Checklist: 5 dingen die je niet moet vergeten als je software gaat aanschaffen

Afbeelding voor angst om software aan te schaffen

Ben je bezig met het aanschaffen van nieuwe software voor jouw organisatie?Bijvoorbeeld voor het digitaliseren van je planning, urenregistratie of onderhoud? Hoe weet je dan wat je moet kiezen? Wat zijn cruciale dealbreakers, en welke zaken lijken belangrijker dan ze eigenlijk zijn? Wij hebben 5 aandachtspunten voor je op een rijtje gezet in deze checklist.

1. Check je eigen processen

Voordat je allerlei mensen bij elkaar roept om te laten zien wat jouw geweldige idee is voor jullie nieuwe manier van plannen, is het handig om eerst even te kijken naar je eigen processen. Dus kortom: hoe werk je nu.  Tip: maak dit visueel, bijvoorbeeld in Microsoft Word of echt professioneel in Microsoft Visio.

2. Bepaal je scope

De kans is vrij groot dat wanneer je met je team gaat nadenken over een digitale manier van uren verwerken, dat je allerlei gave ideeën krijgt. Iedereen wil natuurlijk Gedachtenbestuurd uren verwerken. Maar dit is op dit moment nog vrij lastig haalbaar. Probeer dus echt duidelijk te maken wat voor jullie organisatie en probleemstelling belangrijk is. Tip: kom je hier niet uit, huur een externe adviseur in die verstand heeft van ICT.

3. Stel een goed team samen

Vaak gaat het uitzoeken, passend maken (implementeren) en koppelen van de perfecte software niet over 1 nacht ijs. Ook zijn dit vaak toch wel kostbare trajecten. Kies daarom voor een ideaal team van mensen dat vanuit diverse hoeken kan kijken naar dit project. En geef dit team ook de ruimte en vrijheid om dit gedegen aan te pakken.

Lees ook: https://www.forbes.com/sites/andyellwood/2012/08/22/the-dream-team-hipster-hacker-and-hustler/

4. Doe goede research naar je leverancier

De keuze van leverancier is ook erg belangrijk. Ga ja voor een Cloud/Saas-model dan zal er minder persoonlijk contact zijn en dus komt het inrichten en gebruiken meer op je eigen team aan. Je kunt dan eens een of meer klanten bellen die hetzelfde product gebruiken om te kijken hoe het bevalt. Ga je voor een tool die voor je geïnstalleerd wordt dan kun je gesprekken vergelijken. Ook hier is het aan te raden om eens te kijken welke klanten je leverancier heeft en wat hun mening is.

5. Denk na over tijd en geld

Wanneer de budgetvraag gesteld wordt hebben de meeste bedrijven geen antwoord. Maar toch weten ze vaak wel wat ze uit willen geven. Denk ook na over hoeveel eigen tijd je wilt investeren en wat een reëel tijdspad is. Dit hangt ook af van de medewerking en aanlevering van jou als klant.

 

Hulp nodig?

Mocht je vragen hebben of hulp nodig hebben in jouw eigen traject, schroom dan niet om ons te vragen. Wij zitten al jaren aan de andere kant van de tafel en zijn altijd bereid om mee te denken of te helpen.
Neem gerust contact met ons op.

Cleverdesk wordt intensief gebruikt door onze klanten

  • 2.300+ actieve gebruikers
  • 20.000+ afgeronde projecten
  • 180.000+ ingediende uurbriefjes
  • 100.000+ bedrijfsmiddelen
  • 200.000+ uitgevoerde keuringen
Copyright © · Cleverdesk is een softwarepakket van Idee101 B.V.