In de eerste video laat Aron zien hoe je de verbinding tussen Cleverdesk en AFAS instelt en welke basisgegevens daarvoor nodig zijn. Want voordat je gegevens tussen beide systemen kunt uitwisselen, moeten de instellingen en de inrichting natuurlijk goed op elkaar aansluiten.
Wat is AFAS?
AFAS is bedrijfssoftware waarmee organisaties verschillende processen kunnen ondersteunen, zoals personeelszaken, salarisverwerking en financiële administratie. Door deze processen digitaal te organiseren, houd je gegevens overzichtelijk en kunnen werkzaamheden efficiënter worden uitgevoerd.
Maar wat als je daarnaast Cleverdesk gebruikt voor de planning, urenregistratie en dagelijkse werkzaamheden op projecten? Dan is het handig als beide systemen informatie kunnen doorgeven. Zo kan ieder systeem zijn eigen rol behouden, terwijl gegevens tussen de twee worden uitgewisseld.
Ieder zijn eigen rol
Als gecertificeerd partner kan Cleverdesk en AFAS aan elkaar worden gekoppeld. Daarbij zijn verschillende mogelijkheden en routes beschikbaar. Welke inrichting het beste past, hangt af van de processen binnen een organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan de planning en urenverantwoording in Cleverdesk, terwijl de verloning en financiële afhandeling in AFAS plaatsvinden. Door de systemen op elkaar aan te sluiten, kunnen gegevens worden opgehaald en teruggestuurd zonder dat je alles handmatig op meerdere plekken hoeft bij te houden.
Maar hoe richt je zo’n koppeling in? Dat is precies waar Aron in de eerste video mee aan de slag gaat.
De eerste stap: de verbinding instellen
Voordat Cleverdesk en AFAS gegevens kunnen uitwisselen, moet eerst de verbinding tussen beide systemen worden ingesteld. Dat gebeurt vanuit de systeeminstellingen van Cleverdesk. Hierbij maak je onder andere gebruik van connector-URL’s en tokens. Ook maak je keuzes over de inrichting, bijvoorbeeld welk systeem leidend is voor projecten en hoe nacalculaties worden verstuurd.
Aan de AFAS-kant moeten eveneens de juiste instellingen worden gedaan. Daarvoor zijn verschillende connectoren nodig. Deze zorgen ervoor dat gegevens vanuit AFAS kunnen worden opgehaald en dat wijzigingen vanuit Cleverdesk teruggestuurd kunnen worden.
Aron legt uit welke onderdelen hiervoor nodig zijn en waar je deze instellingen kunt terugvinden. De volledige lijst met instellingen en connectoren is bovendien op te vragen bij het projectbureau. Zo kunnen de mogelijkheden en de benodigde inrichting samen worden doorgenomen.
Welke gegevens moeten overeenkomen?
Als de verbinding eenmaal is gelegd, is het tijd om naar de inrichting van beide systemen te kijken. Een belangrijk onderdeel daarvan is het afstemmen van de stamgegevens.
Aron laat onder andere zien hoe je de administraties en vestigingen in Cleverdesk laat aansluiten op de gegevens in AFAS. Daarbij moeten bijvoorbeeld de codes en omschrijvingen overeenkomen. Ook kostensoorten, werksoorten en artikelen komen aan bod. Door deze gegevens goed in te richten en waar nodig te groeperen, kun je ze later makkelijker gebruiken bij het uitwisselen van informatie.
Ook verlof, verzuim en loonmutaties komen aan bod
Voor het ophalen van verlofgegevens moeten bijvoorbeeld de uursoorten in AFAS overeenkomen met de looncomponenten en uursoorten in Cleverdesk. Aron gebruikt vakantieverlof als voorbeeld. Wanneer de codes en omschrijvingen goed op elkaar aansluiten, kan een goedgekeurde verlofregistratie vanuit AFAS worden opgehaald in Cleverdesk.
Ook voor het versturen van loonmutaties is een goede afstemming nodig. Denk aan overuren, ziekte-uren of onregelmatige uren. Hiervoor moeten de bijbehorende looncomponenten in beide systemen overeenkomen.
Het zijn precies dit soort instellingen die belangrijk zijn om ervoor te zorgen dat de gegevensuitwisseling straks goed verloopt.
Dit is pas het begin
Met deze eerste video legt Aron de basis voor de koppeling tussen Cleverdesk en AFAS. In de volgende video’s gaat hij verder in op de inrichting van de projectenmodule en het ophalen en terugsturen van specifieke gegevens. Zo wordt stap voor stap duidelijk hoe je beide systemen samen kunt gebruiken en welke mogelijkheden de koppeling biedt.
Benieuwd naar de uitleg van Aron? Bekijk de eerste CleverAFAS-video op ons YouTube kanaal