‘We waren op zoek naar een urenregistratiesysteem waarmee we tijd konden winnen’
Je uren in Excel invoeren, dat bestand opsturen naar de administratie en de mensen daar verwerken ze dan iedere week op maandagochtend. Omslachtig en langzaam? Dat vonden ze bij Online Veilingmeester ook. En dus werken ze nu met Cleverdesk van Idee101.
‘Het kostte heel veel tijd om uren te verwerken’, zegt Anne-Willem Braam, development manager bij OVM-group uit Groningen. ‘We maakten geen snelheid, want als een project halverwege de week was afgerond, konden we het pas maandag definitief beëindigen.’
Vervelend en vertragend, en dus zochten ze bij Online Veilingmeester een systeem waarmee dat sneller zou gaan. Ook de opdrachtgevers profiteren nu. Online Veilingmeester kan volgens Braam sneller duidelijkheid geven aan de klanten. ‘We kunnen nu elke dag een project afronden’, zegt Braam tevreden.
Deadlines halen
En dat is fijn, want er zit nog weleens wat tijdsdruk op het werk bij Onlineveilingmeester.nl. ‘Het zijn soms gedwongen projecten. Bijvoorbeeld een bedrijf dat failliet is gegaan waarvan de inboedel geveild moet worden. Voor een bepaalde deadline moet het pand dan opgeleverd worden. Wij moeten dan ook zo snel mogelijk handelen’, zegt Braam.
Het ging in het verleden nooit echt mis met het afronden van projecten, verzekert Braam. ‘Maar we merkten wel dat we als dienstverlenend bedrijf naar opdrachtgevers toe zo goed mogelijk moesten zijn. Tijd speelt daarin ook een rol. Men wil ook snel afrekenen. Daarom wilden we een urenregistratiesysteem waarmee we tijd konden winnen. Dus niet werken in een weekritmepatroon, maar in een dagritmepatroon.’
Digitaliseren is een ‘hot topic’
Braam: ‘Het mooie is nu dat we allemaal een smartphone hebben tegenwoordig. Daarop staat nu een snelkoppeling naar de urenregistratie. Iedereen kan overal en altijd zijn uren bijwerken. Ook kunnen we bijvoorbeeld meteen zien of er een bedrijfsauto beschikbaar is om naar een klant te gaan als dat nodig is.’
Bij Online Veilingmeester werken ze nu een halfjaar met Cleverdesk. Ze zijn er blij mee: ‘Bij ons is digitalisering een hot topic’, zegt Braam. ‘Daar is dit een onderdeel van. Wat we tegenwoordig ook doen is de klant van tevoren al zoveel mogelijk informatie laten sturen. Bijvoorbeeld de afmetingen en andere specificaties van producten. Ze kunnen ook foto’s meesturen. Dan hebben wij dat al in het systeem staan. Vroeger was het vooral een verrassing wat er werd gebracht.”
Een hotel en een verhuurbedrijf met speeltoestellen
Maar wat wordt er dan zoal geveild? Je kunt het zo gek niet bedenken, aldus Braam. ‘Wij zeggen altijd: you name it, wij hebben het geveild. Bijvoorbeeld een heel hotel met vastgoed en al, en een paar maanden geleden een verhuurbedrijf. Veilden we ineens allemaal speeltoestellen en luchtkussens.’
Het lastige aan het werk is dat niet altijd duidelijk is wat je voor een product krijgt. Maar, zegt Braam: ‘Ieder product heeft in de markt wel een bodemwaarde. Interessant wordt het als twee of meer partijen een belang hebben. Dan weet je soms echt niet wat er gebeurt.’
‘Urenregistratie levert geld op’
De urenregistratie speelt inmiddels een duidelijke rol in de financiën van Online Veilingmeester. Het bedrijf probeert per veiling de kosten en inspanning te standaardiseren. ‘Op die manier kunnen we een concurrentievol tarief bij de opdrachtgevers neerleggen. Urenregistratie levert geld op. Want mensen zijn minder tijd kwijt met uren klokken en verwerken. Als elke maandag 35 man een kwartier bezig zijn met Excel invullen kost dat geld. Nu is dat in een minuut klaar. Dat is in het belang van de organisatie.’
En niet alleen het management, maar ook de mensen zelf snappen goed waarom ze gingen werken met Cleverdesk. Al ging dat niet vanzelf. ‘Zoals bij elke verandering is het even zoeken. Vooral de eerste twee weken. Dat merk je bij sommigen’, zegt Braam. ‘Maar de werkgroep die het systeem uitrolt en beheert, bestaat uit mensen uit verschillende afdelingen van de organisatie. Operationeel, p, uit alle lagen was iemand betrokken bij de ontwikkeling. Als er dus vragen waren, was er op die manier dus ook heel snel antwoord op.’
•