Release: Cleverdesk 4.1 Argan

Wij hebben weer een nieuwe release van Cleverdesk genaamd: 4.1 Argan! Wij zijn constant bezig met het verbeteren van Cleverdesk voor onze klanten en gebruikers.  Benieuwd wat onze nieuwste release inhoudt en wat dit voor jou kan betekenen? Wij hebben de belangrijkste ontwikkelingen hieronder voor je weergegeven. De gehele release vind je op onze supportpagina.

De highlights van deze nieuwe versie!

• iOS en Android-app in de Appstores
• Veel verbeteringen in de vernieuwde mobiele weergave
• Betalingscondities
• Verdere uitbreiding van de QHSE module met o.a. Afwijkingenregister
• Voorraad verplaatsen binnen het magazijn
• Mandagenregister automatisch bij de factuur meesturen
• Interne functie tarieven kunnen afwijken per uursoort

Waarschuwing!
De PDF-templates voor de verkooopfactuur en conceptfactuur zijn vanaf versie 4.0 aangepast zodat de duizendtallen een puntje krijgen. Hierdoor kan het in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat bepaalde velden te breed worden en de verdeling van de kolommen opnieuw ingesteld moet worden. Daarnaast kan het zijn dat de G-rekening regel zichtbaar is, terwijl dit niet hoeft.

Controleer daarom vóórdat je een factuur definitief maakt of de indeling en weergave nog klopt. Neem contact met de helpdesk op om dit te herstellen in de layout als dit niet het geval blijkt.

Nog één versie oude mobiele weergave beschikbaar.

Om je medewerkers voldoende tijd te geven om te wennen aan de vernieuwde mobiele weergave houden we de oude mobiele weergave nog één versie beschikbaar. Deze oude weergave zal in de tussenliggende periode niet aangepast worden en er zullen geen bugfixes gedaan worden. Medewerkers kunnen in de instellingen onder Mijn voorkeuren op de mobiele weergave zelf kiezen welke versie ze willen gebruiken.

De nieuwe mobiele weergave is in Cleverdesk 4.1 nog beter geworden en de Cleverapp is beschikbaar in zowel de Appstore (iOS) als de Play store (Android). Vanaf versie 4.2 zal alleen de vernieuwde mobiele versie beschikbaar zijn.

Nieuw: Betalingscondities

Deze nieuwe functionaliteit vervangt de huidige ‘betalingstermijn in dagen’. Er is een nieuwe entiteit toegevoegd aan de Stamgegevens genaamd ‘Betalingscondities’. Het veld [Betalingstermijn in dagen] op de Relatie- en Leverancierdetailkaart is vervangen door betalingscondities. Er is een ‘betalingsconditie debiteur’ en ‘betalingsconditie crediteur’ op een relatie beschikbaar. Deze betalingscondities worden overgenomen op de verkoopfactuur en inkoopfactuur. De factuur heeft een extra veld ‘vervaldatum’ gekregen. De betalingsconditie en vervaldatum zijn ook beschikbaar in de PDF-templates van verkoopfactuur en conceptfactuur zodat deze afgedrukt kunnen worden.

Bestaande betalingstermijnen worden op de achtergrond automatisch aangepast naar deze nieuwe Betalingscondities. Voor iedere ‘betalingstermijn in dagen’ wordt hiermee een betalingsconditie gemaakt waarbij de betalingstermijn in dagen in het juiste veld wordt gezet.
Bijvoorbeeld: Een ‘betalingstermijn in dagen’ op de Relatiedetailkaart van 14 (dagen) wordt onder de betalingsconditie:
Code = 14
Omschrijving = 14 dagen
Aantal dagen = 14

Nieuw: afwijkende interne functietarieven per uursoort

Het scherm Stamgegevens/Functies is uitgebreid met de mogelijkheid om een afwijkend intern tarief (kosten) per uursoort in te stellen. Zo is het nu mogelijk om voor bijvoorbeeld overuren een ander intern tarief in te stellen. Daarnaast zijn alle overige tariefkaarten, zoals projectsoorttariefkaart, klanttariefkaart en projecttariefkaart aangepast om dit tarief te kunnen wijzigen.

Overige wijzigingen

Projecten

• Documentenschijf koppelen aan een project: Op de Relatiedetailkaart en op de Projectdetailkaart is een veld ‘Externe link’ toegevoegd. Dit veld kan gevuld worden met een externe projectpagina of een documentenschijf voor dit project, zoals bijvoorbeeld een dropbox of sharepoint/teams. Deze link is ook zichtbaar op de mobiele weergave onder de i -knop op een project- of werkbondetailkaart.
• De dropdown ‘Default BTW tarief verkoopfacturen’ is uitgebreid met de BTW codering.
• Als een gebruiker doorklikt vanaf de projectdetailkaart naar de kosten- en opbrengstenregels, wordt er nu gefilterd op het type kosten waarop de gebruiker heeft geklikt.

Inkoop

• De artikeldetailkaart toonde in het blok Prijzen en levertijd bij de leverancier een Debiteurnummer. Dit is veranderd in het Leveranciernummer (crediteurnummer).
• Bij inkooporder is het nu mogelijk om meerdere bijlagen toe te voegen. Bij het verzenden van de inkooporder via e-mail kunnen deze bijlagen geselecteerd worden om mee te sturen naar de leverancier.
• De geselecteerde accordeerder en al zijn contactgegevens bij een inkooporder zijn nu beschikbaar in de pdf-editor en kunnen daarmee toegevoegd worden aan de bestelling (in PDF).
• Administratie/Inkoopfacturen: Vanaf nu kun je ook bij het inboeken van een inkoopfactuur deels naar de G-Rekening opvoeren. Als deze wordt geselecteerd, kan er een bedrag voor de G-Rekening ingevuld worden. Het bedrag wordt ook getoond op de inkoopfactuur-detailkaart. Daarnaast is de standaard Exact-koppeling uitgebreid met het G-rekening bedrag.
• Inkooporders kunnen verstuurd worden vanuit een algemeen e-mailadres per vestiging. De e-mailadressen kunnen onder Stamgegevens/Vestigingen ingericht worden. Bij de instellingen is bij de standaard e-mailtekst te selecteren welk afzendadres gekozen moet worden.

• Voor het exporteren van in- en verkoopfacturen is een rol gemaakt voor de export-knop. Regels die geëxporteerd zijn, worden nu als zodanig gemarkeerd. Hierdoor worden regels niet dubbel geëxporteerd. Wil je de regels nogmaals exporteren dan dien je in de filters de reeds geëxporteerde regels zichtbaar te maken.

Standaard Exact online Koppeling

• Vanwege een wijziging in de Exact Online koppeling is het verversen van access tokens en het bijhouden van fouten door de koppeling aangepast.
• De standaard Exact Online koppeling is uitgebreid met betalingscondities
• De standaard Exact Online koppeling is uitgebreid met bedragen die naar de G-Rekening overgemaakt moeten worden.

QHSE

• QHSE/Rapportage/Werkplekinspectie aantallen: Er is een nieuwe rapportage op aantallen ingevulde werkplekinspectieformulieren per jaar. Hier kan gecontroleerd worden of alle medewerkers voldoende werkplekinspecties hebben ingevuld.
• QHSE/Afwijkingenregister: Het afwijkingenregister is een uitbreiding op de QHSE module. In het afwijkingenregister kunnen alle afwijkingen vanuit de meldingen, werkplekinspecties en toolboxen geregistreerd worden, evenals afwijkingen die uit een interne of externe audit komen.
• Op meldingen- en werkplekinspectie-detailkaart is een knop toegevoegd: ‘Afwijking registreren’. Na drukken op deze knop kan de gebruiker in een nieuw scherm (pop-up) de afwijking vastgelegd worden, waarbij er meteen een koppeling naar het ingevulde formulier wordt gelegd.
• De taken onder QHSE (werkplekinspectie en meldingen) hebben meer beschikbare opties gekregen, net zoals de taken onder werkbonnen of projectactiviteiten. Zo kan er nu een Deadline, Contactpersoon, opmerkingen bij afronding en Bestanden bij een taak ingevuld worden
• QHSE/Taken: Er is een nieuw overzichtscherm van alle openstaande taken onder alle werkplekinspecties, meldingen en afwijkingen. Inclusief taken detail en taken wijzigen scherm.
• Stamgegevens/Formulieren: De formulieren zijn uitgebreid met de mogelijkheid om meer eigen tekst toe te voegen onder de titels/kopjes van het groepsniveau. Dit kan gebruikt worden voor een stuk uitleg / informerende tekst aan degene die het formulier invult.
• Persoonlijk/Dashboard: Op het persoonlijke dashboard wordt getoond hoeveel werkplekinspecties per maand door de gebruiker gemaakt zijn.
• QHSE/Dashboard: Op het QHSE dashboard staan nu alle openstaande meldingen en werkplekinspecties i.p.v. alleen de eigen. (De eigen meldingen en werkplekinspecties zijn verplaatst naar het persoonlijke dashboard)
• Persoonlijk/Dashboard: Hier worden vanaf nu de eigen openstaande werkplekinspecties en openstaande meldingen getoond.

HRM en Uren boeken

• Mobiele urenverantwoording: de uurregel met een project of werkbon is niet meer klikbaar als de gebruiker geen rechten heeft de projectdetailpagina te gaan. Hierdoor worden gebruikers niet meer teruggestuurd als zij geen rechten hebben om die detailpagina te zien.
• Uren boeken op een werkbon: In de desktop en op de mobiele weergave is bij het boeken van persoonlijke uren op een werkbon nu ook het werkbonnenproject te zoeken.
• Zwevende uren in accordering: Uren die op werkorder of uursoort geboekt worden kunnen nu niet geaccordeerd worden bij de instelling ‘Accorderen door projectleider’. Deze uren zullen standaard uitkomen bij Accordeerder van uren. Zolang er geen projectleider is, komen deze uren dus bij de accordeerder van uren terecht.
• HRM/Rapportage/LoonComponentMutaties en HRM/Rapportage/LoonComponentMutatiesDetail: Beide rapportages zijn uitgebreid met een filteroptie ‘Toon eigen personeelsleden’ en ‘Toon derden’.
• Een personeelslid mag niet meer verwijderd worden als er een actieve personeelslidgebruiker is. Bij het verwijderen van het personeelslid is een controle toegevoegd of er een personeelslidgebruiker is voor dit personeelslid en krijgt de gebruiker een foutmelding als dit het geval is.
• HRM/Uren/ filter op Vestiging zonder personeel: Bij het selecteren van een lege vestiging komt de melding: info: geen items. Dit gaf een blokkade, aangezien het filter daarna niet aangepast kon worden. Het filter kan vanaf deze versie weer aangepast worden.
• HRM/Dashboard: Dashboard item persoonscertificaten. Het dashboard-item is uitgebreid, zodat certificaten 3 maanden voordat ze verlopen getoond worden. Daarmee wordt het mogelijk om bijvoorbeeld tijdig aanvullende cursussen in te plannen.

Werkplaats

• Onder Werkplaats/Draaiurenlijsten is de optie toegevoegd om bedrijfsmiddelen die verkocht, verwijderd of verdwenen zijn uit de weergave te filteren.
• Planning/Personeel en Planning/Bedrijfsmiddel: In de pop-up op de planning in het tabblad Projectactiviteiten is de dropdown van Project uitgebreid met de Vestiging en Relatienaam.
• Werkplaats/Werkorder/Werkzaamheden boeken: Afgevinkte taken worden niet meer toegevoegd aan de opmerkingen in de uurboeking.

Verbeteringen mobiele weergave

• In de mobiele weergave kan nu sneller een laadlijst gevonden worden:
  1) In Projectvoorbereiding kan je nu zoeken op project (nummer, naam, klant) naast zoeken op datum
  2) Laadlijsten kunnen toegevoegd worden aan een project en werkbondetailkaart op mobiel. Vervolgens ontstaat een snelkoppeling naar de laadlijst.
• Mobiele weergave/Laadlijstdetail: De artikelen en productgroepen in de laadlijst zijn nu klikbaar en verwijzen direct naar het uitcheckscherm. In het uitcheckscherm zijn de artikelen en de aantallen direct ingevuld.
• In de laadlijst is een knopje ‘Extra artikel uitchecken’ toegevoegd. Hiermee kunnen tijdens het verwerken van de laadlijst extra artikelen toegevoegd worden die niet op de laadlijst stonden.

CRM

• Nieuw aangemaakt contactpersonen zijn standaard ‘Actief’.
• Projectdetailkaart/Formulier-module: onder Opname is het nu mogelijk om meerdere ingevulde formulieren op te slaan, zoals onder Uitvoering al mogelijk was.
• Planning/Rapportage/Capaciteit: Feestdagen uit feestdagentabel worden getoond in dit rapport. De dagen worden middels een blauwe kolom aangegevenen bij het plaatsen van de muis op de kolom verschijnt de bijbehorende feestdag.

Artikelen

• Stamgegevens/Artikelen: Op de artikel-stamkaart is voor artikelen een interne kostprijs beschikbaar gemaakt. Deze is al wel beschikbaar op alle tariefkaarten (bijvoorbeeld tariefkaart op het project), maar deze kon nog niet ingericht worden op de stamkaart van het artikel. Deze kostenkant is beschikbaar voor zowel normale artikelen als verhuurartikelen (beschikbaar te maken voor verhuur door middel van het vinkje ‘Verhuur’).

Administratie

• Bij het aanmaken van een (concept)factuur kan het mandagenregister automatisch worden toegevoegd. Als dit aangevinkt is, zal er een PDF gemaakt worden van de geselecteerde uurregels. Dit mandagenregister wordt als PDF-bijlage toegevoegd aan de (concept)factuur. Bij wijzigen van de factuur wordt het mandagenregister bijgewerkt.

• Per relatie is er een extra optie voor e-mailgegevens toegevoegd, genaamd “Mandagenregister”, waar de pro-forma factuur heengestuurd wordt. (zoals ook factuuradres) en deze voorselecteren als een pro-forma wordt verstuurd. Wanneer er geen e-mailadres is ingevuld, dan wordt het factuuradres voorgeselecteerd.
• In het Factuurscherm is een nieuw vinkje. ‘Toon losse regels’. Na klikken op dit knopje zullen alle factuurregels niet meer gegroepeerd in het scherm tonen. Nogmaals drukken en alle factuurregels worden weer getotaliseerd op basis van omschrijving.
• Het i-tje achter de factuurregel krijgt meer informatie over de herkomst van de boeking van de factuurregel. Het i-tje is klikbaar en toont een popup op het scherm met de factuuregel en meer informatie van de boeking. Als er een gegroepeerde boeking getoond wordt dan zullen alle losse regels getoond worden in de boeking en zijn alle losse factuurregels wijzigbaar in de popup.
• Het e-mailadres voor uitgaande facturen is per vestiging instelbaar.

• Uitbreiden standaard koppeling Exact Online: Bij aanmaken van de inkoopfactuur en de verkoopfactuur wordt de betaalconditie op basis van de code toegevoegd.
• In de PDF-template voor de Factuuropdracht is een variabele toegevoegd om de PDF compleet te kunnen maken. Aan de lijst Factuuropdracht.FactuuropdrachtRegels is de variabele Factuuropdracht.FactuuropdrachtRegels-TotaalExcl. toegevoegd. Dit is een berekende waarde: ‘Aantal x Eenheidsprijs’.

Magazijn

• Nieuwe functionaliteit: Voorraad, zowel bedrijfsmiddelen als artikelen, verplaatsen binnen een magazijn van de ene magazijnlocatie naar de andere. Dit kan binnen hetzelfde of een ander magazijn zijn.
  Deze functionaliteit vind je in de schermen: Magazijn/Uitchecken en App/Magazijn/Uitchecken. Bij het selecteren van een nieuwe magazijnlocatie voor het inchecken van het bedrijfsmiddel gaat de voorraad automatisch van oude locatie af.

Planning

• Planning/Personeel en Planning bedrijfsmiddel: In het contextmenu-item ‘Planning bevestigen’ kun je in de popup nu ook kiezen uit de contactpersonen van een relatie op locatie.

Contact

Heb je aan de hand van bovenstaand artikel nog vragen over de nieuwe 4.1 Argan release? Bekijk dan onze supportpagina of neem contact met ons op en wij helpen je verder!

•