Met de koppeling tussen Cleverdesk en 4PS worden gegevens automatisch uitgewisseld. Denk aan medewerkers, projecten, materieel en urenregistraties. Zo werken kantoor en buitendienst met dezelfde actuele informatie, zonder dat gegevens steeds opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
Wat houdt de koppeling tussen Cleverdesk en 4PS in?
4PS vormt voor veel organisaties de basis voor hun bedrijfsvoering en projectadministratie. Cleverdesk sluit hierop aan met software voor het organiseren en aansturen van de dagelijkse operatie.
Door beide systemen met elkaar te verbinden, kunnen verschillende gegevens automatisch worden uitgewisseld. Zo blijven onder andere medewerkers, projecten, relaties en contactpersonen op elkaar afgestemd. Ook projectactiviteiten, urenregistraties, loonmutaties en materieeluren kunnen onderdeel zijn van de gegevensuitwisseling.
Medewerkers kunnen hun uren en werkzaamheden registreren in Cleverdesk, terwijl de bijbehorende projectinformatie vanuit 4PS beschikbaar is. De gegevens hoeven daardoor niet op meerdere plekken bijgehouden te worden.
Cleverdesk beschikt over standaardkoppelingen met verschillende administratieve pakketten. Deze koppelingen worden actief onderhouden door Idee101 en zijn erop gericht om gegevens betrouwbaar en gecontroleerd uit te wisselen.
Wat levert de koppeling op?
Een koppeling tussen Cleverdesk en 4PS maakt het dagelijkse werk een stuk overzichtelijker. Dat merk je op verschillende plekken binnen de organisatie.
✔ Minder dubbel werk
Projecten, medewerkers en relaties hoeven niet handmatig in verschillende systemen bijgewerkt te worden. Gegevens worden automatisch uitgewisseld, waardoor de kans op fouten kleiner wordt en medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen.
✔ Eén overzicht voor kantoor en buitendienst
De buitendienst werkt dagelijks aan verschillende projecten en registreert daarbij uren en werkzaamheden. Dankzij de koppeling is de benodigde projectinformatie vanuit 4PS beschikbaar in Cleverdesk. Zo werkt iedereen met dezelfde gegevens en sluit de registratie op de werkvloer beter aan op de administratie op kantoor.
✔ Meer inzicht in materieel en middelen
Ook materieel en bedrijfsmiddelen spelen een belangrijke rol binnen de dagelijkse planning. Door materieelgegevens vanuit 4PS beschikbaar te maken in Cleverdesk, ontstaat er meer overzicht in de beschikbare middelen en de inzet daarvan. Dit helpt bij het plannen en verdelen van materieel over verschillende projecten.
✔ Geschikt voor grotere organisaties
Ook wanneer een organisatie meerdere vestigingen, teams of projecten heeft, is het belangrijk dat gegevens goed op elkaar aansluiten. De koppeling tussen Cleverdesk en 4PS wordt bijvoorbeeld gebruikt bij idverde, waar beide systemen naast elkaar functioneren binnen een grote en veelzijdige organisatie.
Praktijkvoorbeeld: idverde
Een mooi voorbeeld van de samenwerking tussen Cleverdesk en 4PS is idverde. Binnen deze organisatie worden verschillende gegevens tussen beide systemen uitgewisseld. Het gaat onder andere om medewerkers, projecten, materieel, projectactiviteiten en urenregistraties.
Dat de koppeling ook op langere termijn goed blijft functioneren, blijkt uit de ervaringen van idverde. De organisatie is namelijk bezig met een overgang van 4PS/Navision naar Business Central. Ook tijdens deze migratie blijft de koppeling met Cleverdesk stabiel. Zoals idverde zelf aangeeft:
‘De koppeling met 4PS draait stabiel, ook tijdens onze migratie naar Business Central.’
Dit laat zien hoe belangrijk het is dat verschillende systemen goed op elkaar aansluiten, ook wanneer een organisatie stappen zet in de verdere ontwikkeling van hun softwareomgeving.
Samen één geheel
Werk je operationeel met Cleverdesk en gebruik je 4PS als ERP-systeem? Dan hoef je niet te kiezen tussen beide oplossingen. Juist door ze met elkaar te verbinden, haal je meer uit de systemen die je al gebruikt. Zo houden medewerkers op kantoor én in de buitendienst hun aandacht bij waar het echt om draait: het werk.