5 quickwins voor jouw digitale werkplaats

Waarschijnlijk heb je allerlei wilde plannen voor 2018. Je wilt afvallen, je bent net gestopt met roken en je wilt je werkplaats digitaliseren. Huh!?, je werkplaats? Ja, je werkplaats ja. Want zo langzamerhand begin je door te krijgen dat het werken in je zelfgebouwde meesterwerk in Excel toch niet zo handig meer is als je dacht. En dat je steeds aan het zoeken bent naar die ene boormachine die collega Wim vorige week meenam, iets dat ook veel tijd kost. Wij zeggen, maak het je zelf gemakkelijk en begin vandaag alvast met digitaliseren.

Tip 1: inventariseer je analoge hulpmiddelen

Naast je Excel heb je ook nog je kladblok, je A3 lijst en je whiteboard. Van deze zaken moet je af! Deze informatie is bewerkelijk, foutgevoelig en onbenaderbaar voor anderen. Start eerst eens met het maken van een lijstje van deze dingen. Er zijn veel online tools die je kunt gebruiken op bijvoorbeeld een tablet, zoals Evernote, Wunderlist en OneNote, hierin kun je makkelijk aantekeningen maken. Digitaal werken is een mindset. Je kunt vrij laagdrempelig een tv kopen en aansluiten op je Excel meesterwerk om zo al voor jezelf te wennen aan digitaal werken.

Tip 2: keurings- en onderhoudsregimes

Werk je met apparaten die jaarlijks onderhoud en keuringen nodig hebben? Dan kun je bijvoorbeeld in Google Calendar of Excel een jaarlijkse reminder zetten. In een pakket zoals Cleverdesk word je hiervan automatisch genotificeerd via je dashboard. Het is ook goed om standaardlijsten te maken met werkzaamheden (een werkinstructie) die er bij een bepaalde beurt moeten gebeuren. Deze kun je dan op een laptop tonen in de werkplaats.

Tip 3: standaardiseer je nummers

Hebben al je materieelstukken een eigen uniek nummer in een bepaalde range? Zo ja: is hierbij nagedacht over een logische opbouw? En zo nee, mooi; dan heb je nu de kans om dit in 1 keer goed te doen. Wij raden altijd aan om een structuur met minimaal 2 en maximaal 3 niveaus te gebruiken. Zo kun je denken aan:

  1.             Hijs- en hefmiddelen

1.1                   Heftrucks

1.1.1                Diesel en LPG-trucks

1.1.1.001        Linde RC 40 Dieseltruck

Als je met dit soort nummers gaat werken, die uniek zijn en logisch zijn opgebouwd, dan kun je straks eventueel makkelijker overstappen op een ander pakket dan bijvoorbeeld Excel (ja! er zijn makkelijkere alternatieven). Je kunt deze mappenstructuur ook eerst opzetten op een fileserver.

Tip 4: maak afspraken met je leveranciers

Je kunt bij je leveranciers gaan vragen om digitale bestanden. Ook kun je je keuringsinstantie vragen om alles als PDF aan te leveren aan een specifieke mailbox, dit maakt je informatiestroom al digitaler en overzichtelijker. Voor leveranciers die dit niet kunnen leveren heb je gelijk een interessante onderhandelingspositie en kun je ze vragen of ze nog in 2017 leven.

Tip 5: begin met scannen

Zorg ervoor dat zaken die nu nog op papier binnenkomen gescand gaan worden. Hiermee begint je digitale reis. Je hebt voor 100 à 200 euro al een prima scanner die je kunt aansluiten op een lokale netwerkmap. Uiteraard kun je je scanwerkzaamheden ook uitbesteden, jij bent immers het natuurtalent in jouw werkplaats.

 

Meer weten over digitalisering van je werkplaats?

Als je hierin echt een volgende stap wilt zetten, met bijvoorbeeld barcode- of RFID-scanners en een onderhoudsplanning, dan kunnen wij je helpen met de inzet van Cleverdesk. Wil je hier meer van weten of eens een demo zien? Neem dan gerust contact met ons op via deze pagina.

Cleverdesk wordt intensief gebruikt door onze klanten

  • 2.300+ actieve gebruikers
  • 20.000+ afgeronde projecten
  • 180.000+ ingediende uurbriefjes
  • 100.000+ bedrijfsmiddelen
  • 200.000+ uitgevoerde keuringen
Copyright © · Cleverdesk is een softwarepakket van Idee101 B.V.