Laarakkers werkt met Cleverdesk: ‘We liepen achter en wilden meer controle krijgen’
‘Voor ons gevoel liepen we achter. Er was behoefte om digitaal te gaan. Ook wilden we meer controle krijgen en minder fouten in de hand werken.’ Dat zegt Jelle van Hulten van J.H. Laarakkers BV. Het sloop- en asbestsaneringsbedrijf uit Sambeek vroeg Idee101 voor een oplossing wat betreft de urenregistratie. Nu werken ze met Cleverdesk. ‘We krijgen veel meer inzicht in onze projecten. Het gaat stukken beter.’
Van Hulten beschrijft zijn bedrijf als ‘een urentent’. ‘Er draaien een heleboel machines en er zijn een heleboel mensen die uren maken. Dan is het belangrijk dat de kosten ook op de juiste plek terechtkomen. Des te accurater dat gebeurt, des te meer inzicht je hebt in de projecten die je afrondt. Daar kun je zaken uit concluderen’, zegt Van Hulten.
‘Verkeerde uren en nauwelijks controle’
Dat ging lang niet altijd goed. Bij Laarakkers uit Sambeek werkten ze met Excel en veel uren belandden op de verkeerde plek. Van Hulten: ‘De verkeerde projectnummers stonden bijvoorbeeld op urenbriefjes. Mensen wisten ook niet goed op welke projecten ze aan het werken waren. Daar komt ook bij dat mensen zelf de uren foutief opschreven. En er was nauwelijks controle op. De kosten die verkeerd vielen, komen nu bij de juiste projecten terecht.’ Met het nieuwe systeem gaat dat anders. Werknemers kunnen op een online platform hun uren invullen. Ook staat er veel informatie over het project al ingevuld.
De eerste bevindingen zijn dus goed, maar ze zijn er nog niet bij Laarakkers. Vooralsnog zijn alleen de mensen die op kantoor werken, overgestapt op het nieuwe systeem. De volgende stap wordt wat Van Hulten betreft zo snel mogelijk gezet. ‘We willen begin februari beginnen met een select groepje dat op de buitendienst werkt en dat vervolgens snel uitbreiden. Die buitendienstmedewerkers zijn bijvoorbeeld machinisten en handwerkers.’
Uren verkeerd door gemak en onwetendheid
En er zijn al wat bijzonderheden in de urenregistratie naar voren gekomen. Van Hulten zou het liefst zien dat de uren worden gespecificeerd naar de verschillende projecten. Maar: ‘Heel veel uren komen nu terecht op verzamelprojecten. Een aantal zet een groot deel van de uren op die projecten voor bijvoorbeeld kantooruren. Dat gebeurt een beetje voor het gemak denk ik, of door onwetendheid, maar die moeten meer worden uitgesplitst. Bovendien roept het verkeerd invullen van de uren vragen op. Die bewustwording gaat nu steeds meer komen.
‘Die fouten als verkeerde projectnummers ga je nu voorkomen. Er stonden vroeger zelfs wel eens verkeerde adressen bij een project. Dat komt nu ook niet meer voor. Nu rijden de mensen in ieder geval niet meer verkeerd. Ook in de totaaluren kunnen geen fouten meer zitten’, zegt Van Hulten, die ziet dat het nieuwe systeem erg tijdbesparend is. ‘Vroeger werden de uren nog ingeklopt. Dat gaat nu ook automatisch. Dat levert een enorme tijdsbesparing op en dus ook een kostenbesparing. Bovendien wordt de foutmarge kleiner.
Hoe vinden de medewerkers de verandering?
Vanuit een manager gezien erg logische argumenten voor het nieuwe systeem. Maar de werknemers zelf. Vinden die het ook een vooruitgang? Volgens Van Hulten wel: ‘We hebben mensen ermee laten testen. Die waren er zeer over te spreken en werden er enthousiast van. We hebben ze eerst alleen de urenregistratie laten testen, daarna kwam er ook de planningsmodule bij. Ze vonden het fantastisch. In principe staat namelijk alles al ingevuld. Even iets erbij zetten en het is klaar. Enkelingen hebben er meer moeite mee, maar dat zijn ook degenen die sowieso al minder met ICT hebben. Die coachen we en proberen we zo goed mogelijk mee te krijgen.’
Een belangrijke vraag bij een nieuwe investering als deze is altijd: levert het ook geld op? Van Hulten denkt dat dat bij zijn bedrijf inderdaad het geval is. Maar hoeveel? ‘Dat is altijd moeilijk in te schatten. Puur aan tijdsbesparing omdat informatie niet meer ingeklopt hoeft te worden, levert het geld op. Ook kunnen we data automatisch uit Idee101 halen voor de verloning. Plus de informatie die we binnenkrijgen wordt accurater. Dat is ook veel waard. Dus ja, het levert geld op. Maar hoeveel precies weet ik niet.’
En in de toekomst?
Voor de toekomst heeft Van Hulten ook al plannen. Ook al zal dat niet op korte termijn geregeld zijn. Hij wil namelijk ook de werkplaats in met Idee101. ‘Misschien willen we de module voor de werkplaats ook wel gebruiken. Daar werken we nu nog met Excel. In de toekomst zie ik daar wel iets in.’
De voordelen van Cleverdesk volgens Laarakkers:
- Tijdsbesparing
- Meer inzicht in specifieke projecten
- Informatie die binnenkomt accurater
- Kleinere foutmarge
- Enthousiaste werknemers
•