm heeft nu twee weergaves, gesorteerd per type boeking of gesorteerd per Werkbon/Projectactiviteit. Vanuit een conceptfactuur is het mogelijk om weer terug te komen in het selectiescherm om boekingen te verwijderen of toe te voegen.
De Conceptfacturen en Definitieve facturen overzichten tonen wanneer en door wie de factuur is verzonden.
Administratie/Conceptfacturen: In het overzicht van conceptfacturen is het mogelijk twee of meer facturen van hetzelfde project samen te voegen. Selecteer hiervoor minimaal twee facturen van hetzelfde project en er verschijnt een knop ‘Facturen samenvoegen’. Hierna krijg je de keuze op welk conceptfactuurnummer de twee facturen samengevoegd moeten worden. Alle basisinformatie die ingesteld stond op de gekozen factuur geldt dan voor de samengevoegde factuur.

CleverApp

Verlofsaldi worden nu op meer plaatsen getoond inclusief het aangevraagde verlof.

Taken kunnen nu afgehandeld worden in de CleverApp. Openstaande taken zijn zichtbaar inclusief taken die verlopen zijn.

De vrije velden van Project en Projectactiviteit zijn nu zichtbaar op de projectdetailkaart in de CleverApp.
Het is vanaf nu mogelijk om bedrijfsmiddelen te keuren/certificeren met de CleverApp

Werkplaats

Vanuit Persoonlijk/Uren en HRM/Uren is het nu mogelijk om vanuit de uurregel door te klikken naar de werkorder. Onder het vraagteken is nu meer informatie van de werkorder zichtbaar.
Onderhoud/Werkorders/Preventieve werkorder sluiten: Bij het sluiten van een preventieve werkorder is het nu mogelijk om naast de datum ook de draaiuren/KM-stand in te geven. Deze kilometerstand wordt gebruikt voor het berekenen van de eerstvolgende preventieve werkorder indien het interval draaiuren/kilometers afhankelijk is.
Onderhoud/Rapportage/Werkorders: De export van dit rapport bevat nu de SKU’s van de bedrijfsmiddelen.
Onderhoud/Bedrijfsmiddeldetailkaart: Signaleringen zijn nu te beheren vanaf de detailkaart van een bedrijfsmiddel. Signaleringen kunnen nog steeds toegevoegd en afgehandeld worden via een werkorder, maar kunnen nu ook direct beheerd worden.

QHSE

QHSE/Taken: de weergave van taken die aan meldingen of werkplekinspecties hangen is verbeterd. De taken worden nu via de generieke takenpopup toegevoegd en gewijzigd. Dit betekent dat de taken niet meer direct in het meldingen op werkplekinspectie formulier staan. Vul eerst het formulier in en voeg later taken toe.
De weergave van deze taken op de Scrumboarden in de scrummodule is verbeterd, zo is nu zichtbaar aan welke werkplekinspectie of melding te taak gekoppeld is.
QHSE/Rapportage/FormulierExport: Het is nu mogelijk om alle formulieren van één type formulier in één keer te exporteren.

Relatieportaal

In de relatieportaal is voor relatiegebruikers een projectdetailkaart toegevoegd met minimale informatie over de voortgang van het project. Daarnaast staan hier ook de ingevulde projectformulieren. De relatie kan de lijst met projectformulieren doorzoeken en exporteren naar PDF. Er zijn extra gebruikersrollen toegevoegd voor relatiegebruikers.

Persoonlijk

Persoonlijk/Taken: Er is een nieuw persoonlijk takenscherm voor de ingelogde gebruiker. In dit takenoverzicht zie je alle taken die aan jou (de ingelogde gebruiker) zijn toegewezen. De taak kan hier in detail bekeken worden, afgehandeld worden of gewijzigd worden als je daar rechten toe hebt.

Geschreven door: cloe@cleverdesk.nl