Wil jij bedrijfsprocessen versnellen met software? Goed idee! Met de juiste programma’s kun jij processen optimaliseren en veel tijd en geld besparen. Maar het implementeren van nieuwe software binnen een organisatie kan uitdagend zijn. Medewerkers moeten gedrag en routines veranderen en dat is moeilijk. Met de tips van Cleverdesk zal de implementatie een stuk soepeler verlopen!
15.34
In dit artikel:
- Draagvlak creëren
- Bepalen welke software nodig is
- Training & verbetermogelijkheden
Draagvlak voor overgang naar digitalisering
Deze stap begint nog voor het aanschaffen van nieuwe software. Om nieuwe software te laten slagen is het van groot belang om draagvlak te creëren onder jouw medewerkers. Zij moeten er immers mee gaan werken. Maak inzichtelijk waarom er software nodig is, hoe dit een bijdrage levert aan de strategie en doelen van het bedrijf en hoe dit het werk van de medewerker kan verbeteren.
Betrek medewerkers bij de selectie
Uiteraard zul jij zelf al de nodige afwegingen gemaakt hebben over software. Maar vergeet ook niet om jouw medewerkers te betrekken bij de selectie. Stel een groepje medewerkers aan en betrek ze bij het proces. Dit zorgt ervoor dat de software beter aansluit bij de wensen van de medewerkers en daarmee ook bij de wensen van het bedrijf.
Samen bepalen wat nodig is
Software moet processen ondersteunen en verbeteren. Kijk gezamenlijk naar de behoefte binnen het bedrijf en de doelen. Breng gebruikerswensen in kaart en bepaal samen welke applicaties interessant zijn. Opvolgend nodig jij de top drie leveranciers uit voor een demonstratie. Op basis hiervan kunnen jullie samen bepalen welke partij het beste bij jouw bedrijf past.
Geef samen met jouw medewerkers een presentatie
Een keuze gemaakt? Dan begint de implementatie! Geef samen met de betrokken medewerkers een presentatie om te laten zien waarom jullie voor deze partij hebben gekozen. Maak inzichtelijk hoe deze software het bedrijf en de medewerkers gaat helpen om doelen te behalen.
Maak een projectgroep
Om software succesvol te implementeren is het belangrijk dat meerdere personen beschikbaar zijn voor het invoeren van het pakket. Onder andere het aanleveren van informatie is erg belangrijk voor een succesvolle implementatie. Hoe sneller en zorgvuldiger zaken worden aangeleverd, des te meer kosten jij kunt besparen aan implementatietijd.
Training over software
Uiteraard wil jij dat jouw medewerkers goed met de software gaan werken. Een goede uitleg/training is hierbij onmisbaar. Onwetendheid over het systeem zorgt veelal voor negativiteit over het systeem. Zonde, want bij goed gebruik van het systeem zullen jouw medewerkers er profijt van hebben. Deze training kan vaak in-house worden verzorgd door jouw leverancier.
Sta open voor verbeteringen
Wanneer jullie beginnen te werken met een nieuwe digitale omgeving zullen jouw collega’s ongetwijfeld tegen problemen aanlopen. Geef daarom jouw medewerkers de mogelijkheid om verbetervoorstellen te doen. Vergeet van tevoren niet uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn op het gebied van verbeteringen.
Meer weten over het succesvol implementeren van nieuwe software?
Bij Cleverdesk vertellen we jou graag meer over ons pakket en over het succesvol implementeren hiervan.
•