5:00
Heb jij geconstateerd dat jouw bedrijf toe is aan nieuwe bedrijfssoftware? En wil jij begin januari live met een nieuw softwarepakket? Dan is het tijd om van start te gaan met bedrijfssoftware vergelijken! Hoe begin jij nu de zoektocht naar een nieuw softwarepakket?
Wensenlijstje
Misschien heb jij al een aantal wensen. Zoals: Een goede projectplanning, digitale werkbonnen of wil je af van de papieren urenbriefjes. Er zijn ontzettend veel mogelijkheden om processen efficiënter te maken. Bij Idee101 en Cleverdesk geven wij jou dé tips en trics, zodat jij de perfecte softwareleverancier kunt vinden voor jouw onderneming!
Stappenplan
In dit artikel delen wij tien nuttige stappen om bedrijfssoftware te vergelijken:
- Informatie verzamelen over bedrijfsprocessen
- Functionaliteiten
- Koppelingen andere software
- Standaard of maatwerk
- Planning en budget
- Longlist opstellen
- Request for information
- Demo
- Referentiebezoek
- Implementatie
Stap 1. Informatie verzamelen over bedrijfsprocessen
De eerste stap in het proces van bedrijfssoftware vergelijken is het verzamelen van informatie. Waarom hebben jullie behoefte aan software? Werken jullie nog met een papieren planning, urenbriefjes of werkbonnen? Door te werken met operationele software kun jij mooie stappen maken op het gebied van efficiëntie en het verminderen van foutgevoeligheid binnen jouw organisatie. Werken jullie al met software of hebben jullie een verouderd ERP-systeem? Dan kun jij veel tijdwinst behalen door te werken met een efficiënt systeem passend bij jouw organisatie.
Wanneer jij inzichtelijk hebt wat jij met software wilt bereiken kun jij betere keuzes maken. Hoe pak jij dit aan? Ga samen met jouw team sparren over wat precies de probleemstelling is en wat echt belangrijk is voor jullie organisatie.
Stap 2. Bepaal welke functionaliteiten onmisbaar zijn
Er zijn veel mogelijkheden binnen softwareland. Het belangrijkste is om te bepalen welke functionaliteiten onmisbaar zijn voor jouw organisatie. Op basis hiervan kun jij gerichter zoeken naar een passende partij. Denk bijvoorbeeld aan digitale werkbonnen, planningen, urenregistraties en nog veel meer.
Stap 3. Koppelingen met andere software
Werkt jouw organisatie al met bedrijfssoftware zoals Exact, Afas of Visma? Dan is een goede koppeling tussen jouw nieuwe software en de bestaande software wenselijk. Jij wilt immers niet dubbelop gegevens invoeren!
Stap 4. Standaard software of maatwerk?
Heeft jouw organisatie behoefte aan een standaardpakket, een maatwerkpakket of een combinatie van beide? Standaardpakketten bieden de functionaliteiten die voor de meeste bedrijven belangrijk zijn. Daarnaast zijn de beste ideeën en ervaringen van gebruikers en de leverancier verwerkt in het pakket. Tevens krijgen ze regelmatig een update op basis van inbreng van de verschillende gebruikers. Dit zorgt voor een hoge gebruiksvriendelijkheid en een up-to-date systeem.
Is een standaardpakket niet volledig passend? Het is mogelijk om een standaardpakket uit te breiden met een stukje maatwerk. Heb jij hele specifieke wensen die niet te vangen zijn in een standaardpakket? Dan is een volledige maatwerkoplossing wat voor jouw onderneming.
Stap 5. Planning & budget bepalen
Wil jij begin 2020 live met een nieuw softwarepakket? Dan is nu het moment om hier de eerste stappen in te zetten. Implementatietijden kunnen uiteenlopen. Uiteraard is de doorlooptijd van een maatwerksysteem aanzienlijk langer dan die van een standaardpakket. Probeer vooraf een realistische inschatting te maken van het beschikbare budget en de planning.
Stap 6. Longlist opstellen softwareleveranciers
Heb jij de bovenstaande stappen doorgelopen? Dan heb jij de benodigde informatie over de bedrijfsprocessen, de wensen en eisen voor jouw nieuwe bedrijfssoftware. Tijd om over te gaan op de selectiefase! Jullie kunnen starten met het opstellen van een longlist. Een longlist bestaat uit ongeveer vijftien aanbieders en systemen, waarvan jij verwacht dat ze bij jouw organisatie kunnen passen.
Stap 7. Van longlist naar shortlist; RFI
Uiteraard wil je van een longlist naar een shortlist. De beste methode hiervoor is het opstellen van een Request for Information (RFI). Een RFI is een officieel verzoek aan leveranciers om informatie te geven over hun organisatie. Hoe stel jij een goede RFI op? Wij vertellen jou er hier meer over.
Stap 8. Plan een demo in
Op basis van de uitkomst van de RFI ga jij samen met jouw team de longlist uitdunnen tot ongeveer vijf geschikte mogelijke partners (de shortlist). Met deze partijen gaan jullie de demo fase in.
Zien is geloven, dus laat de kanshebbers hun verhaal vertellen door een demonstratie van hun systeem. Vraag ook vooral naar de mogelijkheden om de demo omgeving in te richten op basis van de wensen binnen jouw organisatie. Beoordeel de demo’s en verklein de lijst tot twee a drie partijen.
Stap 9. Plan een referentiebezoek
Veel bedrijven gaan na de demo over op aanschaf en implementatie. Toch is het belangrijk om het referentiebezoek niet over te slaan. Tijdens een referentiebezoek ga jij kijken bij een bestaande klant van een softwareleverancier kijken hoe het systeem werkt. Een referentiebezoek geeft inzicht in de processen én jij hoort uit eerste hand hoe het is om met het bedrijf samen te werken. Het mooiste is een referentiebezoek bij een bedrijf dat zich beweegt in een vergelijkbare branche. Zo krijg jij het beste beeld voor jouw onderneming!
Het is zover; tijd om knopen door te hakken! Als het goed is heb jij nu alles in huis om een weloverwogen beslissing te nemen en kunnen jullie vol vertrouwen aan de slag met jullie nieuwe softwareleverancier!
Stap 10. Op naar de implementatie!
Nu begint het echt; de implementatiefase. Ook hier helpen wij jou graag een handje. Lees daarom onze tips voor een succesvolle implementatie.
Meer weten?
Wij hopen dat wij jou goed op weg hebben geholpen met het vergelijken van bedrijfssoftware. Heb jij vragen of wil jij meer weten? Wij vertellen jou graag meer!
•