Heeft jouw bedrijf veel geïnvesteerd in automatisering? Of werk je al jaren met dat verouderde maar wel betrouwbare boekhoudpakket? En wil je zorgen dat je niet gaat achterlopen op je concurrent? In deze longread delen wij allen ins- en outs van koppelingen op basis van onze ervaringen als software aanbieders.
Close-up of a male hands soldering circuit board by soldering iron on the table.
We beschrijven:
- Hoe zijn koppelingen ontstaan?
- Wat zijn redenen om jouw bestaande software wel of niet te koppelen?
- Welke manieren van koppelingen worden gebruikt?
- Waar moet je aan denken als je besluit koppelingen te gaan ontwikkelen?
1. Hoe zijn koppelingen ontstaan?
Beginnen bij het begin. In de jaren ‘90/2000 is er door veel bedrijven veel geïnvesteerd in het automatiseren van bepaalde taken. Over het algemeen werd hier allereerst naar de gemakkelijkste en meest tijdrovende taken gekeken. Dit verklaart ook dat de grootste software aanbieders in Nederland van oudsher administratie- en boekhoudpakketten hebben ontwikkeld. Het kunnen factureren, verlonen en boekhouding werd door honderden/duizenden handen geprogrammeerd in makkelijkere pakketten.
Steeds meer kwam de vraag vanuit andere afdelingen in het bedrijf om ook iets te doen met die gegevens (denk aan projecten, HRM, verkoop etc). Om deze gegevens op 1 plek centraal en goed op te slaan was het nodig om te gaan koppelen.
Als je eind jaren 90 begin 2000 een softwarepakket wilde koppelen aan bijvoorbeeld je website, dan moest je dit doen door rechtstreeks te werken met de database. Bijvoorbeeld met een ODBC-koppeling. Deze koppelingen gaven ontwikkelaars en klanten erg veel stress. Veranderd er iets in database 1 dan ligt systeem 2 ook plat.
Om deze reden werden er door knappe koppen steeds meer nieuwe manier van koppelen bedacht. En doordat dit makkelijker en meer open werd ontstond er een nieuwe wereld waarin niet gelijk een IT-landschap vervangen moest worden. Door een redelijk eenvoudige koppeling kon je ineens systemen met elkaar laten communiceren.
2. Wat zijn redenen om jouw bestaande software wel of niet te koppelen?
Waarschijnlijk lees je dit artikel omdat je zelf ook bepaalde onderdelen of afdelingen hebt binnen jouw organisatie die aan vernieuwing toe zijn. En het liefst wil je jouw bestaande investeringen (jouw legacy) niet zo maar overboord gooien. Dit zijn enorme kostbare en intensieve trajecten. Vooral als het gaat om switchen van financieel pakket of ERP-aanbieder. Heel vaak is dit dus ook niet nodig. De software van de meeste financiële aanbieders in Nederland (Accountview, AFAS, Exact) is tegenwoordig allemaal ontsloten zoals je dat noemt door middel van koppelingen. Dit betekent dat je vaak kunt kiezen voor een extra pakket of platform waarmee je gaat ‘praten’. Zodat je je bestaande data en processen kunt laten voor wat ze zijn.
Wanneer wel koppelen?
- Als je onderdelen wilt digitaliseren via een stuk maatwerk;
- Wanneer je processen wilt ondersteunen in een branche specifiek pakket;
- Wanneer grote hoeveelheden data op een hoge frequentie moeten worden uitgewisseld tussen pakketten (uurregels, contractmutaties, keuringen, inkopen, klantgegevens etc.)
Wanneer niet koppelen?
- Als de gegevens die je in het nieuwe pakket nodig hebt ook met een import- export mogelijkheid over te dragen zijn;
- Wanneer koppelen serieuze veiligheidsissue’s met zich meebrengt;
- Wanneer de handelingen van pakket 1 naar pakket 2 ook handmatig te doen zijn;
Als jouw huidige aanbieder het koppelen niet toestaat moet je kritisch kijken naar je gezamenlijk toekomstperspectief. Past jouw toekomstvisie en de veranderingen in de markt die er op jouw afkomen nog wel bij je huidige aanbieder? En uiteraard is het belangrijk om te kijken of die software toekomstbestendig, veilig is en ook mobiel gebruikt kan worden.
3. Wat is een API?
Je hoort vast wel vaker termen als Webservices of API’s voorbij komen. En waarschijnlijk zegt het jou niet veel. Dit logisch.
Werken met een automatische koppeling
Een API is geen dier, maar een Application Programming Interface (wikipedia). Het is eigenlijk een methode, zie het maar als de verkeersregels in het verkeer, waarmee programma’s op een veilige manier met elkaar kunnen praten. Door te werken met een gesloten of open API kunnen programma met elkaar praten zonder elkaars code en database te kennen. Zo kun je bijvoorbeeld via een extern pakket een factuurregel aanmaken in je facturatie pakket.
Veel moderne pakketten hebben deze API’s beschikbaar en keurig omschreven, neem als voorbeeld AFAS, zij beschrijven hun ‘connectoren’ op een speciale website. Dit maakt het koppelen vele malen makkelijker.
Het is dus aan te raden dat de aanbieders van de software die je huurt, koopt of bouwt ook API’s beschikbaar hebben. En kennis in huis hebben van het koppelen via webservices.
4. Waar moet je aan denken als je software gaat koppelen?
Als je de overwegingen in bovenstaande tekst hebt gezien dan weet je nu wanneer het wel of niet zinvol is om software te gaan koppelen. Kijk daarbij dus ook naar de bestaande mogelijkheden (API’s) van beide partijen, helemaal als je in de aanschaf-fase zit. Ook is het handig om te kijken of er al standaardkoppelingen zijn. Bijvoorbeeld met financieel aanbieders, office integratie, Dropbox. Veel pakketten bieden deze mogelijkheden standaard aan.
Als je een koppeling op maat laat bouwen denk dan ook na over de verdere consequenties die effect hebben op inrichting, implementatie, onderhoudbaarheid en updates.
Meer vragen over koppelingen?
Neem gerust contact met ons op, wij denken graag mee.
Voorbeelden van koppelingsmogelijkheden met Cleverdesk, vind je hier: Cleverdesk koppelingen.
•