Van versnipperde informatie naar één centrale werkplek
Als specialist in montage, verhuizingen, onderhoud en beheer van kantoor-, onderwijs-, zorg- en horecameubilair verwerkt Office Service Nederland dagelijks een grote hoeveelheid opdrachten, klantgegevens, documenten en planningen. Door de jaren heen groeide de organisatie sterk, waardoor het intern ontwikkelde systeem niet langer aansloot op de dagelijkse praktijk.
Wat ooit goed werkte, zorgde steeds vaker voor vertraging. Medewerkers moesten informatie uit verschillende systemen halen, documenten opzoeken en handmatig gegevens verwerken voordat een opdracht uitgevoerd kon worden.
Om verdere groei mogelijk te maken en meer grip te krijgen op de operatie, koos Office Service Nederland voor Cleverdesk. Inmiddels maakt de organisatie deel uit van de Fair Furniture Group, waardoor efficiënte processen en centrale informatievoorziening nóg belangrijker zijn geworden.
De uitdaging: te veel zoeken, te weinig overzicht
Voor planners, projectcoördinatoren en backoffice-medewerkers was informatie vaak verspreid over meerdere bestanden, schermen en documenten.
Een opdracht aanmaken betekende regelmatig:
- Gegevens op meerdere plekken controleren
- PDF-bestanden opzoeken en toevoegen
- Handmatig informatie verzamelen
- Veel klikken tussen verschillende systemen
Daardoor kostten administratieve taken onnodig veel tijd.
“Voorheen waren we soms tientallen minuten bezig om alle informatie voor een opdracht compleet te krijgen.”
Daarnaast wilde de organisatie meer overzicht creëren voor de dagelijkse operatie, zodat medewerkers sneller konden schakelen en minder afhankelijk waren van individuele kennis.
De oplossing: alles rondom een opdracht op één plek
Samen met Idee101 werd Cleverdesk ingericht rondom de werkprocessen van de organisatie.
Het uitgangspunt was eenvoudig: alle relevante informatie direct beschikbaar in één omgeving.
Binnen Cleverdesk komen nu onder andere samen:
- Klantgegevens
- Projectinformatie
- Werkbonnen
- Documenten
- Orderhistorie
- Planning
- Communicatie
Hierdoor hoeven medewerkers niet langer verschillende systemen te openen om hun werk uit te voeren.
Wanneer een opdracht binnenkomt, is alle benodigde informatie direct beschikbaar vanuit één scherm.
Het resultaat: meer rust in de operatie
De grootste winst zit niet alleen in tijdsbesparing, maar vooral in overzicht.
Medewerkers hoeven minder te zoeken, hebben sneller toegang tot de juiste informatie en kunnen zich meer richten op het daadwerkelijk uitvoeren van hun werkzaamheden.
De voordelen op een rij
✅ Alle informatie rondom klanten en opdrachten centraal beschikbaar
✅ Minder administratieve handelingen
✅ Snellere verwerking van opdrachten
✅ Meer overzicht voor planning en uitvoering
✅ Minder afhankelijkheid van losse bestanden
✅ Een schaalbaar platform voor toekomstige groei
“We krijgen steeds meer rust in onze processen. Alles wat bij een opdracht hoort kunnen we direct terugvinden en verwerken.”
Een systeem dat meegroeit
Geen twee organisaties werken hetzelfde. Daarom werd Cleverdesk aangepast aan de specifieke werkwijze van Office Service Nederland.
Waar nodig werd maatwerk ontwikkeld om processen verder te stroomlijnen. Hierdoor sluit het systeem niet alleen aan op de huidige situatie, maar biedt het ook ruimte om nieuwe wensen en verbeteringen door te voeren.
Dat is belangrijk voor een organisatie die dagelijks tientallen medewerkers plant en uiteenlopende opdrachten door heel Nederland uitvoert.
Samen bouwen aan betere dienstverlening
Volgens Office Service Nederland zat de meerwaarde niet alleen in de software, maar ook in de samenwerking.
Tijdens de implementatie werd actief meegedacht over processen, inrichting en optimalisaties. Hierdoor ontstond een oplossing die aansluit op de praktijk van de organisatie.
Juist dat partnerschap zorgde ervoor dat Cleverdesk niet alleen een nieuw systeem werd, maar een fundament voor verdere professionalisering.
Klaar voor de volgende groeifase
Sinds 2024 maakt Office Service Nederland onderdeel uit van de Fair Furniture Group. De groep versterkte haar landelijke servicenetwerk met meer dan 35 servicemedewerkers en zet sterk in op hoogwaardige dienstverlening en circulaire projecten. [kantoornet.nl], [vepa.nl]
Met Cleverdesk beschikt de organisatie over een centrale digitale werkplek die meegroeit met nieuwe processen, grotere volumes en toekomstige ambities.
Wat begon als een zoektocht naar meer overzicht, groeide uit tot een platform waarmee de organisatie vandaag de dag meer grip heeft op planning, service, klantinformatie en uitvoering.
Over Office Service Nederland
Office Service Nederland ondersteunt organisaties in heel Nederland bij montage, verhuizingen, onderhoud, opslag en circulaire herinrichting van kantoor-, onderwijs-, zorg- en horecameubilair. Sinds juni 2024 maakt het bedrijf onderdeel uit van de Fair Furniture Group, waaronder ook de merken Vepa, Eromesmarko, BUUR, Be by Bèta en De Lockerfabriek vallen. [kantoornet.nl], [vepa.nl], [insideinformation.nl]
Gebruikte Cleverdesk-oplossingen
- CRM & Relatiebeheer
- Planning
- Werkbonnen
- Projectbeheer
- Documentbeheer
- Serviceprocessen
- Rapportages
Resultaten
- Eén centrale bron van informatie
- Minder administratieve belasting
- Snellere opdrachtverwerking
- Meer overzicht voor planners en servicemedewerkers
- Schaalbare basis voor verdere groei binnen de Fair Furniture Group