Casestudy: Office Service Nederland

Waarom deze specialist in het monteren van kantoor-, school-, zorg- en horecameubilair kiest voor de ERP systeem van idee101.

Office Service Nederland

Case: wat is de situatie?

Office Service Nederland is in de afgelopen zeven jaar enorm gegroeid. Ze hadden in deze tijd een systeem dat tien jaar eerder intern was ontwikkeld. Dat werkte, maar niet voldoende. De organisatie was te groot geworden voor deze oplossing. Tijd dus voor een nieuw systeem! Bij Cleverdesk kregen we de kans om hiermee aan de slag te gaan.

Eisen: waar moet het CRM systeem aan voldoen?

  • Alle gegevens in één scherm

Resultaat: wat heeft de implementatie opgeleverd?

Office Service Nederland werkt met ontzettend veel gegevens van klanten. Carmen Piest van Office Service Nederland kwam bij Cleverdesk met een aantal frustraties van het voorgaande systeem waar ze mee werkten. ‘Voorheen moesten we 36 keer klikken, PDF-bestanden opzoeken, opslaan en toevoegen. We waren soms 45 minuten aan het klikken en zoeken om een order te maken. Nu staat alles in één scherm. Hierdoor kunnen we veel tijd besparen.’

Het duurde wel even voordat het systeem voor Office Service Nederland volledig naar wens werkte. Er was maatwerk nodig om het ideale digitale proces te creëren. Met dit maatwerk werkt alles geheel naar wens. ‘We beginnen rust te krijgen in het werken met het systeem. We waren altijd ontzettend veel bezig met grote hoeveelheden bestanden. Nu kunnen we alles wat bij een order hoort op één scherm vinden en boeken.’

Ervaring: hoe verliep de samenwerking met idee101?

Office Service Nederland heeft de eerste implementatie als wat langzaam ervaren. ‘Zelf werken we met veel last minute opdrachten en proberen we alles zo snel mogelijk te leveren. Voor ons leek het dus wat langzaam, maar dit bleek achteraf juist goed.’ De samenwerking met Idee101 en Cleverdesk ervaart Office Service Nederland als positief. ‘We hebben altijd ontzettend prettig contact met onze consultant Kim. Onlangs hadden we ‘s avonds een probleem met het systeem. We hadden grote paniek en stuurden Idee101 een e-mail. Diezelfde avond werden we gebeld en werd het probleem opgelost. Dit was heel fijn!’

Toekomst: wat staat er nog op de planning?

Carmen over de keuze voor Idee101 en Cleverdesk: ‘We hebben gekozen voor Idee101 en Cleverdesk vanwege de potentie van het systeem. Voor ons waren de mogelijkheden haast oneindig.’ Er zijn nog wel wat toekomstwensen bij Office Service Nederland voor Cleverdesk. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijke wens voor de planningsmodule. ‘We hebben dagelijks 40 man in de planning. Wanneer mensen niet nodig zijn op een dag willen we deze als het ware onzichtbaar maken op de planning. Dat wordt nu voor ons ontwikkeld.’

Cleverdesk wordt intensief gebruikt door onze klanten

  • 3.000+ gebruikers
  • 25k+ projecten
  • 250k+ uurbriefjes
  • 200k+ bedrijfsmiddelen
  • 400k+ keuringen
Copyright © · Cleverdesk is een softwarepakket van Idee101 B.V.